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Organisation Haïtienne de Maketing Social pour la Santé (PSI-Haïti)

Directeur PMU
- Date postée : 9 Jan 2018
- Date limite : 23 Jan 2018
- Compagnie : OHMaSS (PSI-Haïti)
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Titre du Poste Directeur PMU
Domaine Santé et Professions médicales
Specialite Management et Gestion des services de santé
Date de publication du poste 9 Jan 2018
Date limite de réception de dossier 23 Jan 2018
Compagnie Organisation Haïtienne de Maketing Social pour la Santé (PSI-Haïti)
Pays Haiti
Ville
Zone Péguy-Ville (Zone Eglise Divine Miséricorde)
Durée Indeterminée
Introduction
Qui sommes-nous ?

Nous sommes l’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé (mieux connu sous le nom de « OHMaSS »), une organisation à but non lucratif qui œuvre dans le domaine de la santé publique. Depuis plus de 30 ans, nous visons à faciliter la vie des Haïtiennes et des Haïtiens en développant le marché pour des produits et des services de santé abordables (par exemple, les contraceptifs hormonaux, les préservatifs, les produits de traitement de l’eau à domicile, etc.), particulièrement les jeunes et en utilisant des approches et des techniques empruntées du secteur privé. Les marques des produits et services que nous développons répondant aux normes de qualité les plus strictes de l’Organisation Mondiale de la Santé et du Ministère de la Santé et de la Population (MSPP). Parce que nous avons à cœur la santé de la population haïtienne, nous gérons aussi d’importants projets de santé en appui au MSPP et avec des partenaires variés (bailleurs, organisations gouvernementales et organisations de la société civile). C’est à ce titre que nous sommes le récipiendaire principal des subventions du Fonds Mondial contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme pour la période 2018-2020. Grâce à notre affiliation à l’organisation internationale Population Services International (« PSI ») nous faisons partie d’un réseau qui s’étend à travers plus de 60 pays. À ce titre, nous bénéficions donc d’une expertise variée dans les domaines du VIH/SIDA, de la Tuberculose, du paludisme, de la Santé Sexuelle et Reproductive, la Santé maternelle et infantile et l’assainissement.

Notre équipe compte aujourd’hui une petite centaine de femmes et d’hommes dédiés à la cause de notre organisation. Notre siège social est situé à Péguy-Ville et offre un environnement de travail suscitant l’innovation et la collaboration entre les départements. À OHMaSS, la routine n’existe pas. Les défis sont constants et nombreux.

Objectif du poste

OHMaSS désire recruter pour emploi immédiat un Directeur de Gestion de l’Unité de gestion des subventions du Fonds Mondial- (Global Funds Portfolio Management Unit-PMU). Il aura pour rôle et responsabilités la supervision de tous les aspects de la mise en œuvre des subventions du Fonds Mondial en s'assurant que l’institution et les sous-bénéficiaires soient en pleine conformité avec les réglementations, exigences et politiques du Fonds Mondial en ce qui concerne l’exécution programmatique, le contrôle des fonds et le suivi des activités et des données y relatives. Il s'agira notamment de mettre en place des systèmes et processus adéquats, des contrôles et des outils pour le suivi optimal et le renforcement continu des capacités des partenaires en intégrant les meilleures pratiques et leçons tirées des expériences antérieures.

Le Directeur du PMU gèrera une équipe d’une trentaine de personnes répartis à travers 4 départements : Programmes (VIH/TB/Paludisme), Supply Chain Management, Monitoring & Évaluation et Renforcement des capacités. À ce titre, le Directeur du PMU devra veiller à développer des systèmes de travail intégrés permettant de maximiser les efforts et la productivité de chaque ressource dans son unité. Dans son rôle, le Directeur du PMU devra non seulement s’assurer d’atteindre les objectifs quantitatifs du projet (indicateurs) mais aussi et surtout, s’assurer de le faire de manière qualitative avec les meilleures pratiques techniques possibles, compte-tenu du contexte haïtien. C’est dans ce contexte que le renforcement des capacités s’inscrit.
En collaboration avec le Coordonnateur du renforcement des capacités, le Directeur PMU devra donc coordonner le développement, la mise en œuvre et l’évaluation des activités de renforcement des capacités pour démontrer leur impact sur l’amélioration administrative, financière et programmatique des activités menées par le PR (Principal Récipiendaire) et les SR (Sous- Récipiendaires).
La production de données de qualité étant au cœur de la gestion des programmes du Fonds Mondial, le Directeur du PMU devra s’assurer que le département M&E développe les systèmes de collecte, d’analyse et de validation des données pour informer les plans de performance et permettre une prise de décision fiable en matière de quantification et d’approvisionnement. Les données n’étant pas limitées aux aspects opérationnels, le Directeur du PMU devra également collaborer étroitement avec le Directeur des finances pour analyser les données programmatiques en relation avec les données financières.
Le Directeur du PMU devra également collaborer avec le Directeur de la gestion du Supply Chain pour s’assurer de la bonne gestion de l’approvisionnement, du stockage et de la distribution des médicaments et intrants de laboratoire dans le cadre de chacune des subventions.
Finalement, le Directeur du PMU sera le point focal avec toutes les parties prenantes dans la gestion et le suivi des subventions telles que : le CCM, l’Agent Local du Fonds Mondial, les Sous-Récipiendaires et les partenaires techniques (PEPFAR, WFP, Banque Mondiale, etc.) Le Directeur du PMU collaborera avec l’Unité PMU du Fonds Mondial de PSI et l’équipe régionale de soutien de PSI à Washington pour satisfaire toutes les exigences de rapportage du Fonds Mondial. À ce titre, il agira comme principal point de contact avec l’équipe du Fonds Mondial à Genève et assurera le suivi de toutes leurs requêtes et coordonnera leurs visites.
Fonctions
Gestion des Subventions
• Assurer la mise en œuvre de la subvention conformément aux exigences reprises dans les documents clés qui sont le Cadre de Performance, le Budget, le Plan des Achats et Approvisionnements et le Plan de Suivi et Évaluation ;
• Maitriser les budgets des subventions et contribuer à leur suivi financier en assistant le Directeur Financier avec les analyses des variances des dépenses ;
• Coordonner avec les responsables des programmes, le directeur financier, les sous-récipiendaires (SR) et PSI/Washington pour assurer le suivi mensuel de l’exécution budgétaire et programmatique par domaine d’intervention et par intervenant (PR et SR). Veillez en particulier à l’application des règles du Fonds Mondial et des clauses contractuelles entre PSI et les SR en matière de flux financiers ;
• Gérer l’Assurance Qualité des activités programmatiques ;
• Développer les processus nécessaires pour la collecte, validation et vérification des données collectées auprès des SR ;
• Préparer les PUDR, particulièrement les parties programmatique, la gestion de la subvention et la gestion des achats et approvisionnements.
• Assurer la soumission des rapports dans les délais imposés par le Fonds Mondial et servir de point focal avec le LFA pour la revue des PUDR et autres rapports à soumettre ;
• Assurer la clôture des subventions antérieures, la négociation des subventions à venir et le démarrage des subventions en cours.

Gestion des Achats, Approvisionnements et du circuit logistique
• Collaborer avec le directeur de la gestion du Supply Chain pour assurer la quantification des intrants, l’approvisionnement régulier en coordination avec le mécanisme du PPM et suivant les normes du Fonds mondial, la distribution, la soumission des données et des rapports, et l’assurance qualité à tous les niveaux de la chaine logistique ;
• Coordonner avec l’équipe de Supply Chain le développement de systèmes automatisés pour la génération des différents rapports de suivi et de gestion des ARV, autres traitements pour les infections opportunités et les produits de laboratoire ;
• Coordonner avec le Directeur des Opérations pour maintenir un contrôle la gestion des espaces et des conditions d’entreposage des produits et intrants de laboratoire.

Suivi et évaluation
• Développer et mettre en place les systèmes de collecte, d’analyse, de validation et de rapportage des indicateurs des activités des subventions ;
• Analyser et partager ces données avec les partenaires techniques incluant, mais non limité à PEPFAR, CDC, CHAI, etc.;
• Contribuer au développement de tableaux de bord de gestion informés par les données collectées ;
• Contribuer à optimiser les visites de supervision routinières ;
• Assurer le suivi des actions qui résultent des visites de supervision et des On-Site-Data-Vérification (OSDVs) qui seront menés aussi bien par l’institution que par le LFA ;
• S’assurer que ce suivi soit fait selon les échéances indiquées.

Renforcement des Capacités
• Valider les plans de renforcement de capacités informés par les expériences programmatiques, les lettres de gestion du FM, les spot-checks du PR et du LFA et les trouvailles d’audit interne et externe ;
• Assurer la mise en œuvre et le suivi du plan annuel de renforcement des SR avec un accent particulier sur les entités étatiques ;
• Superviser les gestionnaires de programmes et leur donner un appui pour améliorer continuellement leur performance ;

Coordination et Partenariat
• En collaboration avec les Programmes, organiser des réunions régulières avec les SR afin de suivre de près les performances des SRs, actualiser les outils de suivi et rapportage des opérations programmatiques, administratives et financières ;
• Participer régulièrement à des réunions du bailleur et autres partenaires clés. En coordination avec la Direction Exécutive, assurer une liaison efficace avec l'Instance de coordination nationale (CCM), l’agent local de financement (LFA) et le Secrétariat du Fonds Mondial à Genève ;
• Contribuer à maintenir une relation optimale avec le Ministère de la Santé et ses différentes directions techniques pertinentes.
Qualifications Requises
Le Directeur PMU doit :
• Etre détenteur d’un Diplôme de Médecine avec une Maîtrise en Santé Publique ;
• Avoir un minimum de 7 ans d’expérience en gestion des programmes de santé dans les domaines du VIH, de la Tuberculose et du Paludisme ;
• Avoir un minimum de 5 ans en gestion d’équipes pluridisciplinaires ;
• Avoir une expérience minimale de 3 ans en coordination ou gestion de subvention du Fonds Mondial ;
• Disposer d’une excellente connaissance des outils et processus de travail du Fonds Mondial ;
• Disposer d’une excellente connaissance sur les mécanismes de coordination nationale des projets du Fonds Mondial et sur les processus d’évaluation et de contractualisation de sous-récipiendaires ;
• Avoir une expérience avérée en gestion du Supply Chain de produits de santé et intrants de laboratoire, en gestion du Suivi & Évaluation et en Gestion du Renforcement des Capacités et des systèmes de santé ;
• Disposer de compétences dans la négociation et le suivi de subventions ou projets avec le gouvernement Haïtien, les bailleurs et les partenaires ;
• Avoir d’excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles avec l’habilité d’interagir avec une variété de personnes de différents niveaux ;
• Avoir une forte expérience en planification des activités, préparation et suivi des budgets, élaboration des rapports et présentations, utilisant des notions approfondies en informatique (Microsoft Word, Excel, Outlook, Internet) ;
• Posséder une parfaite maîtrise du français et de l’anglais ;
• Etre Flexible et capable de travailler en équipe et sous pression ;
• Etre disponible dans l’immédiat.
Conditions de travail
• Poste à temps plein, basé à Port-au-Prince avec des déplacements dans les villes de province ;
• Prise de fonction au 1er février 2018 ;
• Contrat à durée indéterminé (CDI) ;
• Salaire compétitif.
Dossier de candidature doit avoir ...
• Lettre de motivation, Curriculum Vitae détaillé avec références professionnelles ;
• Copie des diplômes et copie de 2 pièces d’identité (NIF & CIN) ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (attestation de travail etc..).
• Un certificat de bonne Vie et Mœurs pourra être exigé aux candidats finalistes.

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