I- Contexte et justification

L’Unité de Gestion des Projets (UGP) a été créée en 2005 pour gérer les subventions ou dons de bailleurs internationaux de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, l’UGP travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.
Dans le contexte spécifique de la gestion fiduciaire, l’UGP fait appel à des consultants tant nationaux qu’internationaux pour la conduite des diverses activités de mise en œuvre des projets.

II- Résumé du poste

Sous l’autorité de l’Administrateur Départemental, l’Assistant Financier est le co-gestionnaire du Projet de Réponse d’Urgence à la COVID-19, projet géré par l’UGP/MSPP dans les domaines relatifs à la Comptabilité. Il/Elle participe à l’accomplissement des activités comptables et financières, s’assure du traitement efficace et efficient des opérations et de leur enregistrement dans le système Sage-Accpac suivant les procédures en vigueur et les normes comptables généralement reconnues, s’assure que les rapports requis sont préparés, dans le délai, conformément aux procédures du bailleur de fonds et suivant les normes comptables et du classement adéquat des documents et pièces comptables du Projet.
Les responsabilités de ce poste incluent présentement les activités relatives, au Projet de Réponse d’Urgence à la COVID-19 financé par la Banque Mondiale pour lequel l’Unité de Gestion des Projets (UGP/MSPP) est le Fiduciaire.
L’Assistant Financier interagit avec les autres membres de l’équipe financière et partage la co-responsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités concernées du MSPP.

III- Responsabilités particulières

Sous l’autorité immédiate de l’Administrateur Départemental et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires du projet géré par l’UGP/MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP/MSPP et les différentes composantes de l’UGP/MSPP telles que les Directions Administratives, financière, il/elle assume les responsabilités spécifiques suivantes :
1. Rechercher et traiter les informations comptables liéesà l’exécution du projet dans la direction départementale ;
2. Appuyer la direction départementale au niveau administration notamment en donnant un soutien pour l'estimation des activités annuelles du départementliées a l'exécution du projet ;
3. Assurer le suivi budgétaire et des engagements consolidés des activités du projet, et analyser les écarts budgétaires importants et en faire des notes ;
4. Vérifier les requêtes de fonds de la direction départementale et les soumettre au RAF pour visa et approbation du Coordonnateur général pour décaissement ;
5. Traiter des requêtes de paiement (analyse de pièces, préparation de chèques) ;
6. Faire le suivi de paiement des factures ;
7. Collecter les pièces justificatives et les classer de manièreappropriée ;
8. Préparer les missions de terrain et suivre les demandes de paiement/remboursement des frais de mission ;
9. Contrôler la régularité et la sincérité des documents comptables ;
10. Enregistrer les transactions dans le systèmeACCPAC ;
11. Préparer les différents rapports mensuels et trimestriels requis ;
12. Préparer un rapport d’utilisation sur toutes les avances reçues et s’assurer de la disponibilité des pièces probantes pour justifier l’utilisation de ces avances ;
13. Etablir et vérifier les états de trésorerie ;
14. Dresser les PV mensuels de caisse ;
15. Faire appliquer les procédures comptables et financières ;
16. Participer à la production des rapports d'activités du projet ;
17. Préparer et faire approuver les réconciliations bancaires ;
18. Tenir un inventaire des biens achetés à partir des fonds du projet ;
19. Soumettre à l’UGP un Journal des dépenses et PJ des dépenses sur une base mensuelle
20. Réaliser toutes autres tâches requises par l’UGP ou la Direction Départementale en accord avec le projet.

IV- Profil recherché

Le/La candidat (e) intéresséedoitavoir:

a) Un Diplôme en Comptabilité :
b) Un minimum de trois (3) ans d'expérience dans le domaine de la comptabilité ;
c) Une Expérience de travail et une connaissance des procédures de la BM et de la BID sont un atout ;
d) Une bonne capacité à superviser une équipe et rédiger des rapports en français;
e) Connaissance de l'anglais, un atout ;
f) Une parfaite connaissance des logiciels de base et des logiciels comptables (ACCPAC, Quick books);
g) Une disponibilité à 100%.

L’Assistant Financier est hiérarchiquement supervisé par l’Administrateur de la Direction Départementale à laquelle il/elle sera affecté (e).

Les dossiers de candidatures doivent contenir : Une (1) lettre de motivation signée adressée à Monsieur Yves Joseph Gérard Pierre-Louis, Directeur Exécutif de l'UGP-MSPP un (1) CV à jour, Titres académiques (diplômes, certificats et attestations).

Les dossiers de candidature peuvent être soumis physiquement à l'adresse de l'Unité de Gestion des Projets (UGP) du MSPP sise au #3, Delmas 81 à l'étage OU électroniquement à l'adresse électronique suivante : prosys.procurement@gmail.com.

Les plis contenant les dossiers physiques ou l'objet du mail de transmission du dossier électronique doivent porter la mention: Candidature pour le poste d'Assistant Financier en appui a la Direction Sanitaire du..... (Il est OBLIGATOIRE de préciser la Direction Départementale d'affectation souhaitée).

Lors de la soumission de votre candidature physique ou électronique, il est OBLIGATOIRE de préciser la Direction Départementale d'affectation souhaitée. IL EST INTERDIT DE POSTULER POUR DEUX DIRECTIONS DEPARTEMENTALES EN MEME TEMPS.

2024-05-11