Grande Compagnie spécialisée dans le domaine de l'agroindustrie cherche à combler un poste d'Assistant.e aux opérations

L’Assistante des opérations travaille sous la Direction du Head Miller / Plant Manager, est responsable de faire les suivis administratifs des opérations du site.
Le titulaire du poste tient aussi la place de secrétaire lors des réunions avec le staff de l’usine, reçoit les appels téléphoniques, organise et arrange les rendez-vous pour le Head Miller / Plant Manager. Il/elle rédige également différents documents à la suite des demandes de son supérieur hiérarchique et des Managers du site qui peuvent être des courriers électroniques ou des rédactions diverses, assure la réception des courriers et le classement ou l’envoi de ces correspondances aux destinataires.
Responsabilités

Gestion Administrative
1. Répondre et diriger les appels téléphoniques ;
2. Organiser et planifier les rendez-vous pour le Head Miller / Plant Manager et les autres Managers du site ;
3. Planifier des réunions et prendre des minutes détaillées et s’assurer de les partager au groupe pour suivi ;
4. Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires ;
5. Aider à la préparation de rapports réguliers des opérations ;
6. Développer et maintenir un système de classement ;
7. Faire les suivis pour la liste des contracteurs avec la logistique, la production et les opérations.
8. Commander des fournitures de bureau et faire le suivi d’approvisionnement (eau et autres matériels d’entretien
9. Planifier avec la Direction des Ressources Humaines des arrangements de voyage pour le staff étranger ;
10. Servir de point de contact entre le site des opérations et le siège social.
11. Servir de point contact avec les partenaires externes (APN, AGD…etc.)
Gestion des Opérations
1. Soumettre le rapprochement des rapports de dépenses à la petite caisse de l’usine ;
2. Fournir un soutien général aux visiteurs en faisant respecter les règles de sécurité
3. Assurer le suivi des demandes de paiement des factures avec l’Assistante de trésorerie au siège social ;
4. Assurer le suivi des commandes locales et internationales avec les personnes respectives à l’administration ;
5. Maintenir l'inventaire des fournitures de bureau et des produits d’entretien en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d’inventaire ; anticiper les fournitures nécessaires ; faire et accélérer les demandes de fournitures ; vérifier de la réception des fournitures ;
6. Gérer les informations sensibles de manière confidentielle ;
7. Superviser et organiser le travail du personnel de soutien ;
8. Assurer le suivi des demandes de paiement des allocations et heures supplémentaires du staff selon le calendrier établi ;
9. Assurer le suivi de la gestion de la cafétéria pour le Staff ;
10. Acheminer la liste des contracteurs pour approbations deux (2) fois par semaine (mercredi, samedi) si besoin est.
Effectuer toutes autres tâches connexes sur demande du Supérieur hiérarchique.

• Diplôme d'études en science administrative, secrétariat ou discipline connexes ;
• Expérience confirmée dans un poste de support administratif ;
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale Français, anglais et espagnole ;
• Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche ;
• Connaissance pratique de l'équipement de bureau, comme les imprimantes …etc. ;
• Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier) ;
• Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail ;
• Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes ;
Qualités et autres aptitudes
• Compétences de reporting
• Compétences en rédaction administrative
• Contrôle de l'inventaire
• Attention au détail
• Travail en équipe
• Discrétion et jugement

Horaire de travail: du lundi au samedi
Poste en CDI
Salaire compétitif
Subvention de nourrirture
Plan de communication
Police d'assurance de santé et d'accidents du travail
Congés légaux payés

Lettre de couverture, cv, copie de diplome académique, certificats de police et de santé.

Prière de faire parvenir le dossier de candidature avec le titre du poste dans l'objet du mail.

2024-03-19