La Fondation Kole Zepol (FONKOZE) engagée dans des initiatives de développement à travers divers secteurs d'intervention, a reconnu la nécessité d'améliorer sa gestion financière et opérationnelle pour optimiser l'impact de ses activités. Fonkoze opère dans plusieurs départements géographiques et bénéficie du soutien financier de plusieurs bailleurs de fonds pour la mise en œuvre de ses projets.
Actuellement, Fonkoze utilise le logiciel comptable Sage Accpac (version Premium 2018) pour gérer ses opérations financières et comptables. Cependant, l'évolution des besoins opérationnels et la diversification de ses activités ont mis en évidence la nécessité de reconfigurer le logiciel pour mieux répondre aux besoins spécifiques de chaque département et secteur d'intervention, ainsi qu'aux exigences de rapportage des bailleurs de fonds et de la direction.

L'objectif principal de cet appel est de recruter un consultant qualifié et expérimenté en reconfiguration de logiciels comptables, capable de travailler en étroite collaboration avec les équipes de Fonkoze pour optimiser et personnaliser la configuration du logiciel Sage Accpac. Le consultant sera chargé de proposer des solutions sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques des différents départements impliqués dans l’exploitation du logiciel et des besoins des utilisateurs clés : les comptables, les responsables de programmes, les responsables de projet et la direction, tout en assurant la conformité aux normes comptables et aux exigences des bailleurs de fonds.
Plus spécifiquement, les objectifs de ce mandat sont les suivants :
1. Analyse et Compréhension : Le consultant devra procéder à une analyse approfondie du cahier de charges actuel, des flux de travail existants et des besoins spécifiques des principaux utilisateurs et responsables des secteurs d'intervention. Il devra comprendre les enjeux opérationnels et financiers auxquels l'entité est confrontée. Il partagera des recommandations avec la Fondation pour continuer avec SAGE Accpac ou pas. Le cas échéant, quel serait le meilleur remplaçant ? Avantages et inconvénients comparés
2. Proposition de Configuration : En se basant sur l'analyse, le consultant devra proposer une configuration améliorée du logiciel Sage Accpac qui répond aux
besoins spécifiques de Fonkoze. Cette proposition devra tenir compte des différentes activités, des exigences de rapportage des bailleurs de fonds et des contraintes techniques.
3. Personnalisation des Modules : Le consultant devra personnaliser les modules du logiciel en fonction des besoins identifiés. Cela peut inclure l'ajout de champs personnalisés, la modification des flux de travail et la création de nouveaux rapports.
4. Formation et Support : Le consultant sera responsable de former les utilisateurs clés de Fonkoze à l'utilisation efficace du logiciel reconfiguré. Il devra également fournir un support post-formation pour résoudre les problèmes et répondre aux questions éventuelles des utilisateurs.
5. Intégration Harmonieuse : Le consultant devra veiller à ce que la configuration améliorée du logiciel s'intègre de manière harmonieuse avec d'autres systèmes éventuellement utilisés par Fonkoze, assurant ainsi la cohérence des données à travers l'organisation.
En atteignant ces objectifs, le consultant contribuera à renforcer la capacité de Fonkoze à gérer efficacement ses opérations financières et opérationnelles, à produire des rapports précis et utiles, et à répondre aux exigences spécifiques de ses bailleurs de fonds et de ses activités dans différents départements et secteurs d'intervention.
Responsabilités et Livrables
Le consultant aura pour mission de :
· Analyser en détail le cahier de charges actuel pour comprendre les besoins et les exigences de reconfiguration du logiciel.
· Proposer une configuration améliorée du logiciel Sage Accpac, en prenant en compte les différentes activités, départements, projets et bailleurs de fonds de Fonkoze.
· Personnaliser les modules du logiciel pour répondre aux besoins spécifiques de l'organisation dans son ensemble.
· Assurer l'intégration harmonieuse du logiciel avec d'autres systèmes externes, le cas échéant.
· Développer des rapports financiers et opérationnels personnalisés pour générer des informations précises et utiles.
· Former les utilisateurs clés de Fonkoze sur l'utilisation efficace du logiciel reconfiguré et sur la programmation des rapports financiers.
· Fournir un support post-formation pour résoudre les problèmes et répondre aux questions éventuelles.
Les livrables attendus sont :
· Proposition détaillée de la configuration améliorée de SAGE devant conduire à produire des rapports à usage interne pour la direction, des rapports pour les bailleurs et des rapports par projet, car l’institution rend compte sur la base des fonds obtenus par projet.
· Modules du logiciel personnalisés et fonctionnels selon les besoins spécifiques de Fonkoze.
· Rapports financiers et opérationnels personnalisés et fonctionnels.
· Sessions de formation documentées et matériel de formation.
· Support post-formation et résolution des problèmes pendant une période définie.

Le Consultant aura le profil d’un auditeur interne professionnel, actuel ou ancien collaborateur d’un cabinet d’experts comptables, ou de conseil en gestion ayant une expérience prouvée et effective dans les missions d’audit interne ou d’audit financier, comptable, de gestion et technique ou opérationnel. Il devra avoir :
· Un diplôme d’enseignement supérieur (Licence, Master ou BAC + 5) du type DESS, Ecole de Commerce ou équivalant.
· Une expertise approfondie dans la configuration et la personnalisation du logiciel Sage Accpac.
· Une expérience avérée dans la gestion de projets similaires pour des ONG ou des organisations complexes.
· Une compréhension solide des opérations et des flux de travail des ONG et des défis liés à la gestion financière relative aux ONG.
· De bonnes compétences en communication pour interagir efficacement avec les équipes de Fonkoze et les parties prenantes.
· La capacité de former les utilisateurs de manière claire et concise.

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

Les interessé.es ayant les capacités et compétences techniques requises peuvent envoyer leur dossier jusqu’au 26 février 2024 à l’adresse électronique suivante : fkzprocurement@fonkoze.org ou le déposer au bureau central de la Fondation Fonkoze au 119 Ave Christophe, Port-au-Prince, Haïti, pendant les jours ouvrables (du lundi au vendredi de 09h00 à 15h30).
Les intéressé.es devront soumettre un dossier comportant les pièces suivantes :
1. Une lettre d’intention ;
2. Une offre technique ;
3. Une offre financière ;
4. Le(s) résumé (s) du consultant ou de l’équipe de consultant devant participer à la consultation;
5. Le dossier fiscal et légal à jour du/de la soumissionnaire ;
6. Toutes autres pièces jugées importantes.

Les intéressé.es peuvent obtenir de plus amples informations et réviser les cahiers de charge, à l’adresse qui figure à la fin de ce document pendant les heures ouvrables [9H00 – 15H00]. Ils peuventaussi obtenir la documentation en la réclamant à l’adresse ci-dessous, en faisant la demande par écrit : vbury@fonkoze.org et en copiant jalexis@fonkoze.org.

Durée et Calendrier
Le mandat est prévu pour une durée de 6 mois à compter de la date de la signature du contrat. Cette période prendra en compte l’analyse, la reconfiguration, formation et le suivi post-formation à raison de deux (2) heures par semaine.
Lieu de la mission
La mission est prévue au bureau central de Fonkoze, et en particulier au Département des Finances. La Fondation Fonkoze donnera aussi un accès à distance (« Teamviewer » / « Remote access » ou équivalent) au consultant afin d'exécuter son mandat de façon efficient.
Modalités Contractuelles
Le consultant sera rémunéré selon des modalités à définir et conformes aux standards de l'industrie pour des missions similaires. Les détails contractuels seront discutés avec le candidat retenu.
Confidentialité
Les candidats et le consultant retenu devront respecter la confidentialité des informations sensibles de Fonkoze auxquelles ils auront accès pendant la durée du projet. Un accord de confidentialité pourra être requis avant le début des travaux.
Suivi et Évaluation
Une fois le consultant retenu et le projet de reconfiguration du logiciel en cours, un processus de suivi et d'évaluation sera mis en place pour s'assurer du bon déroulement du projet et de l'atteinte des objectifs. Ce processus pourrait inclure des réunions régulières entre le consultant et les représentants de Fonkoze pour discuter de l'avancement, des défis éventuels et des ajustements nécessaires.
Critères de Sélection
Les critères de sélection des candidats pour ce mandat seront basés sur leur expérience pertinente, leur formation académique, leur expertise en configuration de logiciel et en évaluation institutionnelle, leur connaissance du secteur des ONG, leurs compétences en communication et leur capacité à répondre aux besoins spécifiques de Fonkoze. Les candidats seront évalués en fonction de leur capacité à fournir des solutions adaptées et à travailler en étroite collaboration avec les équipes de Fonkoze.