La Fondation Prodev recherche un Officier de logistique pour son bureau du Sud

Responsabilités principales
L’Officier de Logistique est responsable du bon fonctionnement des locaux, des équipements et des véhicules de l’institution. Il/elle initie le processus d’acquisition des biens et des services pour lui permettre d’atteindre cet objectif. Il/elle fait le suivi des obligations légales et contractuelles de l’institution tels que les loyers, l’immatriculation et l’assurance des véhicules, tout en s’assurant du respect des délais prévus pour le renouvellement de ces documents. Il/elle supervise le gardien et les chauffeurs et fait la coordination avec la compagnie privée qui assure la sécurité du bureau et du matériel de l’institution. Il/elle assure la gestion des stocks de programme ou d’urgence de leur réception, à leur destination finale en passant par leur entreposage. Il/elle suit de près le déroulement des activités en rapport avec la logistique (gestion de stock, gestion des véhicules, gestion du carburant, analyse les informations, détecte les anomalies ou problèmes et propose des solutions.
Il/elle coordonne avec les officiers de logistiques d’autres institutions du système de protection civile.
Responsabilités spécifiques
A-Gestion des véhicules
• Organiser les voyages sur le terrain suivant les autorisations de voyage reçues et la disponibilité des véhicules. Signaler à l’avance toute indisponibilité de véhicule à l’administration pour les suites nécessaires. Maintenir un tableau à jour sur la localisation de chacun des véhicules de l’institution dans son bureau.
• Vérifier les véhicules loués avec la compagnie de location à leur réception et à leur remise, y compris le niveau de carburant
• S’assurer que les véhicules sont en bon état de fonctionnement par un entretien et nettoyage réguliers et la réparation rapide des pannes.
• S’assurer que les vignettes, cartes d’immatriculation et assurance des véhicules sont à jour et initier le processus de leur renouvellement au moins 15 jours ouvrables avant leur expiration.
• Coordonner avec la Logistique/Administration du bureau central pour assurer l’entretien régulier des véhicules de l’institution en respectant les dates ou « mileages » prévus ou recommandés pour les prochains services.
• S’assurer que les véhicules ont la quantité de carburant nécessaires pour les différents trajets prévus et que les réservoirs soient au moins à moitié remplis en tout temps.
• Vérifier régulièrement les véhicules pour s’assurer qu’aucune intervention ou changement ne soit arrivé sur le véhicule à l’insu de l’institution et dresser un rapport écrit pour tout changement constaté.
• Maintenir un dossier pour chaque véhicule ou doivent être versés les copies de tous les documents concernant ce véhicule.
• Faire le suivi avec les garages privés pour la réparation et l’entretien des véhicules. Vérifier les véhicules avec les responsables à leur entrée et à leur sortie du garage.
• S’assurer que la consommation de carburant pour chaque véhicule est dans les limites normales, signaler et rechercher la cause de toute consommation excessive de carburant.
• Faire le suivi de tous les accidents avec la Police et l’OAVCT tout en s’assurant que le chauffeur dresse un rapport sur tout incident ou accident.
• Analyser le carnet de bord des véhicules pour préparer un rapport hebdomadaire qui résume pour chaque véhicule le nombre de kilomètres miles parcouru, la quantité de carburant consommé, le niveau de carburant, les différentes courses réalisées.
• Superviser les chauffeurs et s’assurer qu’ils sont en état physique émotionnel et légal pour piloter les véhicules de l’institution. Présenter et discuter la politique de gestion des véhicules avec eux. Signaler toute préoccupation a son superviseur. Assurer leur formation sur les règlements et procédures de l’institution concernant le pilotage des véhicules et sur la conduite préventive.
• S’assurer que les règles ou les directives de sécurité sont suivis par tous les occupants des véhicules
B-Fonctionnement du bureau :
• Assurer que l’électricité et l’eau sont disponibles dans tout le bureau, signaler et ou faire réparer tout problème rencontré sur les circuits d’eau et d’électricité du bâtiment.
• S’assurer de la sécurité du bâtiment et prendre toute mesure nécessaire pour prévenir des dégâts lors des intempéries
• Assurer la gestion de la génératrice du bureau, son approvisionnement en carburant, son entretien régulier et le remplissage du carnet de bord pour documenter son utilisation. Analyser l’information sur le carnet de bord pour détecter toute anomalie et proposer des solutions
• S’assurer de l’entretien de l’inverter et des batteries.
• Assurer que les ventilateurs fixes et portables fonctionnent bien. S’assurer que les locaux sont adéquatement éclairés le jour et la nuit.
• Veiller à la sécurité et à la sureté des personnes et des biens au bureau. Coordonner avec la compagnie de sécurité pour la présence d’un agent de sécurité armé de 7 heures du soir à 7 heures du matin.
• Réaliser l’inventaire mensuel de tous les biens du bureau, recueillir les signatures de ceux qui ont le matériel de l’institution à leur disposition et s’assurer de l’étiquetage de tous les matériels et équipements du bureau
• Assister la direction dans le plan de disposition des actifs conformément avec la règle des bailleurs et de PRODEV.


C-Gestion de stock
• Assurer la réception, l’entreposage et la distribution en toute sécurité du matériel de programme ou du matériel d’urgence en prenant soin de les vérifier et de contresigner les documents de support. (bon de réception pour les entrées, cartes de stock, bon de distribution pour les sorties) (etc)
D-Achats
• Conduire le processus d’achat des biens et des services et s’assurer qu’il est en conformité avec les procédures de PRODEV et des bailleurs. Initier la réquisition pour tous les achats en rapport avec l’entretien, la réparation et le bon fonctionnement en général des véhicules et des locaux de l’institution et recueillir des pro forma après approbation de la réquisition et sur demande de l’administration

Licence en administration, gestion des affaires, comptabilité
Expérience de trois dans un poste similaire ou le/la candidat/e peut démontrer avoir acquis les capacités suivantes :
• Maitrise de tous les aspects de la gestion de flotte des véhicules et du personnel impliqué dans la conduite et la réparation des véhicules.
• Acquisition des biens et des services selon les normes en vigueur dans les institutions et les règlements de bailleurs
• Gestion de stock
• Travail sous pression et esprit d’équipe
• Maitrise des logiciels bureautiques Microsoft.
• Connaissance en mécanique
• Sa maitrise du français et du créole parlé et écrit et la compréhension de l’anglais écrit.

• 1 CV détaillé
• Une lettre de motivation datée et signée
• Une lettre de motivation
• Une copie des attestations de travail
• Une copie des diplômes (Les originaux sont à présenter le jour de l’entretien)