La Direction d’Oxfam Québec est à la recherche d’une personne pour combler le poste suivant :
Titre du poste Adjoint (e) Administratif (ve)
Supérieur immédiat Directeur pays
Lieu Port – au – Prince
Type de contrat Temporaire

SOMMAIRE DU POSTE
Assiste le Directeur Pays et l’équipe de direction dans les diverses tâches administratives.
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PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE
• Recevoir et diriger tous les visiteurs internes ou externes;
• S’occuper de la réception et la distribution du courrier de la direction ;
• Préparer les memos, lettres internes et/ou externes ;
• Assurer la photocopie des documents requis ;
• Maintenir un système de classement efficace sur fichier électronique et physiquement des documents de la Direction ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers à sa charge;
• Gérer l’agenda des rendez vous de la direction ;
• Assurer l’organisation des voyages et des missions ;
• Veiller à ce que les règlements et procédures relatifs au processus d’achats sont suivis par tous à la direction pays;
• Assurer la gestion des achats et du stock de fourniture de bureau en fonction des procédures établies;
• Assurer le lien pour tout suivi administratif entre son supérieur hiérarchique et les différents responsables de la direction;
• Coordonner, participer et préparer les procès verbaux des réunions de la direction ou autres ;
• Participer à la production de certains documents relatifs aux programmes;
• Participer à certaines réunions à l’extérieur du bureau à la demande du directeur ;
• Participer à la préparation d’activités ou d’événements spéciaux ;
• Préparer des rapports relatifs à ses activités à la demande du supérieur hiérarchique ;
• Effectuer toute autre tâche compatible avec son mandat qui peut lui être demandée.

EXIGENCES DU POSTE
• Diplôme de secrétariat d’une école reconnue ou connexes
• Au moins deux (2) ans d’expériences significatives dans le domaine
• Bonne connaissance du français et du créole, l’anglais un atout
• Bonne maitrise de la communication orale et écrite
• Bonne capacité de gestion du temps
• Bonne capacité d’organisation et de coordination
• Bonne connaissance de Microsoft Office
• Bonne capacité de relations interpersonnelles

2012-05-20