RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
Collaborer et coordonner avec tous les managers de département afin de: déterminer les exigences courantes et spécifiques de transport, aider à des évaluations d’infrastructure et de ressources locales, et le contrat pour les articles de transports, assurer et faciliter l’utilisation appropriée, la maintenance et la réparation de tous les véhicules et camions (privé ou loué) ainsi que les génératrices; créer et/ou modifier divers systèmes afin de gérer le déplacement des véhicules et personnel ; tenir à jour les documents tels que l‘enregistrement, assurance, les journaux de véhicules et l’inventaire des pièces de rechanges ; les rapports journaliers d’inspection etc. ; bonne maintenance des véhicules et des inventaires de pièces de rechange ; faire les rapports mensuels sur l’utilisation des véhicules et de carburant ainsi que d’autres rapports tels qu’exigés par le superviseur, aider au développement, la mise en œuvre et la bonne maintenance de la base de donnée du système de gestion des véhicules ; assurer que l’entrée des données est faite régulièrement et que les rapports requis sont faits d’une manière efficace et opportune, évaluer, embaucher, former et superviser les chauffeurs et assurer la liaison entre GOAL et les organismes locaux du gouvernement et le personnel nécessaire pour garder la flotte des véhicules de GOAL légale et digne de prendre la route

SUPERVISER: Assistant Admin, Officier de Machinerie Lourde, Superviseur de la Flotte, Officier de Gestion des Données
CONTACTS OPÉRATIONELS: Le personnel de Programme et des Opérations ; ONG sœur, partenaires et autres entités impliquées dans le transport de personnel et de biens d’allègement ; les fournisseurs de service de transport sous-contrat ; les autorités douanières du gouvernement local et d’immatriculation des véhicules.

A. RESPONSABILITÉS PRICIPALES: B. TÂCHES SPÉCIFIQUES:
• Général • En coordination avec le personnel de programmation et des opérations, déterminer les besoins de transport à court et long-terme. Élaborer et mettre à jour les plans de transport. Aider dans la budgétisation de transport telle qu’exigé.
• Évaluer la capacité de ressource de transport local, la disponibilité, cout attendu et les termes.
• Évaluer l’infrastructure de transport local afin de déterminer les types d’articles de transport qui puissent être demandés. Déterminer si un mélange d’actifs (aérien, terrestre, maritime) puisse être nécessaire.
• Identifier les fournisseurs de service de transport et de location, fournisseurs de carburant, vendeurs de pièces de rechanges d’automobile, et les fournisseurs de service de réparation et de maintenance. Négocier les taux et les termes. Avec le bureau des Achats, diriger le processus d’appel d’offre et participer dans le processus de comparaison d’offres.
• Rédiger des contrats et baux, et des accords de fournisseur et de service, tels qu’exigés par l’ACL.
• Gérer la flotte des véhicules privés et loués de GOAL. Coordonner quotidiennement avec les fournisseurs de service de transport sous-contrat.
• Concevoir et contrôler un système de sécurité pour tous les actifs à moteur, pièces de rechange et carburant. Mettre en place un cabinet pour des clés supplémentaires avec accès limité.
• Garantir une bonne programmation et attribution des véhicules et chauffeurs au besoin.
• S’assurer que les véhicules aient au moins ½ réservoir de carburant à tout moment et aussi, s’assurer de la demande en temps opportun de ravitaillement en carburant et en conformité avec le système de demande de ravitaillement en carburant.
• S’assurer de l’approvisionnement adéquat des outils et pièces de rechange. Garder un inventaire exact des pièces de rechange.
• Assurer la maintenance des véhicules en d’excellente condition, réparation et conformément aux recommandations du fabricant et aux conditions locales.
• Réviser et recommander des améliorations sur les Politiques d’Utilisation des Véhicules et des systèmes de gestion comme déterminées par l‘ACL.
• Collecter, sur demande, des factures pro forma des vendeurs locaux de biens à moteur. Aider dans la préparation des achats OQRF pour assurer les spécifications exactes pour de nouveaux achats d’équipement à moteur.
• Aider, comme demandé, dans l’importation et l’enregistrement de nouvel équipement à moteur

• Développer, mettre en œuvre et gérer les systèmes de contrôle de passager et véhicule de projet. • Développer ou raffiner un système fiable de gestion et de redevabilité pour les biens à moteur pour inclure le système de véhicule, d’inspection, enregistrement et assurance, maintenance et réparation, et le tracking de consommation d’essence. Réviser les systèmes existants lorsque c’est demandé, proposer des moyens d’amélioration, et créer les nouveaux systèmes de gestion en collaboration et en consultation avec les managers des départements, ACL, et d’autres unités d’Ops.
• De concert avec l’ACL, élaborer, installer et gérer la base de données du système de gestion de véhicule ; garantir la validité et l’efficacité de saisie de donnée.
• Familiariser le personnel de transport à l’utilisation du système de gestion et formes qui ont à voir avec l’utilisation de véhicule, maintenance et réparation.
• Assurer le respect du contrôle quotidien de Véhicule, le système de logistique, rapport d’accident. Former le personnel sur son utilisation.
• Assurer la bonne collaboration avec tous les départements afin de planifier les voyages; programmer les chauffeurs et véhicules, la maintenance régulière de véhicule. Programmer et contrôler l’utilisation des véhicules de manière logique et rationnel, ainsi que certifier qu’ils sont utilisés de manière compétente et professionnel par tous les chauffeurs.
• Assurer la création et la maintenance d’un système administrative de classement pour chaque bien à moteur. S’assurer que les documents sont correctement classés dans le dossier d’équipement de manière appropriée.
• S’assurer que tous les documents liés aux attributions et utilisations des véhicules de projet de GOAL, loué sont remplis, approuvés, signés, soumis et classés.
• Communiquer les règles et règlements de gouvernance sur l’utilisation de véhicule aux chauffeurs et à tous les unités.
• Assurer la maintenance des véhicules dans un excellent état de fonctionnement et la réparation. Fournir dans le meilleur délai les véhicules prévus pour une maintenance régulière au garage, et leur retour rapide à GOAL.

• Supervision • Rédiger et/ou réviser les Descriptions de poste pour tout le personnel de transport; s’assurer que les descriptions de poste reflètent clairement le travail réellement effectué par chaque personne. S’assurer que chaque employé comprend son rôle et ses responsabilités.
• S’assurer que tous les employés aient un permis de conduire actuel et valide, et un niveau élevé de compétence afin de garantir leur sécurité personnelle et celle de tout passager, ainsi que la protection de l’équipement.
• Assurer l’évaluation régulière sur la capacité de conduire pour tous les chauffeurs de GOAL, faire des recommandations pour de plus amples formations ou d’autres actions requises afin de garantir les normes minimales de conduite.
• Assurer l’évaluation sur les capacités des chauffeurs pour faire des réparations et maintenance mineures sur les véhicules. Dispenser des formations telles que demandées et/ou appropriées.
• Étudier les sources de formation (l’éducation de chauffeur et/ou mécanique de base) ainsi que préparer les cours de formation pour les chauffeurs au besoin ou comme demandés par le senior management.
• Assurer la prestation d’entrainement aux chauffeurs. Documenter -- par écrit comme approprié--tous les cas de performance sous-standard et discuter avec le membre du personnel pour qu’il améliore sa performance.
• Vérifier que tous les chauffeurs fournissent à GOAL les heures de services par jour comme stipulé dans les règlements internes de GOAL et leur contrat individuel.
• Assurer la bonne gestion de planification de congé afin d’assurer une bonne opération de la flotte et suffisamment de chauffeurs.
• S’assurer de la mise en œuvre efficace et opportune du système de gestion de performance pour tout le personnel de transport.

• Rapport • Aider au développement, à l’installation et à la gestion de la base de données du système de gestion de véhicule. S’assurer que toutes les informations sur les véhicules sont entrées et mise à jour au besoin, et que les données du journal des véhicules sont entrées de manière efficace et correcte.
• Préparer mensuellement les rapports sur l’utilisation de véhicules de la base de données. Ceci inclut les rapports de dépenses pour le carburant, le pétrole, pièces de voitures, les réparations et la maintenance par véhicule et source de bailleurs, et autres rapports tels que demandés par le superviseur et/ou le senior management.
• Préparer un plan réaliste et logique de maintenance mensuel pour tous les équipements à moteur; le soumettre à l’ACL à partir du 20 de chaque mois pour le mois suivant.
• S’assurer que tous les véhicules (i.e. utilisation pour Gressier) reviennent au parking de GOAL conformément aux politiques et procédures. Effectuer des “contrôle au hasard” dans le parking afin de vérifier si les véhicules de terrain sont revenus de leur mission comme prévu et en bon état.
• S’assurer que les Rapports d’Accident de Véhicule et les Rapports d’Incidents de Sécurité sont remplis et soumis par le personnel de transport et autre personnel pertinent de GOAL impliqué dans les accidents avec les véhicules de GOAL. Assurer la liaison avec la Police et l’Agence d’Assurance National sur l’action appropriée à entreprendre en cas d’accidents.
• Informer immédiatement l’ACL de tous les accidents impliquant les véhicules de GOAL.

• Préparer les documents d’assurance, carte d’enregistrement, ainsi que d’autres documents pour soumettre aux autorités locales du Gouvernement. • Assurer la maintenance d’un inventaire exacte de bien d’équipement à moteur (ex., véhicules, génératrices) et pièces de rechange. Recommander le réapprovisionnement des stocks de pièces de rechange au besoin.
• Assurer la mise à jour régulière des plans de maintenance et de réparation.
• S’assurer que tous les documents de véhicules sont à jour. Renouveler les plaques d’immatriculation, l’assurance, l’enregistrement des véhicules appartenant à GOAL en cas de besoin.
• S’assurer que tous les documents de véhicules et les mettre dans la planchette du journal de chaque véhicule. S’assurer que tous les documents de véhicules (ex. Journal et vérifications journalières) sont régulièrement et entièrement remplis.

• Aider l’achat lors de l’achat des véhicules, location des équipements de véhicules. • Aider dans le processus de prise de décision pour les véhicules qui doivent être achetés par l’intermédiaire du comité d’offre en tant que membre pour l’achat des articles/équipements de transport.

• Superviser l’équipe chargée de la Sécurité du parking. • Mettre en place et superviser un système de sécurité pour le parking; s’assurer que tous les départs et arrivées des véhicules de GOAL sont enregistré.
• Assurer la programmation efficace et appropriée et la supervision du lavage des véhicules
• S’assurer que tous les documents requis pour les déplacements des véhicules de GOAL sont remplis correctement et entièrement, collectés régulièrement et classés avec l’Assistant Admin du transport.
• Coordonner avec les autres départements de GOAL • Obtenir les Plans hebdomadaires pour l’Utilisation des Véhicules de chaque département, l’utilisation pendant le weekend afin d’assurer la disponibilité.
• Communiquer régulièrement à l’ACL et les managers des départements l’état de tous les biens à moteur et la disponibilité de chauffeur par l’intermédiaire du plan hebdomadaire sur l’utilisation de véhicule.

• Autre: • Effectuer d’autres taches pertinentes telles qu’attribuées par le superviseur.

• Une expérience précédente dans un poste similaire
• Niveau universitaire, diplôme d’étude supérieure souhaité
• Capacité reconnue à travailler au sein d’une équipe et de coordonner étroitement avec les autres membres de l’équipe
• Expérience significative dans la gestion de flotte et/ou logistique
• Compréhension des politiques et procédures de GOAL et des bailleurs qui régissent la gestion des biens à moteur et les contrats des services de transport
• Permis de conduire valide et un dossier de conduit d’automobile propre, expérience considérable dans la conduite d’automobile souhaitée, expérience en formation hautement préférable
• Solide compétence de négociation
• Pensée rationnelle et logique démontrée; capacité à trouver des solutions aux problèmes de manière créative et rapide
• Aptitudes démontrées pour gérer le personnel, déléguer et assurer le suivi; doit être en mesure pour effectuer multiples taches.
• Gestion des inventaires (ex., gestion de bien et de stock de pièce d’automobile)
• Maitrise de (écrire, lire, parler) l’Anglais, le Français et/ou le Créole
• Expérience en Informatique: Windows systems, MS Word et MS Excel; MS Access un atout
• Consciencieux avec un excellent sens du jugement

Une Lettre de motivation, Cv, Copie des diplomes

1 les dossiers incomplets ne seront pas traités
2- aucun document original ne doit être mis dans le dossier.
3 - En cas de rejet d’une candidature, celui-ci ne pourra pas être récupéré.
4 - Aucune information ne pourra être transmise quant au rejet de la candidature ni par téléphone, ni par email en raison du grand nombre de candidature.
Les candidats sélectionnés suite à l’étude du dossier seront convoqués pour passer un test technique. La liste des candidats retenus ainsi que la date et l’heure du test technique seront communiquées aux concernés par téléphone ou par courrier électronique.

Le jour et l’heure de l’entretien seront précisés par téléphone. Les étapes suivantes vous serez communiquées à l’issue de votre entretien

2012-05-10