Agronomes et vétérinaires sans frontières (AVSF) est une association de solidarité internationale de droit français, reconnue d’utilité publique qui agit, depuis 1977, pour soutenir l’agriculture paysanne. ONG de développement, AVSF soutient et accompagne des communautés rurales et des organisations paysannes pour lesquelles l’activité agricole et d’élevage reste un élément fondamental de sécurisation alimentaire et de développement économique et social. Lorsqu’elles sont touchées par de graves crises humanitaires, lors de catastrophes naturelles ou conflits, AVSF soutient ces mêmes communautés et organisations paysannes afin qu’elles recouvrent très rapidement les moyens et la capacité de production pour s’alimenter et soutenir des besoins économiques vitaux.
Les fonds des projets sont, pour la plupart, d’origine publique ou sont issus de la collecte auprès du grand public. AVSF est donc redevable de la bonne utilisation des fonds, qu’ils soient gérés par AVSF et/ou ses partenaires. C’est dans ce contexte que l’association a mis en place des audits annuels portant sur la coordination nationale et tous les projets menés dans un même pays. Pour cela, elle fait appel à des auditeurs nationaux, plus à même de pouvoir mener les vérifications sur place et valider le respect aux obligations nationales et internes à AVSF et aux partenaires.

Le but de l’audit est de vérifier que les listes des dépenses et des recettes locales présentées par AVSF et ses partenaires donnent une image exacte, fidèle et sincère de la situation financière d’AVSF et de ses partenaires dans le pays et que les ressources mises à leur disposition ont été utilisées conformément aux objectifs des projets et selon les conditions requises par les bailleurs de fonds, les normes nationales et les règles internes d’AVSF ou de ses partenaires.
Les objectifs de l’audit sont :
• Obtenir l’assurance raisonnable que les dépenses locales ne comportent pas d’anomalies significatives, que celles-ci proviennent de fraude ou résultent d’erreur, permettant ainsi à l’auditeur de formuler une opinion exprimant si les informations financières sont établies, dans tous leurs aspects significatifs, conformément à un référentiel comptable applicable ;
• Emettre un rapport sur les informations présentées et de procéder aux communications requises.
• Fournir la liste des dépenses auditées sur Excel pour transmission aux commissaires aux comptes du siège.
3. Organisation et étendue de la mission
L’audit porte sur l’année civile, de janvier à décembre, et sur l’ensemble de la coordination nationale d’AVSF et des projets menés dans le pays. Le personnel d’AVSF et de ses partenaires prépare les listes des dépenses et de recettes locales nécessaires à l’audit. Il donne accès aux auditeurs à toutes les informations requises par eux telles que la comptabilité, la documentation afférente, les inventaires, les procédures d’AVSF et de ses partenaires, les contrats de financement comprenant le budget avec indication des codes analytiques et d’autres éléments nécessaires à l’audit, et aux personnes au sein de l’entité auprès desquelles ils considèrent qu’il est nécessaire de recueillir des éléments probants.
L’auditeur sélectionnera un échantillon à partir de la liste des dépenses et des recettes locales, qu’il auditera.
Il est chargé de formuler une opinion sur l’exactitude des informations enregistrées en comptabilité, sur la base des vérifications menées conformément aux normes internationales d’audit ISRS 4400 et au code de l’IESBA (Code of Ethics for Professional Accountants).
Il se doit d’accorder une attention particulière aux points suivants :
• Fraude et Corruption : il doit identifier et évaluer les risques de fraude, obtenir ou fournir des preuves d’audit suffisantes d’analyse de ces risques et traiter de manière appropriée les fraudes identifiées ou suspectées ;
• Lois et réglementations : il doit évaluer le respect des textes réglementaires et législatifs pour détecter les cas de non-conformité susceptibles de conduire à des anomalies significatives ;
• Risques : afin de réduire les risques de non-conformité ou de non-éligibilité, il met en œuvre des procédures d’audit appropriées en réponse aux risques ou anomalies identifiés lors de son évaluation.
Il est demandé à ce que l’auditeur soit indépendant d’AVSF.
4. Nature des contrôles à effectuer :
L’auditeur confirme avoir réalisé, lors de son intervention auprès d’AVSF et de ses partenaires de mise en œuvre, les vérifications et contrôles conformément aux normes internationales d’audit, entre autres :
• S’assurer que les dépenses ont été engagées conformément aux procédures d’AVSF et sont conformes aux règles nationales et aux procédures des bailleurs de fonds : la dépense est nécessaire à l’action, la période, l’affectation budgétaire, la preuve de paiement, la pièce comptable et autres documents tels que les contrats, les feuilles de temps, les bulletins de paie, les cartes d’embarquement, les ordres de mission, etc.
• Vérifier la réalité de la mise en œuvre des activités à travers différentes sources : circularisation des fournisseurs et des bénéficiaires, rapprochement des états (tels que les inventaires) avec la comptabilité et la vérification physique des équipements et fournitures, rapprochement entre les achats, les distributions et les stocks, comparaison des dépenses de carburant avec les carnets de bord des véhicules, etc.
• Vérifier la correspondance des enregistrements comptables avec les documents justificatifs détenus par AVSF et / ou les partenaires menant les opérations.
• Vérifier les comptes de trésorerie et de tiers.
• Vérifier le respect des lois locales au niveau social et fiscal notamment (éligibilité des taxes, conformité des déclarations, etc.).
• Vérifier les procédures de passation de marché selon les normes d’AVSF et des bailleurs de fonds.
• Vérifier le respect de la procédure relative aux coûts partagés, les calculs et les imputations.
• Vérifier les recettes reçues localement.
• Vérifier les diligences concernant la lutte anti-blanchiment, la lutte contre le financement du terrorisme et la lutte contre la fraude et la corruption, ainsi que le respect des normes sociales et environnementales applicables localement et de la charte de déontologie et du code de conduite d’AVSF.
De plus, l’auditeur évaluera le dispositif de contrôle interne et s’assurera notamment : (1) de la bonne exécution des processus d’acquisition et des transactions financière et (2) de la sauvegarde des actifs du projet, et de leur utilisation aux bonnes fins d’exécution du projet.
Enfin, l’auditeur doit faire les vérifications prévues dans la liste de vérification de l’audit financier selon le format demandé par l’AFD (voir annexe des présents termes de référence).
5. Déroulement de la mission d’audit
1) Réunion de préparation
Une réunion de préparation sera organisée au préalable de la mission d’audit et aura pour buts :
• Permettre à l’auditeur de prendre connaissance du fonctionnement d’AVSF, du système de contrôle interne, et d’identifier les points de contrôles spécifiques, les faiblesses et les facteurs de risque,
• Permettre à AVSF de comprendre la méthodologie de l’auditeur et la documentation attendue, ainsi que les modalités de transmission et de partage de ces informations,
• Etablir un calendrier d’intervention réaliste permettant de garantir la remise du rapport définitif d’audit au plus tard le 28 février de l’année qui suit l’exercice audité.
2) Mission d’audit
Pour des raisons de contraintes de calendrier suite à la révision des comptes et des rapports par le siège et dans le souci du respect des délais impartis à l’auditeur, il est recommandé de mener l’audit en deux phases :
• Une première phase portera sur le contrôle des pièces, des déclarations sociales et fiscales et des inventaires, sur les circularisations des fournisseurs et des bénéficiaires, la visite des activités, etc. Cette phase doit être réalisée le plus tôt possible.
• Une deuxième phase portera sur le contrôle des listes des dépenses et des recettes locales, une fois que le siège a validé les affectations analytiques de la comptabilité.
3) Réunion de restitution
Les conclusions de l’audit seront présentées au Coordinateur national et au Responsable administratif et financier.
6. Rapport d’audit et lettre de management
L’auditeur remet dans un premier temps un rapport d’audit provisoire (au plus tard fin février) puis définitif (au plus mi-mars) accompagné de la liste sur Excel des dépenses auditées après avoir laissé un temps suffisant de réponse par l’équipe d’AVSF dans le pays et au siège (phase contradictoire), conformément aux dates prévues dans la lettre de mission ou dans le contrat signé avec l’auditeur. Outre les procédures classiques d’audit, l’auditeur doit se prononcer sur les points suivants :
• Circularisation des fournisseurs,
• Circularisation des bénéficiaires finaux ,
• Inventaires et vérification physique des biens, équipements et fournitures, selon état fourni,
• Procédures de passation des marchés,
• Distributions et stocks,
• Carnets de bord des véhicules,
• Respect des obligations sociales et fiscales,
• Coûts partagés,
• Lutte anti-blanchissement, contre la fraude et la corruption et respect des normes sociales et environnementales,
• Code conduite d’AVSF (les salariés ont tous signé le code de conduite, l’affiche est présente dans les locaux d’AVSF, des partenaires et des lieux visités par les bénéficiaires, le numéro de téléphone du/de la coordinateur/trice y est indiqué, les contrats avec les partenaires, les fournisseurs et les prestataires font référence au respect des normes éthiques).
L’auditeur précisera le montant audité par rubrique budgétaire et complètera un tableau avec les éléments suivants :
Postes budgétaires Dépenses déclarées (montant) Montant audité Taux de couverture Montant inéligible Taux Montant inéligible
"…"
…
Total
De plus, la liste de vérification de l’audit financier de la convention de partenariat pluriannuel signée avec l’AFD pour les années 2023 à 2026 (voir annexe des présents termes de référence) devra être complétée annuellement par l’auditeur et fournie en annexe de son rapport.
L’auditeur rédigera une lettre de management reprenant les conclusions de l’audit et formulant les principales recommandations. Ces recommandations doivent être SMART (Spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporelles).

1. Profil de la firme d’audit
En souscrivant à ces TDR, l’auditeur confirme qu’il remplit au moins l’une des conditions suivantes :
• Le cabinet est membre d’une organisation nationale d’expert-comptables, qui est, elle-même, membre de l’International Federation of Accountants (IFAC).
• Le cabinet est membre d’une organisation nationale d’expert-comptables. Bien que l’organisation ne soit pas membre de l’IFAC, l’auditeur s’engage à exécuter le présent mandat conformément aux normes de l’IFAC et à la déontologie exposée dans les présents TdR.
• Le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un pays tiers, et ce registre applique les principes de supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (cette option s’applique aux auditeurs et cabinets d’audit
Compétence du Cabinet d’audit
• Avoir aux moins dix (10) ans d’expérience dans la réalisation de mandat d’audit en Haïti
• Avoir aux moins cinq ans d’expérience dans la réalisation de mandat d’audit institutionnelle des organisations non gouvernementales
• Être légalement constitué en Haïti, et en règle avec le fisc à la date de soumission de l’offre technique.
• Avoir des experts hautement qualifiés et expérimentée en audit.
• Faire ses preuves dans la réalisation d’audit de qualité
Présentation de l’offre du consultant
• La Firme d’audit devra adresser une proposition technique contenant :
a) Une proposition méthodologique pour la réalisation de cette mission ;
b) Un détail sur le profil et les compétences du cabinet dans le domaine concerné ;
c) Un CV détaillé de la (ou des) personnes qui sera (seront) proposée(s) pour l’intervention ;
d) les documents légaux (Patente, quitus), preuves justifiant être membre d’une organisation nationale d’expert-comptables, qui est, elle-même, membre de l’International Federation of Accountants (IFAC)
• Une offre financière pour la réalisation de la mission incluant la décomposition des honoraires et charges
• Critères d’évaluation des offres techniques
Les critères suivants seront évalués selon le nombre maximal de points indiqués :
a) Compétence de la firme
• Compétence générale de la firme 20 points
• Niveau d’étude et d’expérience de l’équipe proposée 15 points
• Expérience dans la réalisation d’audit institutionnelle 20 points

b) Méthodologie proposée
• Compréhension du mandat 10 points
• Plan de travail et plan de rédaction du rapport d’audit 15 points
• Calendrier et moyen matériels pour la réalisation de la mission 15 points



Chaque évaluateur procède à évaluation individuelle suivant la grille d’évaluation établie en la circonstance, on fait la compilation des notes suivant le tableau des notes et on fait la moyenne arithmétique

On fera l’analyse financière que pour les soumissionnaires ayant une note technique égale ou supérieure à 70
Note financière
Le soumissionnaire le moins disant a 100% des note, la note financière des autres soumissionnaires est ainsi calculée :
Offre financière le moins disant/offre financière du soumissionnaire en question *100
Evaluation pondéré
Note technique *70%
Note financière *30%
Note globale= note technique+ note financière

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

r.derius@avsf.org