1. Description du poste
• Assurer la gestion, l’organisation, le suivi et le reporting des opérations de maintenance du parc moteur du bureau conjoint DKH, FLM et NCA en Haiti.
• Assurer la gestion et le suivi organisationnelle du parc (déplacements/allocation véhicule, suivi administratif, documentation, renouvellement assurances /Vignettes etc.).
• Assurer la répartition et l’allocation des véhicules.
• Assumer les fonctions de mécanicien


1.1 Description et objectif généraux du poste
Responsable de l’organisation des opérations de maintenance préventive, curative, conditionnelle du parc moteur (Voiture, Motos, Générateurs, Pompe etc.) et de son suivi administratif en conformité avec les procédures de l’organisation. Assumer les fonctions de mécanicien.

Assure la gestion du transport de personnes et des biens, l’organisation des mouvements, l’allocation des véhicules, la gestion administrative du parc automobile
Contribue à la gestion des installations et de la maintenance des bases
Sera appuyé par l’officier logistique et supervisé par le Manager Logistique & Sécurité mais doit être capable d’anticiper le résultat des activités et faire preuve d’initiative pour réaliser ses objectifs.

1.2 Responsabilités principales et tâches spécifiques envers le bureau conjoint DKH/LWF/NCA (100%)

A. Coordination de la Flotte (70%)

i. Coordination deTransport (20%)

• Assurer la gestion du transport de personnes et des biens, l’organisation des mouvements, l’allocation des véhicules, la gestion administrative du parc automobile, pour le bureau conjoint DKH, FLM et NCA en Haiti.

• Organiser toutes sollicitations logistiques liées au transport ou engins motorisés pour la réalisation des activités opérationnelles de projets et de programme de l’équipe intégré.

• Assurer le respect des procédures de gestions de flotte et des moyens généraux en conformité au manuel de référence.

• Garantir la bonne gestion organisationnelle et opérationnelle du parc et s’assurer de la disponibilité des véhicules.

• Appuyer le dispatcher dans la gestion des déplacements/allocation des véhicules, du suivi administratif (documentation, renouvellement assurances /Vignettes etc.)

• Valider au niveau mécanique le planning des mouvements et solliciter la validation du chef de département.

• Garantir la disponibilité et l’allocation journalière des véhicules.

• Garantir le renforcement et l’application des procédures en vigueur en ce qui rapporte au : Gestion du véhicule, de la carburation, des classeurs et formulaires, des passations ou Hand over de véhicule.

• Maintenir le stock de pièces de rechange et des outils et placer les requêtes pour le renouvellement de stock dans les délais.

• Maintenir les registres de suivi d'entretien et de consommation de carburant des véhicules et soumettre un rapport au Manager Logistique et Sécurité à chaque fin de mois

• S’assurer que tous les véhicule possèdent l’équipement sécuritaire recommandé (extincteurs, Câble remorquage et de raccordement, First Aid Kit, trousse à outils etc.), et informer votre hiérarchie de préférence du besoin de renouvellement/remplacement etc.

• vérifier les registres tenus par les chauffeurs du bureau pour s'assurer de leur conformité.

• Assurer la gestion organisationnelle du parc (déplacements/allocation véhicule, suivi administratif, documentation, renouvellement assurances /Vignettes etc.)

• Traiter les demandes de déplacements et proposer un planning hebdomadaire. Obtenir validation auprès des départements concernés, organiser les déplacements et l’allocation journalière des véhicules et s’assurer toujours de la disponibilité des véhicules.

• Veiller à la gestion du chargement des véhicules en fonction de la capacité maximale.

• S’assurer de la réception et livraison des courriers ou documents ou autres transportés par les chauffeurs et se garantir de la présence et signatures des documents afférant au transport de matériel « bons de transports »

• Assurer la gestion des chauffeurs (calendrier de Travail, congés, demandes de remplacement – journaliers etc.)

ii. Maintenance des véhicules (25%):

• Assurer le respect des procédures de transport de l’organisation ; Validation des fiches de suivi d’entretien des véhicules et engins ; validation de l’état des besoins, identification du matériel et validation des réquisitions ; validation des mouvements de terrains en coordination avec les responsables programme, logistique & sécurité.

• Élaborer et soumettre à la hiérarchie un calendrier périodique de maintenance selon le plan kilométrique ou horaire indiquées par le constructeur.

• Vérifier l'état des véhicules (Voiture, Motos) et machines (Générateurs, Pompe etc.) sur une base régulière en vue d'assurer le maintien de la flotte (en bon état de fonctionnement et en parfait état de propreté) et d’en assurer l'entretien routinier (huile, eau, freins, pneus, etc.)

• Effectuer un contrôle hebdomadaire des véhicules avec les chauffeurs et classer les fiche de contrôle.

• Diagnostiquer les problèmes affectant les véhicules et l’équipement et procéder aux réparations nécessaires.

• Veiller à ce que les véhicules soient nettoyé et que le plein des véhicules soit effectué chaque vendredi.

• Organiser et exécuter les opérations de maintenance préventive suivant un calendrier établi en accord avec la coordination logistique et selon le plan kilométrique ou horaire indiquées par le constructeur.

• Organiser et exécuter les opérations de maintenance curative (réparation) en cas de pannes. Selon la gravité et l’expertise requise, référer le véhicule au garage spécialisé et assurer le suivi pour vérifier la qualité des services fournis. Inspecter les véhicules en leur retour de garage pour évaluer le travail effectué et fournir un rapport a la coordination logistique.

• Superviser toutes les activités de contrôles du véhicule (quotidiens et hebdomadaires) effectues par le chauffeur et s’assurer que les formulaires y afférant soient dument remplie et classé dans le dossier du véhicule respectif.

• Exécuter les services d’entretien de type A & B.

• Assurer la propreté du parc de véhicules en veillant à ce que les véhicules soient nettoyés au minimum chaque fin de semaine à l’intérieur comme à l’extérieur.

• Aviser le superviseur des besoins du véhicule en remplissant le formulaire de « ordre réparation du véhicule » en termes de service et de maintenance.



iv. Gestion du de Stock Pièces de rechanges et consommables pour la flotte (5%)

• Vérifier et faire l’état des besoins du matériel/outillage des véhicules

• S’assurer que tout l’équipement, les pièces de rechange et les outils soient disponibles et rangés en sécurité.

• Consigner avec soin toutes les réparations effectuées et les pièces de rechange utilisées dans le livre de bord du véhicule et sur les cartes d’intervention en atelier.

• Gérer et maintenir l’atelier mécanique: veiller à ce que les outils nécessaires soient disponibles et veiller à leur bon entretien.

• Veiller à ce que les consommables soient disponibles en stock (filtre à huile, filtre a gasoil, Filtre à air, Huile, Huile de ponts, huile de frein, liquide de refroidissement, plaquettes de freins, suspension, pneus, chambres à air, essuies glaces…)



iv. Carburation de la flotte (10%)

• Assurer les pleins de carburant. – remplissage et obtention de signature des bons de carburation.

• S’assurer que le plein de carburant soit fait pour chaque véhicule a chaque fin de semaine, le dernier vendredi du mois et lorsque l’utilisation le nécessite.

v. Sécurité pour la Flotte (5%):

Assister le coordinateur logistique à la mise en place et au respect du plan de sécurité de la mission surtout en ce qui a trait au mouvement des véhicules.

• Vérifier à ce que l’équipement sécuritaire recommande (extincteurs, Câble remorquage et de raccordement, First Aid Kit, trousse à outils etc.) soit à bord chaque véhicule et reporter au superviseur, lorsque ce n’est pas le cas.

• Toujours chercher l’approbation de sécurité « security clearance » de votre superviseur les déplacements des chauffeurs.

• Toujours inscrire les mouvements des véhicules (départs et retours) dans le registre.

• Informer immédiatement le référent de la sécurité de tout accident/incident impliquant chauffeur et véhicule.

v. Archivage/rapportage (5%):

• Soumission de rapport d’activité journalier, hebdomadaire et mensuel

• Collecter et classer mensuellement les copies des carnets de bord des véhicules de la flotte pour analyses et élaboration de rapports.

• S’assurer de la bonne constitution, classement et archivage des dossiers du parc automobile.

• Vérifier que le dossier de tous les classeurs des véhicule soient à jour, assurance, vignette, les carnets de bord, fiche de suivi de maintenance etc.



B. Maintenance des installations/ facilities (10%)

• Vérifier régulièrement des installations (électrique, sanitaire, plomberie…) et effectuer les mises à niveau.

• Organiser les activités de maintenance des installations (électrique, électromécanique, sanitaire etc.) et les équipements y afférant des bâtiments et annexes

• Organiser les tours d’inspection du bâtiment une fois par semaine afin de détecter les problèmes et remplacer le matériel défectueux, rapporter les problèmes de maintenance à la Hiérarchie.

• Superviser les travaux et collaborer avec des techniciens contractant lorsque nécessaire.

• Participer sur demande dans toute autre activités de maintenance

• Vérifier à ce que l’équipement sécuritaire recommande (extincteurs, Câble remorquage et de raccordement, First Aid Kit, trousse à outils etc.) soit à bord chaque véhicule et reporter au superviseur, lorsque ce n’est pas le cas.



D. Appui au personnel et accompagnement (20%):

• Manager le personnel travaillant pour le département transport (chauffeurs, mécaniciens et aide- mécaniciens temporaires)

• Appuyer les chauffeurs dans l’accomplissement de leurs taches, donné de l’accompagnement aux nouveaux employés (chauffeur journalier); introduire et veiller à l’application des procédures de l’organisation

• Guider le processus d’identification des besoins en chauffeur, assurer de l’élaboration des TOR, la présélection (screening des CV), l’entretien etc.

• Veiller à la formation des chauffeurs sur la conduite et la maintenance de base.

• Organisations de réunions (Hebdomadaire, mensuelles, conditionnelles), reportage et suivi des actions prises et approuvées au niveau de la coordination.

E. Autres :

• Élaborer et soumettre à la coordination des rapports hebdomadaires/mensuels de situation du Parc Moteur et des moyens généraux.

• Appuyer l’équipe logistique dans la collecte de cotations et réaliser sur demandes des courses logistiques.

• Organiser toutes sollicitations logistiques pour la réalisation des activités opérationnelles de projets et de programme de l’équipe intégré.

2. Exigences du poste
2.1 Expérience
• 3 années d’expérience solide dans gestion du parc mécanique et électromécanique de préférence avec une ONG. 5 années d'expérience pratique en mécanique et dans la conduite automobile à Port au Prince et dans les villes de Provinces. (ONG, agence humanitaire, secteur privée et/ou publique).

2.2 Qualifications, formation, connaissances
• Diplôme de mécanique-auto, spécialisation en Injection Diesel.
• Avoir une bonne connaissance en mécanique ou électricité ou domaine connexe
• Maîtrise des procédures Logistiques et politiques de l’organisation
• Parler et écrire aisément le français, connaissance de l’anglais.
• Connaissanse des logiciels bureautique word, Excel, outlook
• Etre détenteur d’un permis de conduire automobile, camion et moto (Type A, B et C) ; bonne connaissance des règlements de la circulation en matière de conduite automobile

2.3 Compétences et habiletés requises
• Maîtrise des procédures Logistiques et politiques de l’organisation
• Aptitude à planifier, prioriser, et organiser son propre travail ainsi que le travail des autres.
• Capacité d’adaptation, autonomie, sens de l’organisation, esprit d’initiative, manager, communicant, analyse, synthèse, rédaction. Très ordonné pour le classement des documents.
• Apte a supporter plusieurs sollicitations /demandes et la pression au travail
• Capacités à travailler dans un milieu international et multiculturel
• Sens de la diplomatie, sens de la confidentialité, bonne écoute, ouverture d’esprit, créativité, bonne communication.

CV détaillé, une lettre de motivation et les diplômes pertinents.

2019-04-24