Concern Worldwide est une ONG internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l'élimination de l'extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées. Concern a un Code de Conduite pour ses employés et une Politique de Protection des Participants aux Programmes pour assurer le maximum de protection aux participants aux programmes contre toute exploitation.

Ce poste consiste à participer au renforcement de l’opération logistique en renforçant les capacités opérationnelles des officiers tout en assurant que les procédures sont respectées au niveau opérationnel. Il vérifie au quotidien la conformité des dossiers logistiques en produisant des avis soumis à l’appréciation de la Directrice Systèmes. Un rapport analytique sur l’état des opérations en rapport avec la conformité est produit tous les mois et validé par la Directrice Système. Toutes les décisions y compris le choix des fournisseurs et l’approvisionnement sont à la charge de la Directrice Systèmes qui ne peut pas les déléguer sans accord préalable de son superviseur. Le/La Gestionnaire de la Logistique et de la Conformité gère l’équipe de la Logistique et les opérations logistiques au quotidien. il établit un arbre à problème et défini des solutions qui seront soumis à l’approbation de la Directrice Systèmes.

1. Gestion du l’équipe Logistique

• Assurer la planification hebdomadaire de la logistique et la soumettre à l’approbation préalable du DS. Il (elle) en assure le suivi et informe la DS du niveau d’exécution et des difficultés rencontrées au quotidien ;
• Créer un plan de formation individuel et en assurer le suivi hebdomadaire. Assurer le suivi du parc de véhicules : planification hebdomadaire des mouvements, suivi des coûts, gestion administrative (assurance, taxe de circulation, contrôle technique) ;
• Faire une évaluation de système logistique en pratique contre le bon respect des politiques. Identifier les faiblesses de la politique pour les volets suivants – Transport, Approvisionnement, Entreposage, Gestion des Actifs, Archivage des documents Logistiques principalement pour tous les bases de Concern Haiti ;
• Faire l’évaluation des performances pour le staff Logistique ;
• Faire le suivi des times skeet du personnel Logistique ;
• Faire le suivi des congés du personnel Logistique ;
• En collaboration avec la Directrice des Systèmes, gérer et réviser le budget du transport pour PAP.

2. Gestion du Transport
• Traduire la Politique de Transport et ses Annexes ;
• Superviser les planifications mensuelles et hebdomadaires des déplacements et des chauffeurs ;
• Assurer que l’officier de transport a mis un système de stock de pièces de rechange en place pour tous les véhicules en Haiti et prend en compte le niveau ou qualité de mécanicien disponible ;
• S’assurer que les stocks de pièces détachées des véhicules sont gérés et contrôlés conformément à la politique de Concern ;
• Assurer que la Politique de Transport est bien suivie par tous les utilisateurs et qu’il y a des formations faites pour les utilisateurs afin de renforcer leurs rôles et responsabilités.
• Assurer un suivi régulier du carburant de la flotte selon les directives existantes ;
• S’assurer que l’officier de transport a un système d’archivage organisé en place pour chaque véhicule, génératrice, moto et bateau incluant les différents travaux et maintenances accomplis (dossier d’identité du véhicule)
• S’assurer que les règles de sécurité soient respectées par les chauffeurs et par les usagers ;
• S’assurer de l’état de propreté des véhicules (entretien hebdomadaire) ;
• S’assurer que le volet de transport marche dans une manière responsive et avec efficacité.

3. Gestion des équipements

• Assurer la mise en œuvre et le respect des procédures de Concern en termes de gestion des équipements ;
• En coopération avec l’officier IT, s’assure que le registre des équipements, tant du bureau central de PAP, que des bases extérieurs et des résidences ;
• S’assurer que tous les équipements soient bien numérotés et enregistrés dans le registre des équipements ;
• Assurer le suivi de l’état physique des équipements et de leur maintenance ;
• Avec le support du département finance faire un inventaire des actifs/assets chaque mois ;
• Apporter un soutien technique aux bases dans la gestion des équipements ;
• Assister la DS dans le plan de disposition des actifs conformément avec la règle des bailleurs et de Concern WW.

4. Gestion d’approvisionnement

• Assurer que le processus des Appels D’offre et autres processus similaires sont en conformité avec la politique de Concern et les bailleurs de Concern Haiti ;
• Assurer que les documents sont remplis conformément au principe de la Dérogation D’autorité. (DOA)
• Assister les programmes dans la conception des plans d’approvisionnement (PP) et que la logistique ait une bonne compréhension des besoins du programme ;
• S’assurer que les dossiers respectent les différents niveaux de vérification comme spécifié dans la politique avant d ‘ être soumis à la DS pour approbation et soumission a la finance ;
• Réviser la liste de fournisseurs utilisés couramment par Concern et avec la DS renouveler cette liste pour assurer sa mise à jour.

5. Gestion d’entreposage

• Assurer que le système d’arrangement et de gestion des entrepôts de Concern Haiti est en conformité avec la politique d’entreposage
• Assister la DS dans la gestion des donations de stock obsolète des projets finalisés en conformité avec le plan de disposition de concern incluant celui des donateurs ;
• Assurer que les Stock Balance Ajustement Forms sont bien remplis et archiver au niveau des entrepôts.

4. Rapportage

• Compiler et analyser les rapports soumis par les officiers, suivant les programmes
- Fuel Voucher Réconciliation Report
- Monthly Transport Report compile (y compris les motos, les génératrices, les pompe d’eau –tous qui consomme carburant régulièrement)
- Monthly Stock Report
- Weekly Stockage Report
- 6 monthly 100% Inventaire – Juin et Décembre
- Fiche de Stock de mouvement de Carburant
- SRT hebdomadaire vérifier et distribuer
- Plans des achats (PP) mis à jour chaque mois
- Fixed Asset Register (FAR) vérifie et contrôler avec finance
• Faire une analyse de tous les rapports, faire des recommandations d’action pour les améliorer (incluant un test de consommation des stocks physiques ou liquides) et soumis à DS pour approuver les correctifs éventuels.



5. Autres Tâches

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et pourra être modifiée à la demande de son superviseur en fonction des impératifs de service.

Le poste d’un employé (m/f) pourra être changé, modifié à tout moment et l’employé(e) a pour devoir de faire preuve d’enthousiasme, de dynamisme et de performance au mieux de sa capacité dans l’exécution des nouvelles tâches qui lui sont confiées.

1. Profil
• Bac + 2 en logistique ou équivalent
• Expérience professionnelle d’au moins trois ans en logistique - au moins 1 an dans chaque volet de Transport, Achats et Entreposage
• Expérience d’au moins deux ans au sein d’une ONG souhaite
• Expérience dans la formation logistique souhaite

2. Connaissances
• Bonne connaissance et expérience de la Logistique Humanitaire Internationale
• Bonne connaissance en mécanique automobile
• Bonne Maitrises dans la formation du staff
• Bonne maîtrise de Microsoft Office Professional
• Bonne connaissance du français (à l’oral et à l’écrit)
• Bonne connaissance de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)

3. Compétences
• Excellentes qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Capacité à travailler sous pression
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Grande capacité d’organisation du travail

Le poste est basé à Port au Prince avec déplacements ponctuels sur les zones d’intervention.

Lettre de motivation, CV, copies de diplômes et certificats' Lettre de références