Sous la supervision de l’Officier de Santé Communautaire, l’Archiviste Médical est responsable de l’accueil par excellence des patients fréquentant la clinique de santé communautaire de J/P HRO. Il/elle doit collecter, traiter et contrôler les informations des patients de la clinique et de gérer le fonctionnement quotidien des archives, classer avec précision les fichiers pour en faciliter le classement et l’archivage.

• Assurer l’accueil et l’orientation du patient
• Distribuer un numéro de passage à la consultation
• Enregistrer tout patient dans le cahier d’enregistrement (registre de visite) et sur la base de données (I-santé)
• Collecter, produire des données afin d’effectuer un classement approprié des dossiers et veiller à l’exactitude des informations collectées.
• Assurer le classement / déclassement des dossiers des patients selon l’ordre d’arrivée.
• Classer et numéroter les documents, faire quotidiennement la saisie de nouveaux documents en utilisant le logiciel informatique approprié.
• Travailler en étroite collaboration avec le caissier pour les exonérations conformément au protocole des exonérations.
• Veiller au respect strict de la confidentialité des informations notées dans le dossier.
• Avoir le sens de l’organisation pour bien planifier et organiser le classement des documents selon des méthodes précises
• Assure la disponibilité des dossiers médicaux, et acheminer les dossiers aux admissions et aux médecins et aux autres membres autorisés de la Clinique Communautaire.
• Compléter le dossier médical en examinant l'information; aviser le personnel des soins de santé des lacunes dans les dossiers;
• Maintenir la référence historique des dossiers en utilisant des systèmes de classification standard et approprié.
• Fournit des informations sur les dossiers médicaux en répondant aux questions et aux demandes des patients, du personnel autorisé de la clinique communautaire.
• Maintenir la confiance du patient et protège les opérations de la clinique en gardant l'information confidentielle; suivant les protocoles établies.
• Maintenir l'équipement opérationnel et conserver les ressources en utilisant l'équipement et les fournitures nécessaires pour accomplir les tâches.
• Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des tâches connexes au besoin.
• Assurer le tri et la mise en place des dossiers continuellement, Porter dans les archives tous les documents obligatoires.
• Contribuer à la préparation des différents rapports de la clinique communautaire
• Assurer la gestion et la valorisation des archives du centre de santé de l’organisation.
• Soumettre quotidiennement les rapports des patients reçus par service à l’Administration Médicale aux fins de conciliation avec le POS et le traitement des données pour le rapport de MSPP
• Assurer le devenir de tous les documents produits et ayant cessé d’être nécessaires au fonctionnement quotidien des services de la clinique
• Traiter et décrire les documents classés pour en faciliter l'accès et le repérage.
• Protéger les documents archivés de toute menace ou risque de détériorations, que ce soit des détériorations dues à des causes naturelles.
• Préserver les documents et appliquer des techniques de conservation pour les documents endommagés ou en état de détérioration.
• Participer aux réunions de staff (obligatoire).
• Toutes autres tâches connexes sollicitées par son superviseur ou par la coordination de la clinique communautaire

• Diplôme d’archiviste ou expérience en archives, préférablement dans le domaine médical
• Diplôme de fin d’études secondaires
• Français, créole (parlée et écrite) et Anglais souhaitable
• Sens de l’organisation et de la planification
• Connaissances des logiciels informatiques (Microsoft office)
• Connaissance dans la création et le maintien des bases de données

Pour postuler à ce poste s'il vous plaît soumettre votre curriculum vitae, lettre de motivation, y compris une copie des diplômes au Département des Ressources Humaines avant le 8 janvier 2018 à l’adresse suivante:, # 6, Route de Puits Blain, Pétion-Ville, Haïti ou par courriel à: “hrstaffing@jphro.org”.