PROJET : Chaîne mondiale d'approvisionnement en santé - Gestion des achats et des approvisionnements (GHSC-PSM) Haïti

Contexte : Le projet de gestion des achats et des approvisionnements sera le principal véhicule par lequel l'USAID 1) achètera et fournira des produits de santé, 2) fournira une assistance technique pour améliorer la gestion des pays partenaires de la chaîne d'approvisionnement, et 3) collaborera avec les principales parties prenantes internationales pour soutenir les initiatives technique santé mondiales. Le bureau d'Haïti travaillera dans le cadre de deux des tâches du projet (VIH / sida et santé de la population et de la reproduction) pour fournir des produits et une assistance technique à la chaîne

Sous la supervision du Fleet Management Officer, le Fleet Management Assistant s'assure que tous les véhicules du projet sont maintenus dans des conditions de travail optimales.
Le Fleet Management Assistant aide l'équipe avec la plus grande intégrité dans la gestion quotidienne des véhicules et le soutien logistique. Ce poste nécessite la connaissance des procédures de sécurité et de l'entretien de base du véhicule, le souci du détail, l'engagement et la volonté de soutenir la mission de programmation de PSM, la ponctualité, le travail d'équipe, l'initiative et la réactivité.

Tâches et Responsabilités :

• Assure la gestion quotidienne des trackers GPS selon les procédures établies, puis effectuer les saisies de ces données dans le tableau de suivi.
• Vérifier quotidiennement les véhicules avant tout déplacement et s'assurer qu'ils sont en bon état de fonctionnement ;
• Vérifie que les check list quotidien des véhicules soient correctement remplis et ensuite saisies les informations dans les tableaux de suivi ;
• Informe le Fleet Management Officer de leur bon état de fonctionnement avant d'autoriser le déplacement du véhicule ;
• Effectuer la collecte, l'archivage, la numérisation et la reproduction des documents logistiques ;
• Veille à ce que les archives électroniques soient régulièrement consignées et mises à jour sur le server de l’Organisation ;
• Organise, classe par mois et par année les documents logistiques tels que les journaux de bord, les PAR, les formulaires de renonciation, les documents d'entretien des véhicules etc.. ;
• Effectue l’inventaire des matériels du petit stock de dépannages d’entretien des véhicules ;
• Organise le plein des véhicules et calculer le ratio carburant mensuellement ;
• Assure l'entretien et certaines réparations des véhicules du projet et met à jour le tableau de suivi de l'entretien ;
• Assiste le Fleet Management Officer dans la surveillance quotidienne des véhicules ;
• S'assure que tous les véhicules sont conformes aux normes d'exploitation minimales de l'USAID et aux exigences de la politique véhicule de PSM ;
• Organise au quotidien la répartition des véhicules en fonction des requêtes de déplacements reçues et les enregistre sur le tableau de mouvement.
• Saisi mensuellement les feuilles de temps des chauffeurs et les soumet au Fleet Management Officer ;
• Assure la gestion quotidienne des Chauffeurs ;
• Effectue les réservations d'hôtel pour les employés et aide à la coordination des voyages et la préparation des avances de perdiem pour l'équipe logistique qui part en mission sur le terrain de concert avec le Fleet Management Officer les chauffeurs et les employés ;
• Rempli le tableau de suivi des départs en mission lors des déplacements des équipes sur le terrain ;
• Assiste les visiteurs (Expat/TCN STTA), y compris les réservations d'hôtel, la gestion de la logistique (accueil à l'aéroport, transport quotidien, téléphones et minutes, aide pour les déjeuners/dîners, etc.), le recouvrement de toutes les factures d'hébergement et l'organisation du paiement ;
• Saisie régulièrement des fichiers logistiques tels que : le tableau de suivi des paiements d’hôtel, heures supplémentaires, tableau de suivi des missions, etc.
• Saisie les données quotidiennement de manière précise et cohérente ;
• Prépare les demandes de paiement pour l'hébergement et les notes de frais ;
• Effectue toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par son superviseur.

Qualifications professionnelles

• Certification d’un établissement de formation professionnelle ou à l’issu d’un
programme d’apprentissage préférée
• Diplôme d'études secondaires ou professionnelles
• Connaissance des règles et règlements de conduite, du protocole du conducteur et des
Courtoisies ;
• Expérience reconnue en tant que mécanicien automobile.
• Excellente connaissance des composants mécaniques, électriques et électroniques des
véhicules
• Connaissance pratique des systèmes et des méthodes de diagnostic des véhicules.
• Aptitude à manipuler différents types d’outils (par ex. des pinces).
• Maîtrise du créole et du français et connaissance de l’anglais un atout
• Bonne connaissance des outils Microsoft bureautique ;
• Capacité à travailler en équipe et bonnes capacités de communication interpersonnelle

• Le Fleet Management Assistant rendra compte directement au Fleet Management Officer.

• Chemonics peut modifier les termes de références pour cette affectation en consultation avec l'employé

CV, copies des diplômes et certificats

Durée d’Affectation
Il s'agit d'un poste à long terme basé à Port-au-Prince, Haïti.

2024-04-19