L’objectif global du poste est d’assurer que tous les besoins administratifs et logistiques du bureau, soient répondus de façon rapide, professionnelle, satisfaisante dans le respect des délais et conformément aux procédures en vigueur des bailleurs de fonds et de la mission. Sous la supervision du Coordonnateur Administratif Logistique et Approvisionnement, les responsabilités de l’Assistant/e Coordonnateur Administratif/ve et Logistique est d’assurer la supervision des services offerts de manière satisfaisante et dans le respect des délais, que la gestion de patrimoine soit faite d’une manière rapide et professionnelle, la gestion des infrastructures, les voyages internationaux et locaux, les hébergements, le stockage et des services fournis par l’équipe de support (maintenance et entretien, suivi du service de communication, supervision du staff de soutien, support administratif). Veille à la mise en œuvre et l’application des procédures de gestion de la flotte des véhicules et des équipements techniques de technologie similaire ex : Véhicules, Motos et génératrice. Il/Elle a la responsabilité de rendre optimale l’usage de ces véhicules/équipements dans le respect des règles standard d’utilisation, tout en appliquant la notion de minimisation de coûts. Le/la titulaire du poste aura sous sa supervision : le chef du garage, les mécaniciens, les chauffeurs et les techniciens employés pour la maintenance et autres. Il/Elle supervise le personnel de soutien. Il/Elle assiste le Coordonnateur Administratif, Logistique et Approvisionnement dans l’accomplissement de ses tâches quotidiennes, dans les suivis auprès des Institutions Publiques, du processus de dédouanement, de vente aux enchères, dans les travaux d’entretien et de maintenance de bâtiments. Il/Elle supporte également les projets selon leurs besoins en rapport à la logistique et l’administration.

A) Responsabilités et tâches vis-à-vis de la Communication, Supervision du personnel & performance de la section :
• Contribuer à l’atteinte des objectifs fixés pour le Service Administration et Logistique suivant le Plan annuel établi
• Suivre régulièrement et fréquemment le progrès de la section vers ses objectifs.
• S’assurer du développement d’un plan de travail mensuel pour la section qui reflète les priorités ainsi que les grands dossiers du moment et d’autres actions nécessaires
• S’assurer que les systèmes, politiques et procédures établis soient appliqués.
• Donner des feedbacks constamment pour que la structure de la section soit rationnelle, appropriée aux besoins et claire pour tous.
• S’assurer que les tâches assignées ou les demandes formulées à la section trouvent une réponse rapide et professionnelle
• S’assurer de la mise à jour, préparation, qualité des rapports et qu’ils soient soumis dans le délai imparti. Être responsable de la circulation de l’information dans la section elle-même.
• Représenter la section et assurer la circulation de l’information vers les autres départements également. Apporter un appui technique et opérationnel au besoin aux sections logistiques et administrative des bureaux de terrain ;
• S’assurer que les besoins en personnel du département soient identifiés
• S’assurer que les descriptions de poste soient à jour, bien rédigées, bien comprises et suivies ; Encadrer & Identifier les besoins en formation pour le staff, de façon formelle ou informelle ;
• S’assurer que les demandes des employés soient prises en considération ;
• S’assurer que les évaluations de performance soient faites correctement, et à temps dans le respect du système de gestion des performances de CARE ;
• S’assurer que le degré de motivation du staff sous sa supervision reste stable ;
• Planifier, coordonner le travail quotidien et faire une bonne gestion des congés de concert avec les Ressources Humaines ;
• Organiser des rencontres ponctuelles, périodiques avec tout le staff du département sous sa supervision pour information, et au besoin de discussion, de motivation ;
• Superviser le staff d’entretien et s’assurer que le travail fourni est satisfaisant ;
• Etablir un calendrier mensuel de rencontre pour donner et recevoir les feedbacks ;
• S’assurer que les outils de doléances soient implémentés pour les besoins de service ;
• Procéder régulièrement à une évaluation de la qualité du service offert par le personnel interne et les fournisseurs ;
• Adresser régulièrement des feedbacks aux résidents & aux fournisseurs de service pour tout problème rencontré ou mentionné ;
B) Responsabilités et tâches vis-à-vis des activités Logistiques
• Exécuter en collaboration avec les Ressources Humaines, les tâches logistiques relatives aux arrivées et aux départs du personnel de la mission (national et international) ;
• Gérer et archiver des données et dossiers relatifs aux chauffeurs : tenue du fichier de présence et congés, transmission des PAR ;
• Assurer la tenue des relevés d’heures supplémentaires ;
• Tenir des rencontres mensuelles avec les mécaniciens, personnels de soutiens et chauffeur leur communiquer toutes les informations sur les différentes activités, changements ou nouvelles décisions de la mission ;
• Planifier le transport du personnel international de la mission conformément aux procédures établies ; Initier le processus d’enregistrement de tout personnel dès qu’informé(e) des déplacements ;
• Assurer le suivi et la gestion des visas d’entrée, permis de séjour du personnel international ;
• Mettre en place un système de gestion des billets pour les voyages/ vols interurbains ;
• Visiter les compagnies des vols interurbains afin de développer des relations harmonieuses et pour un meilleur service à la mission ;
• Faire l’évaluation des infrastructures, l’inventaire d’entrée et de sorties des résidences ou des espaces de bureau loués en lien avec le magasinier ;
• S’assurer que les techniciens fournissent un travail de qualité et respectent les clauses des contrats. Préparer le rapport mensuel de maintenance et d’entretien du bureau (Dératisation ; Fumigation, ramassage d’ordures ; Emondage des arbres – désherbage ; Entretien des plantes suivant les clauses des contrats, entretien des installations hydrauliques, sanitaires, climatisation et électriques) ;
C) Responsabilités et tâches vis-à-vis de la gestion du Patrimoine :
• En lien avec le magasiner, il/elle assure la bonne application des politiques de la mission en matière de Gestion de biens, de stock, d’inventaires et aussi de contribuer à la révision et la mise à jour des politiques ;
• Il/Elle doit s’assurer que les niveaux des stocks des différentes options des inventaires : carburant, pièces détachées et fournitures de bureau soient toujours optimaux et que les matériels de projet Non Food Item (NFI) soient gérés efficacement, que les Fix Furniture (meubles) Equipement (FF&E) des projets soient bien entretenus et stockés et s’assurer que l’organisation des stocks physiques soit claire, que les dépôts soient bien sécurisés ;
• Il est aussi responsable de s’assurer que toute la documentation de la section soit bien organisée, mise à jour, classée et archivée pour les besoins d’audit ;
• Être responsable de la mise en œuvre d’un système rotatif de réconciliation physique du stock de façon quotidienne ;
• Assurer l’élaboration et la publication des rapports de stock à tout le personnel clé dans le délai imparti des programmes et programme support ;
• Analyser les rapports mensuels de consommation de pièces détachées, carburant ou produits consommables tout en faisant des remarques pertinentes pour une meilleure gestion des ressources mentionnées ;
• Faire une comparaison mensuelle du registre de biens du système et du registre de biens manuels tout en s’assurant que les corrections, mises à jour soient faites ponctuellement ;
• Soumettre du registre mensuel actualisé à la Finance pour réconciliation et que les informations partagées soient conformes aux données réelles ;
• Analyser constamment les mouvements des stocks et faire les recommandations appropriées ;
• Réaliser un spot check mensuel des différents espaces de stockage de la mission ;
• Suivre la planification du programme d’urgence afin d’avoir une idée sur tout stock entrant aux fins de préparations d’espace de stockage appropriée ;
• S’assurer que toutes les mesures de sécurité préventive et réactives ont été prises notamment pour la sécurité du personnel, à l’entrepôt incluant une procédure claire de communication en cas d’accident et un accès facile aux équipements de premiers soins. Vérifier que le contenu des kits de premiers soins régulièrement et les articles hors d’usage sont remplacés ;
• Utiliser les informations collectées lors des inventaires physiques pour renforcer le service et mettre à jour les données du registre de biens et faire les suivis avec la Direction pour prendre toutes les dispositions appropriées ;
• S’assurer que les politiques, règlements, formes soient bien connus des utilisateurs par des rappels fréquents ;
• Faire toutes suggestions, conseils, recommandations pour une bonne gestion des biens de la mission. S’assurer que tous les systèmes/ applications de gestion de biens ou de stock mises en place soient opérationnels et donnent les résultats escomptés ;
• Apporter un appui technique et opérationnel aux responsables de stock des bureaux de terrain ;
D) Tâches techniques et vis-à-vis du Garage
• Veiller à la mise en application des supports documentaires permettant la traçabilité de tous les mouvements des véhicules (notamment dossiers des véhicules), des interventions techniques de maintenance ou réparation des véhicules et équipements. (notamment relevée des temps de main d’œuvre et préparation du sommaire d’analyse des coûts d’utilisation des véhicules) et de l’évaluation des consommations ;
• Contrôler et valider la facturation faite par les fournisseurs de carburant ;
• Contrôler et vérifier les rapports de distribution de carburant ;
• Evaluer & analyser le bien fondé des demandes d’achats de pièces détachées pour les interventions et le renouvellement de stock ;
• Suivre le stock de pièces détachées et vérifier le respect du seuil de commande ;
• Evaluation et gestion des outils et équipements nécessaires à l’exécution et au maintien en service des véhicules et équipements (maintenance de l’infrastructure du ou des Garage(s), de l’outillage, des équipements ou lieux de stockage …) ;
• Veiller à la bonne gestion de la mise à disposition des véhicules (répartition & affectation des véhicules de CARE loué et préparation du « Cross-charging ») ;
• Contribuer à organiser/optimiser les transports de personnes et/ou de biens pour les opérations de programme support et de tous les programmes ;
• Veiller au suivi du renouvellement des assurances et immatriculation de tous les véhicules ;
• Veiller à la préparation du rapport mensuel d'utilisation des véhicules et autres équipements (motos, générateurs) ;
• S'assurer qu'un archivage correct de tous les documents relatifs à la flotte de véhicules/et équipements. Veiller au bon déroulement des prestations offertes aux partenaires extérieurs (contrat de maintenance) Garantir que le calendrier des checks up et des services pour les motos basées au bureau et sur le terrain est respecté ;
• S’assurer que l’entretien périodique et la réparation des motos, des génératrices et véhicules soient effectués à temps et de manière satisfaisante ;
• Vérifier et signer les réquisitions des pièces détachées soumises par les mécanos avant exécution des travaux ;
• Vérifier l’installation des pièces détachées conformément aux procédures et garantir que les pièces usagées remplacées soient retournées au responsable des inventaires ;
• Exploiter et analyser les données fournies par le système GPS de traçage des véhicules ;
• Elaborer le rapport pour l’usage personnel des véhicules ;
• Produire le rapport de performance des véhicules ;
• Etablir les calendriers de check-up hebdomadaires et de services périodiques des véhicules ;
• Faire la programmation des déplacements des mécaniciens pour les interventions aux bureaux de terrain Assurer la gestion du parc de stationnement ;
• Valider les autorisations de sortie des véhicules ;
• Réceptionner, analyser les demandes d’entretien pour les transmettre au garage ;
• Mettre à jour des données concernant les véhicules dans le fichier sommaire des véhicules ;
E) Responsabilités et tâches administratives :
• Préparer des demandes d’achat pour la location de véhicules en externe ou pour l’achat de pièces détachées ;
• Compiler des Good Receive Notes (GRNs) pour le calcul des frais de location ;
• Mettre à jour des données concernant les véhicules dans le fichier sommaire des véhicules (entrées des Fond de Code (FC) utilisateur, date de renouvellement d’assurance, enregistrements des données des nouveaux véhicules) ;
• Préparer le cross-charging pour la facturation des véhicules de CARE loués à l’interne ;
• Préparer le rapport mensuel d’utilisation personnelle des véhicules, des factures et suivi de paiement appropriés aves les personnes concernées ;
• Vérifier et archiver les dossiers des véhicules des feuillets des logbook (Carnet de véhicule) et autres fiches d’information sur l’usage des véhicules ;
• Préparer les demandes de renouvellement de stock de carburant ;
• Valider les autorisations de sortie des véhicules pour PAP ;
• Préparer les dossiers administratifs relatifs aux ventes aux enchères de véhicules et assure l’archivage et le classement de ces dossiers ;
• Assurer la livraison des véhicules vendus, de concert avec l’officier Logistique ;
• Vérifier et autoriser des réquisitions de pièces détachées nécessaires au bon fonctionnement du garage ; Etablir des calendriers de check-up hebdomadaires et de services périodiques des véhicules ;
• Recevoir les demandes d’entretien pour les transmettre au garage ;
• Faire la programmation des déplacements des mécaniciens pour les interventions aux bureaux de terrain Programmer les mouvements vers l’aéroport en fonction des mises à jour envoyées par les Operations ;
• Faire une bonne gestion du parc de stationnement ;
• L’assistant Coordinateur Administratif et logistique accorde son support de la demande de franchise jusqu’à son obtention : Copies des documents, soumission, suivi avec MPCE, MEF, etc…
• Assister le Coordinateur Administratif et logistique dans le processus de dédouanement : support au broker pour faciliter le processus, vérification des matériels au terminal jusqu’à la réception ;
• Assurer le suivi de correspondance avec les Institutions Publiques pour l’obtention d’une réponse aux requêtes soumises ;
• Il est mandaté pour représenter le Directeur-Pays auprès de l’OAVCT et de la Direction Centrale de la Circulation Routière (DCPR) pour les transferts de titres des véhicules vendus aux enchères ou transférés définitivement à d’autres Institutions ;
• Être responsable du renouvellement des assurances et des plaques des véhicules de la mission ;
• Assurer le renouvellement trimestriel du quitus fiscal de manière proactive et dans le délai imparti Assister son superviseur dans l’organisation, la vérification, du travail des techniciens responsables de la maintenance et de l’entretien préventifs des installations et espace cour (hydrauliques, sanitaires, électriques, émondage, fumigation, nettoyage) ;
• Suivre toutes les installations hydrauliques, sanitaires, climatisation et électriques soient fonctionnelles. Mettre en place un calendrier de maintenance et d’entretien selon les activités propres à la mission. Effectuer tous les suivis de dédouanement, de vente aux enchères, de la demande de franchise globale et de l’expédition des affaires personnelles des expatriés du démarrage jusqu’à l’achèvement de ces activités ;
• Procéder au renouvellement des permis de séjour des expatriés avec le support de l’officier logistique Organiser et classer les documents et rapports liés à la logistique ;
• S’assurer que l’entretien des batteries alimentant les onduleurs soient bien entretenus et que tout problème constaté soit résolu rapidement et de manière satisfaisante ;
• Vérification périodique du stock de produits d’entretien et de consommation et faire les suivis de renflouement dans le délai imparti afin d’éviter toute rupture de stock ;
• Informer le Coordinateur Administratif et logistique des besoins constatés en termes de renflouement de stock de produits d’entretien et de consommation et des travaux d’entretien et lui faire part de toute suggestion pour l’amélioration de la qualité du service fourni ;
• Soumettre le rapport mensuel et d’analyse des produits de consommation ;
• Mettre en place des fiches de contrôle et de suivi de qualité des différentes activités sous sa responsabilité
Exécuter toute autre tâche sur demande du superviseur.

• Détenteur d’un diplôme en Logistique, Gestion/ Administration ou toute autre discipline connexe ;
• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire et dans le domaine humanitaire souhaitable ;
• Bonnes Connaissances en Electricité bâtiment, plomberie et entretien de système hydraulique, processus de dédouanement ;
• Expériences d’audit fortement souhaitable ;
• Bonne maitrise du Créole, français, de l’anglais, l’espagnol est un plus ;
• Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Access, PowerPoint) et des logiciels de traitement et d’analyse de données ;
• Bonne capacité organisationnelle, sens de l’écoute et d’analyse, capacité de prendre des décisions et de négociation, esprit d’initiative et d’équipe, autonomie de travail, souplesse, flexibilité, intégrité, discrétion, esprit d’engagement, d’excellence, respect, leadership excellent, grande maitrise de soi et bonne gestion du stress, proactivité, dynamisme, discipline, rigueur et méthodologie de travail, excellente capacité de jugement et une force de proposition, sens de l’éthique humanitaire, capable de travailler sous pression et attentionné aux détails ;
• Capacité de supervision et d’observation, sens de responsabilité ;
• Savoir établir et entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;

Autorité/Autonomie
L’Assistant/e Coordonnateur Administratif et Logistique supervise la réceptionniste, les chauffeurs et le personnel d’entretien. Il/Elle rapporte directement au Coordonnateur Administration, et Logistique.

Contacts/Relations clés
Il/elle collabore étroitement avec tous les départements et services de la mission tant au niveau des programmes que du support aux programmes, des bureaux de terrain, des Partenaires et des différents prestataires de service. Le/la titulaire du poste doit maintenir et renforcer l’image de CARE auprès des partenaires locaux, spécifiquement lors de l’exécution des tâches relevant de ses fonctions.

Conditions de travail
Le/la titulaire du poste est basé au bureau de Port-au-Prince, avec des possibilités de déplacements fréquents vers les bureaux de terrain, et bénéficie des avantages liés à son poste.

CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat

Seuls les candidats dont le profil satisfait au exigences du poste seront contactés.

Il est porté à la connaissance de tous que CARE ne passe par aucun intermédiaire pour recruter son personnel.
Méfiez-vous des gens qui vous feraient des propositions d’emploi en notre nom.

« CARE adopte une tolérance zéro contre tout acte d’exploitation, d’abus sexuels ou de maltraitance sous quelque forme que ce soit ! En accord avec nos valeurs fondamentales, nous luttons contre la fraude, la discrimination, les appropriations illicites et toute autre action répréhensible ».

2022-06-30