L’Assistant (e)exécutif (ve) a pour rôle d’appuyer le représentant dans sa tache d’organisation efficiente des unités de la Délégation. Il/ elle aura donc pour mission spécifique d’appuyer l’équipe de gestion dans ses opérations au quotidien, de maintenir à jour les registres et documents de la délégation, de prendre les rendez-vous auprès d’agences externes, d’assurer l’orientation de tous nouveaux délégués et d’accueillir et de diriger tous les visiteurs. Il/ elle gardera, dans l’exercice de ses fonctions, une confidentialité totale dans tous les aspects



Responsabilités Principales



• Appuyer le bon fonctionnement quotidien de l’équipe de haute gestion en organisant rencontres internes et externes, ainsi qu’en synchronisant les calendriers des membres de l’équipe

• Rédaction des correspondances officielles, des directives des comptes-rendus de réunions ou des rapports.

• Faire la coordination et établir le lien avec l’administration et la Logistique pour assurer l’accommodation et le transport des nouveaux arrivants et des visiteurs.

• Maintenir à jour le registre (papier et digital) des politiques et procédures de la Délégation, en étroite collaboration avec tous les départements.

• Prises de rendez-vous et réunions pour l’équipe de gestion, rôle d’interprète en cas de besoin, établissement des comptes rendus s il y a lieu.

• Recevoir tous les documents à donner en signature au chef de la délégation.

• Gérer l’usage de la salle de conférence.

• Effectuer la gestion de l’armoire à papeterie et faire les commandes (RO) à intervalle régulier.

• Remplir les tâches assignées par les autres membres de l’équipe Senior de Gestion en Haïti

• Exécuter d autres fonctions selon les directives à la demande du supérieur hiérarchique

• Formation en Secrétariat d’une école reconnue
• 5 ans d’expériences dans un poste similaire
• Excellent français, anglais, créole, parlé et écrit
• Connaissance des outils de recherche sur Internet, des logiciels de la suite Office

• Bonnes relations interpersonnelles
• Sens de l’organisation et esprit d’initiative ;
• Professionnalisme
• Capacité de travailler sous pression
• Bonne gestion des documents confidentiels
• Crédible et honnête
• Excellent service à la clientèle

- Du lundi au vendredi, de 8h00 à 16h30
- Salaire mensuel payé en fin de mois

Dossier de candidature complet avec CV, certificat de bonne vie et mœurs et lettre de référence. Seuls les candidats présélectionnés seront invités à passer un entretien.

2012-06-19