Sous la supervision administrative du FAOR et du Coordonnateur de l'Unité des Urgences et de la Réhabilitation en Haïti et la supervision fonctionnelle du Chargé des achats, tout en respectant les règles et les pratiques en vigueur au sein de l'Organisation, le/la Commis Local(e) aux Achats assistera dans les fonctions d’appui nécessaires au suivi des instruments contractuels (bons de commande/contrats), à l’organisation et à la mise à jour des informations générées ou nécessaires dans le processus d’achats ainsi que dans toutes autres tâches qui lui sont assignées.

En particulier, le/la Commis Local(e) devra :
- s’assurer que les instruments contractuels sont acheminés avec diligence aux fournisseurs et services
- assurer le suivi des accusés de réception des instruments contractuels ;
- assurer le suivi des livraisons par les fournisseurs et des accusés de réception par la logistique ou les destinataires ; rapporter immédiatement tout retard dans la fourniture des biens, travaux et services ou dans les accusés de réception
- clôturer les instruments contractuels une fois les achats terminés et mettre à jour la documentation papier et électronique
- faire le suivi des factures.
- contacter périodiquement les fournisseurs locaux/régionaux enregistrés dans la base de données des fournisseurs de la FAO en Haïti et assurer mise à jour régulière de leurs données ;
- alimenter la base de données avec les informations sur les nouveaux fournisseurs identifiés ;
- maintenir une historique précise des relations avec les fournisseurs (invitations/participations aux sollicitations d’offres, performances dans l’exécution des marchés, contentieux, etc.) ;
- organiser, à la demande des Chargés des Achats et/ou des fournisseurs, des rencontres avec les fournisseurs locaux/régionaux au bureau de la FAO.
- préparer, sous la supervision des Chargés des achats, la correspondance avec les fournisseurs.
- communiquer périodiquement (i.e., fin de chaque mois) la base de données des fournisseurs mise à jour aux Chargés des Achats.
- organiser, classer et entretenir les dossiers (supports papier et électronique) afférents à l’unité locale des achats y compris les documents engageant la responsabilité du service/ de l’Organisation, la correspondance, les dossiers généraux et les dossiers relatifs aux projets.
- utiliser les systèmes et programmes informatiques pour maintenir à jour la situation des achats, extraire les données requises et répondre aux demandes d’informations.
- préparer les dossiers, et tous autres supports d’aide au classement des documents générés tout au long du processus d’acquisition
- rechercher, collecter et fournir l’information de référence (support papier ou version électronique) nécessaire dans les documents contractuels et les correspondances ;
- pour toutes les activités connexes aux achats : dater, apposer le cachet et contrôler les numéros de référence du courrier sortant et en vérifier le contenu, les adresses, le nombre de copies ; accorder toute la diligence nécessaire dans la transmission des documents urgents ;
- initier périodiquement les actions/correspondances nécessaires à l’archivage des dossiers clos.
- entretenir la saisie des données de toutes les activités d’achat dans un tableau de suivi des commandes, pour s'assurer que les données sont correctement stockées et reflètent avec précision l'état des achats.
- fournir, sur demande, des informations, sur le statut des documents contractuels.
- communiquer périodiquement la mise à jour du fichier de suivi des requêtes et des commandes aux Chargés des achats.
- analyser les procédures d'achats et suggérer, si nécessaire, des propositions d'optimisation
- s'acquitter de toutes autres tâches connexes à elle confiées en fonction des besoins, la liste des tâches ci-dessus n'étant pas limitative.

Qualifications, Compétences et Expériences:

- Formation supérieure en management et commerce ou domaines connexes.
- Minimum trois (3) ans d’expérience, préférablement dans une fonction achats et logistique.
- Bonne capacité de communication orale et écrite en français et en anglais.
- Flexibilité à executer des taches supplémentaires selon besoins.
- Capacités de travail sous pression et de façon autonome.
- Expérience dans le secteur des Nations Unies ou les ONG internationales est un atout.

Durée: Six (6) mois avec possibilité d’extension.

Type de Contrat : NPP (National Project Personnel- personnel de projet national)

Affectation : Port-au-Prince

2012-05-13