Le Bureau du Coordonnateur Résident en Haiti procède au recrutement d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) basé(e) à Port au Prince. Sous la direction directe et la supervision de la Cheffe du Bureau du Coordonnateur Résident des Nations unies, et en coordination avec l’Assistante Exécutive du Coordinateur Résident, l’Assistant(e) Administratif(ve) donne l’appui au Bureau du Coordonnateur résident dans les domaines suivants
l’organisation des réunions inter-agences ;
la gestion des processus d’achat et du budget ;
la gestion des questions des ressources humaines ;
la gestion du matériel du bureau ;
la communication officielle ;
la maintenance des procédures de protocole.

L’Assistant(e) Administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec les agences des Nations Unies, en particulière avec le PNUD, et avec la mission (BINUH) et les autorités nationales afin d’assurer un flux d'informations efficace et un suivi adéquat.

Assurer le secrétariat du Bureau du Coordonnateur résident ;

Maintenir à jour des listes des groupes inter-agences ;

Préparer des réunions inter-agences (invitations, etc.) ;

Effectuer des tâches administratives telles que l'introduction de demandes de marchés publics, etc. via le portail de services IRIS.

Fournir des mises à jour du budget du RCO, y compris sur les contributions et les dépenses entrantes ;

Traiter les demandes de remboursement des autres dépenses et de la petite caisse ;

Assurer la liaison avec le PNUD ou les agences fournissant des services opérationnels au RCO - sur les contrats de fournisseurs/ subventions, les achats, les paiements, etc.

Préparer et maintenir à jour une liste du matériel du bureau ;

Préparer et faire le suivi des notes verbales ;

Préparer les voyages, la documentation (préparer les autorisations de voyage, visas) pour le nouveau personnel arrivant ;

Effectuer les demandes de paiement des R&R du personnel international à travers Iris et assurer le suivi du paiement. ;

Assumer d'autres tâches selon les instructions de la Cheffe du Bureau de Coordonnateur résident et/ou du Coordonnateur Résident des Nations Unies

Formation :
Etudes secondaires avec un diplôme en secrétariat, administration, gestion, comptabilité ou tout autre domaine équivalent
Expérience :
Un minimum de 6 ans d'expérience professionnelle spécifique dans le domaine du secrétariat et de l’administration ou du Programme ;
Expérience de rédaction en rédaction de courriels officiels, et suivi du protocole souhaitable ;
Expérience en planification d’agenda complexe souhaitable ;
Expérience en rédaction de compte rendu, maintien de registres, inventaires, base de données ;
Expérience en organisation de visites officielles et rencontres de haut niveau ;
Connaissance en procurement ;
Capacité prouvée de travail sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ;
Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données ;
Langue : Français - Anglais, souhaitable

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2020-07-24