Médecins Sans Frontières en Haïti
Médecins Sans Frontières (MSF) est présente en Haïti de manière continue depuis plus de 30 ans. L’organisation humanitaire médicale gère ac-tuellement huit projets réguliers dont sept structures médicales à Port-au-Prince, dans le département du Sud, et dans l’Artibonite. Les hôpitaux et centres d’urgence de MSF offrent des soins spécialisés, gratuits et de qualité 24/24 heures et 7/7 jours.
Dans ce cadre, MSF Belgique recherche UN/UNE (1) RESPONSABLE D'ÉQUIPE CHAINE D'APPROVISIONNEMENT et des réservistes pour la Coordination à Port-au-Prince.
Le Pool de Reserve est composé par des candidats qui ont passés le processus de recrutement mais qui n’ont pas été sélectionnés dans le Pool Permanent et qui sont appelés au besoin pour combler des absences ou pour augmentation des ressources humaines. MSF se réserve le droit d’engager les candidats retenus dans le Pool de Reserve de la coordination, également dans le Projet à Turgeau et à Carrefour, en cas de nécessite.

But principal du poste
Superviser les unités d’approvisionnement (chargés approvisionnement, achats, entrepôt, transport et douanes) sur le plan de la coordination.
Responsabilités
• Superviser les unités d’approvisionnement sur le plan de la coordination: chargés approvisionnement, achats, entrepôt (logistique et médi-cal), transport et douanes.
• Définir les objectifs des unités d’approvisionnement selon la stratégie d’approvisionnement globale et s’assurer que les objectifs de ces diffé-rents départements sont alignés sur cette stratégie.
• Planifier, coordonner et superviser les tâches quotidiennes des unités d’approvisionnement sur le plan de la coordination, et établir leur ni-veau de priorité.
• Évaluer la charge de travail de chaque département et, si requis, soumettre un plan de redimensionnement au coordonnateur à l’approvisionnement.
• Coordonner la communication et les liens fonctionnels entre les départements liés à l’approvisionnement et les autres départements de l’organisation (finances, médical et logistique).
• S’assurer que le processus de communication et les niveaux de satisfaction des projets sont adéquats.
• Garantir le bon fonctionnement administratif des approvisionnements ainsi que le respect des procédures d’approvisionnement existantes, et proposer, s’il y a lieu, les modifications appropriées.
• Responsable de la rédaction des procédures de chaque unité, du BF et de la formation des personnes en cause.
• Responsable de la mise en place des outils adéquats et des procédures établis par le coordinateur à l’approvisionnement.
Mettre en place des indicateurs de performance et en assurer le suivi au sein de chaque unité; faire rapport de l’évolution de la situation au coordinateur à l’approvisionnement.
Responsabilités Spécifiques
Approvisionnement national & International
• En lien avec le coordinateur d’approvisionnement, travailler sur la révision de la stratégie d’approvisionnement au niveau de la mission Haïti.
• Contribuer au développement de la capacité d’approvisionnement en termes de compréhension de la dynamique et de maitrise des princi-pales sources d’approvisionnement sur le marché national, régional/international pour les produits critiques (carburant, oxygène, articles techniques, etc).
• En collaboration avec les autres sections MSF dans le pays, travailler sur une stratégie d’appropriation de marché, assurer une étude appro-fondie de marché local aux fins de la mise en place de la base de données fournisseurs :
• Les listes de besoins sont clairement définies avec les différents services ;
• Les appels d’offres et/ou à manifestation d’intérêt sont conduits dans le strict respect des procédures MSF ;
• Les fournisseurs potentiels sont identifiés et la collaboration est effective et matérialisée à travers des contrats-cadres mis en place avec des meilleures conditions d’achat (Ratio qualité/prix, prix préférentiel garantis, conditions de paiement adéquates, etc.).

Transports & Douanes
• En lien avec le SupplyCo, travailler sur des solutions alternatives de transport afin de continuer à assurer l’approvisionnement de la mission, spécialement des projets basés au Sud du pays (options via Rép. Dominicaine, compagnies commerciales, barges, etc.) ;
• Le processus d’importation est connu, maitrisé et les procédures sont régulièrement mises à jour et diffusées ;
• Les listes d’importation tiennent compte des besoins opérationnels et sont soumises à temps ;
• Le processus de demande d’autorisation/exonérations pour les importations est lancé dans le temps requis, suivi et les exonérations obte-nues à temps ;
• Le planning des commandes est mis en place, il est en adéquation avec la stratégie opérationnelle de la mission et tient compte de la stra-tégie d’optimisation des coûts de transport, la voie maritime est privilégiée dans la mesure du possible ;
• Les relations avec les transitaires sont bien assurées et garanties.

Warehouse &Stock
• Les stocks sont gérés de manière efficiente et selon les procédures standards MSF mises en place ;
• L’équipe de l’entrepôt comprend les spécificités de chaque stock et respecte les procédures standards mises en place ;
• Le planning des inventaires est mis en place et connu de tous ;
• Les inventaires sont effectués selon le planning en place, le rapport d’inventaire partagé avec les propriétaires des stocks ;
• La communication est garantie avec les propriétaires des stocks (l’équipe médicale et logistique) ;
• Les propriétaires des stocks ont de la visibilité sur leurs stocks ;
• Tous les problèmes rencontrés au niveau des infrastructures sont remontés et des pistes de solutions proposées ;

Unifield & Base de données
• L’équipe Warehouse est bien formée et coachée dans le processus de la gestion des commandes (Warehouse Management) et comprend l’implication de chaque action dans le système.
• En lien avec Unifield Support et SupplyCo, s’assurer que tous les staffs de l’équipe Supply de la coordination maitrisent l’outil (UF) et les pro-cessus des commandes sont respectés.
• Un contrôle des statuts des commandes dans UF est fait de manière régulière.
• Tous les documents IR/FO/PO/IN/OUT /PICK/PACK/PPL/SHIP sont tous en statut clôturer dans les délais convenus.
• Toutes les expéditions des commandes projets sont faites sur Unifield.
• Les prêts, les dons et emprunts sont correctement gérés dans Unifield.
• En lien avec le Support UF, s’assurer que tous les codes locaux créer ne soient pas des doublons des codes existants.
• La Self inspection est faite tous les 6 mois et les actions sont établis pour améliorer la qualité de la base des données.
• La qualité et la fiabilité des données Supply sont garanties

Profil requis
Éducation
Indispensable: diplôme et spécialisation en logistique/chaîne d’approvisionnement.

Expérience
• Indispensable: expérience de minimum deux ans liée à la gestion de la chaîne d’approvisionnement, à l’organisation de la gestion de l’approvisionnement et à la mise en place des procédures.
• Souhaitable: Connaissances avérées de l’organisation MSF Logistique (connaissances générales des équipements et des kits MSF en fonction du type de projet).

Langues
- Obligatoire : français (écrit et oral)
- Souhaitable : anglais

Compétence Informatique
- Souhaitable : maitrise de Word, Excel, Powerpoint, Outlook

Horaires et modalités de travail :
- Temps plein – 48 heures par semaine
- Premier période d’essai de trois mois
- Salaire selon la grille salariale en vigueur chez MSF Belgique

Postuler
Soumettre le dossier composé de :
1. Lettre de motivation
2. Un CV mis à jour
3. Copies des diplômes, certificat, et/ou attestations de travail
4. Copie pièce d’identités
Tous dossiers pas complets seront éliminés.

Les principes de MSF dans le processus de recrutement
• Nous attendons de tous les membres de l'équipe MSF, y compris des candidats potentiels, qu'ils respectent et embrassent les valeurs de l’organisation, en particulier les Engagements pour un Comportement Responsable
• MSF ne demandera jamais aux candidats de l'argent ou des services dans le cadre du processus de recrutement. Toute demande de ce type doit être considérée comme frauduleuse
• Nous prendrons des mesures immédiates contre toute activité frauduleuse
• MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions

2024-04-20