L’objet du poste est d’assister le Responsable Logistique.

L'Assistant-e Logistique :
• Encourage et partage ses idées en vue d'améliorer le fonctionnement du département logistique (transport, les technologies de l’information et de la communication, la gestion des véhicules et des biens, l’approvisionnement et les autres processus logistiques se déroulent conformément au manuel logistique et aux exigences des donateurs ;
• Veille à ce que la lutte contre la corruption, la transparence et l’efficacité soient une priorité ;
• Travaille en conformité avec les politiques, outils, manuels et directives de Helvetas ;
• S’assure que le mécanicien effectue les services d'entretien périodiques (maintenance préventive) et de maintenance curative des véhicules ;
• S'assure de travailler en tenant compte de son plan de travail.
• Réceptionne les marchandises, vérifier que les marchandises reçues sont conformes aux spécificités demandées dans la Demande d’Achat (DA).
• Expédie les matériels/équipements vers les sous bureaux de Helvetas, utilise les bons d’expédition pour tous les matériels qui sont demandés.
• Contrôle les sorties et les entrées de tous les matériels et les équipements, enregistre tous les mouvements en temps réel dans le système d’inventaire.
• Assister au chargement et au déchargement des matériels qui entrent et sortent dans le stock et au bureau.
• Assiste les autres bureaux pour les entretiens et les réparations.
• Assure la Gestion et suivi des maintenances du parc moteur de la mission (voitures, générateur et motos)
• Assure la conduite des passagers de Helvetas au cas où l’un des chauffeurs serait absent.
• S’assure que les fiches de stock (bin card) sont bien remplies pour chaque article pour un meilleur contrôle du stock conformément aux procédures en vigueur.
• Prépare les rapports de stock par projet pour tous les matériels.
• Assure la mise à jour des données en effectuant leur analyse et en générant des rapports périodiques d’inventaire à l’aide des fichier existants en fonction des besoins et des exigences des projets
• S’assure que les registres des prochains service d’entretien/échéance des cartes d’assurance, vignettes soient suivis et alerte au responsable logistique.
• Met en place un système de classement des dossiers liés à la gestion des matériels du stock et veiller au maintien de ce classement.
• Assure la gestion du stock de carburant pour les véhicules, les motocyclettes et et les générateurs et tenir à jour le fichier de suivi de stock de carburant à chaque mouvement.
• Effectue toutes les petites transactions en rapport avec la gestion des entrepôts conformément aux procédures internes de Helvetas.
• Effectue régulièrement l'inventaire des stocks et produire les rapports d’inventaires.
• Évalue le niveau des stocks (entrepôt, bureau) et avise le superviseur des nouveaux besoins ou des surplus d’équipements.
• A la demande de son superviseur, il-elle exécute toutes autres tâches liées à la logistique (gestion des déplacements et du parc véhicules/motos, gestion des démarrages des générateurs, les petits achats, démarches administratives, etc.) et est prêt-e à assumer d’autres responsabilités que celles définies dans la description des tâches quand la situation l’exige pour le bon fonctionnement du département.
ll/Elle accomplit tout autre tâche logistique que lui confie la hiérarchie.

Détenir un diplôme en Administration, en Logistique ou autres disciplines connexes (diplôme).
• Expérience professionnelle liée au poste: 3 années dans un poste similaire (gestion des stocks, des actifs immobilisées, gestion logistique ou autres champs y relatifs).
• Bonnes compétences de communication orale et écrite en français.
• Bonne connaissance de MS Office et des bases de données.
• Intégrité et professionnalisme.
• Capacité à travailler seul et en équipe. Permis de conduire valide
• Aptitudes à identifier et mettre en avant les problématiques liées aux départements de la Logistique.
• Aptitudes à être autonome et à trouver des solutions rapides.
• Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers
• Connaissance du contexte en Haïti
• Capacité et volonté de travailler et de vivre dans des circonstances difficiles

CV, lettre de motivation, copie des diplômes et attestations de travail et une copie du permis de conduire.

Il est attendu que tous les employés.e. s de Helvetas travaillent en accord avec les valeurs fondamentales de l’organisation : « Helvetas s’engage pour un monde juste dans lequel les êtres humains déterminent le cours de leurs vies dans la dignité et la sécurité, en utilisant les ressources naturelles de manière durable et préservant l’environnement ». Ces comportements et ces convictions guideront nos actions et nos relations.
Helvetas s’engage à respecter l’égalité des chances et la non-discrimination et invite toute la personne quel que soit leur genre à postuler. Les personnes ayant des handicaps sont également invitées à postuler, conformément aux exigences du poste.
Helvetas s’efforce de créer un environnement et des conditions de travail sûres, inclusives, attrayantes, flexibles et favorables à la famille.

2024-04-17