Sous la direction et la supervision du directeur du projet, l’Assistant (e) Administratif (ve) aura pour principales tâches :

Principales responsabilités

1. Réception des visiteurs :
• Recevoir et orienter les visiteurs, visiteuses et invité-e-s du projet.
2. Communication :
• Vérifier tous les rendez-vous et présenter toutes les actions urgentes ou qui nécessitent des actions ;
• S’assurer d’imprimer ou de faire imprimer la correspondance ou documents reçus par le projet ;
• Gérer les communications téléphoniques externes ;
• Placer les appels et donner le suivi aux communications demandées par le directeur et la gestionnaire ;
• Monter et collaborer à maintenir à jour le bottin téléphonique du projet.
3. Gestion documentaire :
• Élaborer et effectuer la mise à jour du système de classement papier et électronique selon les orientations du directeur et de la gestionnaire ;
• Recevoir, envoyer et classer la documentation du directeur, de la gestionnaire et du projet dans son ensemble ;
• Effectuer la gestion des documents qui entrent et qui sortent des classeurs ;
• Maintenir les archives électroniques du projet.
4. Coordination interne :
• Participer aux réunions lorsque demandé par le directeur et/ou la gestionnaire ;
• Préparer et distribuer les ordres du jour les documents nécessaires à la tenue des réunions ;
• Rédiger et distribuer aux participant-e-s le compte rendu des réunions ;
• Organiser de manière adéquate la logistique des réunions ;
• Établir et maintenir à jour la liste des actions prioritaires ou à suivre par le directeur et la gestionnaire ;
• Effectuer les suivis nécessaires demandé par le directeur et la gestionnaire ;
• Participer aux réunions de coordination du projet.
5. Logistique et Voyage :
• Suivre la logistique des activités du projet ;
• Assurer la coordination et le planning des véhicules et des chauffeurs ;
• Gérer et suivre en collaboration avec la gestionnaire les missions internationales arrivant en Haïti. Hôtel, accueil et installations des consultants internationaux ;
• Suivre en collaboration avec la gestionnaire les déplacements terrain du personnel local du projet. Demande de per diem, planification logistique, hébergement, etc.
6. Autres tâches connexes :
• Assurer la gestion de la petite caisse ;
• Apporter un appui au gestionnaire IT et approvisionnement dans le processus d’acquisition des biens et services (appels et identification des fournisseurs, collecte des pro-forma, relance des fournisseurs, suivi auprès des transitaires) ;
• Effectuer et réaliser toutes autres tâches connexes dans l’exercice de ses fonctions.

• Certificat en secrétariat et/ou administration ;
• Avoir au moins 7 ans d’expérience en secrétariat et administration ;
• Avoir une connaissance du fonctionnement des projets d’aide internationale ;
• Maitriser les logiciels de Microsoft Office et en particulier Word, Excel et Power Point ;
• Posséder de bonnes aptitudes à la communication écrites et verbales ;
• Maîtrise parlée et écrite du français et du créole.

Passer un examen word et excel en reproduisant un texte imprime

Salaire brut prévisionnel : 1 800$US par mois
Reussir le test Word et Excel. A reproduire un modèle test Word et Excel a fournir lors de l'entrevue

CV et lettre de motivation (pas nécessaire d'ajouter copies de diplômes)