Group Croissance S.A. est une firme de consultation en économie, finance, management et technologie qui a à son actif trente ans d’expérience. Il recrute une assistante administrative pouvant assister aux tâches administratives de l’entreprise.

Fonction Principale:

Sous la supervision de l’Administrateur, l’Assistante Administrative voit au bon fonctionnement des aspects administratifs de l’entreprise. Elle organise, coordonne et s’assure du suivi des flux d’informations (courriel, rapports, lettres, etc.) pour le compte de l’entreprise. Elle assiste son supérieur hiérarchique dans la gestion des dossiers.


Fonctions spécifiques :

L’Assistante Administrative exécute les tâches suivantes :
• Rédige les courriers administratifs ;
• S’assure du suivi des courriers administratifs et de la gestion des messages électroniques ;
• S’occupe de la gestion des matériels et dossiers administratifs :
• Assurer le suivi des commandes en collaboration avec la Secrétaire-réceptionniste ainsi que le stockage et la distribution de fournitures et petits matériels
• Contrôle les matériels en stock, évalue les besoins, rédige les réquisitions d’achat si nécessaire et place les commandes après validation de l’Administrateur:
• S’assure de l’exactitude des matériels livrés et reçus par la Secrétaire-réceptionniste vis-à-vis de ceux commandés ;
• Prépare un tableau de bord de tous les dossiers administratifs et opérationnels en cours et relance les interlocuteurs internes ou externes concernés :
• S’occupe de la planification et de l’organisation des membres de l’équipe ou des consultants lors des activités ;
• Met en place de la logistique relative aux réunions, formations, séminaires, colloques ;
• Transcrit et prend les notes de réunions et prépare les comptes rendus
• Saisit et met à jour une base de données de tous les contacts de l’entreprise (fournisseurs, consultants, clients, etc)
• Établit et tient les systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers de l’entreprise (dossiers administratifs, des ressources humaines, de l’approvisionnement);
• Assure la liaison avec le service de comptabilité ;
• Prépare et organise des activités et /ou des manifestations extérieures (sommets, séminaires, colloques, conférences, etc.)
• S’assure de la gestion et du suivi des ententes avec les sponsors et des partenaires de la firme
• Assiste son supérieur hiérarchique dans la gestion des ressources humaines de la firme ; (gestion des congés, les anniversaires, élaboration de draft de contrats, les orientations des nouveaux employés, enrôlement des employés à la police d’assurance, gestion des présences, suivi des dossiers d’assurance collective auprès des assureurs etc) ;
• Supervise la Secrétaire-Réceptionniste, la Ménagère, le Messager et le Préposé à l’entretien ;
• Signale sans délai à l’administration tout problème constaté dans l‘exécution des prestations du personnel de soutien sous sa supervision ;
• Exécute toutes autres tâches connexes à la fonction sur demande de son superviseur

Qualifications et connaissances Requises :

? Bac +4 ou être titulaire d’un diplôme en secrétariat bilingue correspondant à Bac+3) d’un établissement reconnu ;
? Diplôme d’Études en Techniques de gestion administrative d’une école ou d’université reconnue d’utilité publique ;
? Minimum de 4 années d’expériences à un poste similaire ;
? Maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, Power point) et autres outils Bureautiques ;
• Avoir d’excellentes compétences rédactionnelles et de communication en français et en créole.
• Connaissance de l’anglais oral et écrit (un atout).
Autres considérations :

• Solides compétences en élaboration de rapport et en techniques des présentations ;
• Capacités du respect des délais ;
• Capacités de travailler efficacement en équipe, sous pression et avec un minimum de supervision ;
• Capacités à développer et entretenir de bonnes relations de travail ;
• Rigueur, organisation, dynamisme, fiabilité, et confidentialité ;
• Sens développé de l’organisation et de la gestion des priorités ;
• Minutie, autonomie et disponibilité.

Le poste est basé à Port-au-Prince

Les dossiers de candidature doivent contenir une lettre de motivation, le CV et les copies des diplômes.

2024-04-12