Sous la supervision de la Direction Exécutive, en étroite collaboration avec l’Administration et les Directions Technique et Programmatique, le titulaire du poste assume toutes les tâches administratives de la Direction Exécutive et seconde son personnel en lui offrant un appui administratif.
Fonctions
• Accueillir et diriger les visiteurs ;
• Répondre adéquatement et de façon autonome aux demandes de renseignement et régler les situations problématiques ;
• Répondre au téléphone, prendre les messages et les transmettre aux destinataires ;
• Organiser l’agenda du Directeur Exécutif et fixer ses rendez vous
• Coordonner les réunions du staff et du Conseil d’Administration ;
• Traiter, vérifier, consigner et distribuer les dossiers liés à la Direction Exécutive en s’assurant a tout moment de leur priorité, état et suivi ;
• Elaborer des calendriers d’exécution et tableaux de bord de la Direction pour tous les dossiers qui lui sont confiés ;
• Rédiger les memos, correspondances, rapports compte rendus et autres.
• Gérer la petite caisse ;
• Archivage
• Participer activement aux autres activités de l’Institution.
Qualifications Requises
Connaissances et habilités :
• Facilité d’analyse et de synthèse
• Raisonnement logique et capacité de déduction
• Bonne méthode de travail, sens de l’organisation et du suivi
• Sens des responsabilités et autonomie
• Discrétion et flexibilité
• Bonne capacité de communication
• Très bonne connaissance de la langue française écrite
• Très bonne connaissance de la langue anglaise écrite
• Connaissance du fonctionnement des organismes à but non lucratif.
Formation et expérience :
• Diplôme en Secrétariat et/ou Administration
• Trois à cinq ans d’expérience pertinente
• Expérience dans une Organisation Non Gouvernementale
• Bilinguisme (Français, Anglais)
• Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Access)
