Oxfam est l’organisation globale pour le développement qui mobilise le pouvoir des personnes contre les inégalités et qui a le pouvoir de changer des vies. Nous sommes une organisation activiste qui lutte contre l’injustice, la pauvreté et les inégalités et qui travaille sur les causes des problèmes.
Présente en Haïti depuis plus de trente ans avec un renforcement après le tremblement de terre du 12 janvier 2010, l’Organisation Internationale Oxfam met en œuvre des actions sur le terrain.
NOUS CHANGEONS DES VIES QUI CHANGENT DES VIES. Voudrais-tu faire partie de la chaîne du changement?
Dans le cadre du renforcement de la structure (Support et Administration) de la base d’Oxfam Anse rouge, Nous cherchons un officier Logistique et Administration responsable d’appuyer la coordination de la base pour le bon fonctionnement logistique et adminitrative afin de faciliter le déroulement de tous les activites des projets de la base, tout en respectant les procédures d’OXFAM et ceux des bailleurs. Il joue également un rôle important dans la gestion de la sécurité en fournissant les moyens nécessaires et en appuyant la coordination dans la définition et l’application des règles et principes.

Salaire brut annuel et avantages sociaux Selon grilles et conditions salariales d’Oxfam.
Valeur interne du poste D1
Type de contrat National
Responsable Hiérarchique Field MANAGE
Personnel Subordonné à ce Poste Assistant Logistique, Chauffeurs
Implantation Anse Rouge
Responsabilité budgétaire Non

1. OBJECTIF DE L’EQUIPE
Apporter aux programmes, le support opérationnel propre à la fonction et nécessaire de manière efficace et efficiente, en assurant la qualité des services, procédures et systèmes et apportant un soutien adéquate en temps et en heure afin de contribuer à atteindre les objectifs stratégiques d´Oxfam dans le pays.

2. OBJECTIF DU POSTE
 Participer à l’évaluation, la préparation et la planification des activités.
 Doter les projets des moyens nécessaires pour le bon développement des activités. Garantir le bon usage et la maintenance des équipements.
 Gestion quotidienne de la sécurité au niveau de la base de Nouakchott.
 Participer à l’élaboration des budgets au niveau de la capitale et au niveau de la mission s´il y a demande.
 Suivi budgétaire pour tout ce qui touche à la logistique/base de Anse Rouge
 Gestion du personnel national logistique qui dépend de lui : embauche, supervision, aide, évaluation, formation, rédaction et actualisation des profils de poste
 Comptabilité : gérer l’argent en espèces pour les achats, les travaux de construction et les services, les différents contrats, etc.
 Gestion administrative de la structure du bureau & Guest House

3. PRINCIPALES RESPONSABILITES ET OBLIGATIONS DE RENDRE COMPTE
En suivant les orientations définies par la Coordination, il met en place les activités logistiques au niveau de la capitale en appui aux autres bases et projets.
Avec l´appui du coordinateur Logistique et en coordination avec les différentes équipes, Il gère les nécessités logistiques des projets (équipements, matériels, consommables, structures, etc.).
Il garantit que toutes les normes de la Logistique sont suivies par le personnel national de la capitale afin de détecter toute déviation ou tout problème, et pouvoir réagir le plus rapidement possible.

3.1 GESTION DE L'APPROVISIONNEMENT, DES ACHATS ET DES STOCKS
 Réquisitions :
Participer à l´élaboration et suivi des plans d´approvisionnement
Réceptionner et organiser les réquisitions : achats locaux, internationaux ....) en fonctions des priorités opérationnelles définies par le Coordinateur Logistique.
S´assurer que les tableaux de suivi de réquisitions, contrats et que la base de données fournisseurs sont mis à jour de manière quotidienne/hebdomadaire par l´assistant logistique.

 Achats :
Lancer des études de marché régulières pour les consommables et en fonction des plans d´approvisionnement et autres planification.
Superviser l´assistant Logistique pour que les biens et services achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats d´Oxfam.
S´assurer que tous les achats soient effectués en fonction des standards de qualité et des procédures d´achat d´Oxfam.
Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement Oxfam (Bon de commande, reçus, etc...)
S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement (scan sous Box)

 Contrats
Rédige les contrats de travaux et services complexes
Supervise le bon archivage des contrats cadres et des réquisitions en fonction des normes établies par le coordinateur Logistique.

 Douanes:
Assurer le respect des lois et procédures douanières applicable dans le pays
Faire une évaluation des différents transitaires et valider au moins 1 par mode de transport.
Suivre l'évolution des cargaisons et des commandes internationales


3.2 GESTION DU PARC AUTOMOBILE
 En collaboration avec le Coordinateur logistique, assurer la bonne implémentation de la politique générale d´utilisation des véhicules.
 S´assurer que tous les véhicules utilisés par OXFAM respectent la législation nationale en vigueur (Carte grise, assurance, visite technique, etc.)
 S´assurer de la planification optimisée et sécurisée des mouvements la base.
 Assurer une allocation des véhicules justifiée
 S´assurer de la planification des maintenances et services des véhicules OXFAM et des véhicules de location.
 Assurer la bonne utilisation ; le bon fonctionnement et la sureté des véhicules de la base
 Assurer une bonne gestion des stocks de pièces de rechange.
 Compiler et suivre les consommations de carburant dans la base de données Terra Mar pour tous les véhicules (OXFAM et location) au sein de la base.
 En collaboration avec le Coordinateur logistique, mise à jour mensuelle du système de gestion de véhicules (Terramar) : Carburant, maintenance, données véhicules, chauffeurs, coûts..
 Assurer le planning de chauffeur et leur gestion d`équipe, incluant teste et briefings réguliers
 Assurer le briefing des chauffeurs des véhicules de location sur les procédures logistiques OXFAM.


3.3 GESTION DES ACTIFS ET EQUIPEMENTS
 Assurer la correcte installation et la maintenance des équipements.
 Garantir que les règles d’utilisation, de maintenance et de fonctionnement des équipements et actifs sont suivies
 Actualiser l’inventaire des actifs en temps réel à chaque mouvement/changement de statut.
 Faire un inventaire physique des actifs et équipements de la base au minimum 1 fois par an.


3.4 GESTION DES INFRASTRUCTURES
 Garantir que les normes de sécurité relatives aux structures sont suivies (bureaux, maisons d´habitation, etc.) et en assurer le bon état et la maintenance
 Superviser les travaux de construction/réhabilitation s’il y en a


3.5 GESTION ADMINITRATIVE DU BUREAU ET GUEST HOUSE
 Avec le responsable de RH (l’Officier Finance / RH), actualise les informations relatives aux absences, heures supplémentaires, jours fériés et congés spéciaux dans la base de données pour le payroll
 Préparer les informations nécessaires pour la réalisation des badges d’identification des employés
 Assurer la gestion et la rédaction de tous les contrats de la base tel que contrat de Bureau, Guest Hous, partenaire consultation et autre.
 Préparer la réquisition pour le renouvellement des stocks de fourniture de bureau, matériels d’entretiens et tous autres éléments pour le bon fonctionnement du bureau et Guest Hous (café, sucre)
 Assurer une bonne organisation du bureau sur le plan administratif (propreté etc.), organisation des réunions de staff ou des partenaires, organisation des événements sociaux –culturels pour le staff.
 Assurer a ce que les structures bureau et GH reponde au standard de sureté et securité
 Veiller avec le responsable RH au respect du code de conduite et de toutes les procédures RH dans la transparence et l’éthique.

3.6 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
 Briefing à tous les nouveaux arrivant sur la base , en ce qui concerne les mesures de sécurité, les mouvements et les moyens de communication
 Effectuer un Briefing Logistique et approvisionnement adapté pour tout nouvel employé sur la base
 Pour le personnel sous sa responsabilité directe :
- Participer à la sélection, embaucher le personnel logistique en ayant une attention particulière, sur le genre ainsi que l´équilibre ethniques et les tensions potentielles au sein de l´équipe.
- Superviser, coacher, évaluer du personnel sous sa responsabilité
- Apporter un appui, un soutien et une supervision constamment ainsi que des formations ad-hoc et/ou continues
- Effectuer et/ou réviser/mettre à jour les profils de poste des assistants logistiques sur la base
- Planifier les vacances de son équipe / avec son équipe (chauffeurs)
 S´assurer que tout le personnel logistique (employés OXFAM ou en sous-traitance) ait des conditions de travail respectant la législation nationale, un planning de travail définit à l´avance et des temps de repos raisonnables.
 Assurer le back up du Coordinateur Logistique
 Assurer la cohésion de l'équipe logistique



Pourra être amené à réaliser toute autre tâche demandée par son supérieur hiérarchique et en accord avec ses capacités.

5. CRITERES NECESSAIRES
 Avoir au moins 3 années d’expériences professionnelles à des postes de responsabilité dans la logistique.
 Expérience pertinente dans des zones rurales de difficile accès d`Haïti ;
 Expérience dans les projets financés par Union Européenne ;
 être capable de diriger et coordonner une équipe, avoir une bonne capacité d’analyse et de planification bien développée, et faire preuve d’efficacité opérationnelle, managériale et de leadership moderne.
 Expérience de travail avec des ONG local ou international.
 Avoir la capacité de gérer les conflits a différents niveaux
 Etre flexible et avoir une bonne aptitude collaborative ouverte et transparente avec les membres de l’équipe du programme et d’autres du staff de la base et la Capital.
 Avoir une bonne capacité de communication : orale et écrite, en français et créole;
 Avoir de bonnes relations interpersonnelles principalement avec le staff de support.
 Avoir de bonne capacité de rédaction conceptuelle et pratique ;
 La connaissance du Français et Créole est obligatoire. L’Espagnol et/ou l’Anglais sont un atout pour le poste.

 Informatique : connaissances au niveau usager, bonne connaissance d’Excel.
 Bonnes connaissances dans au moins deux des domaines suivants : électricité / systèmes de communication HF – VHF – satellite / Mécanique de véhicules 4x4 / Supply



6. CRITERES SOUHAITABLES :
 Avoir des connaissances sur la vision d’Oxfam en Haiti ainsi que ses objectifs.
 Diplôme universitaire en comptabilité, gestion, économie et autres disciplines connexes avec une spécialisation en logistique.
 Avoir des connaissances approfondies en informatique, principalement les logiciels Word, Excel et d’autres logiciels.

 Expérience en logistique avec des organisations humanitaires internationales, avec Oxfam étant un atout.
 Spécialisé dans l´un ou l´autre des domaines comme la mécanique, électricité, Supply,
 énergie, informatique, logistique humanitaire, eau, construction, etc
 Expérience en Approvisionnement dans le secteur de l’aide humanitaire
 Expérience basique en gestion de la sécurité
 Expérience pratique dans le travail avec les radios HF et VHF, SAT phone.
 Informatique : Bonne maitrise du Pack Office et connaissance approfondie d'Excel.
 Capable de travailler dans des situations de stress et de conditions de vie difficiles
 Faire preuve de bon sens, esprit d’initiative et d’analyse
 Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles


7. COMPETENCES :
 Travail en équipe
 Capacité à résoudre les problèmes
 Autonomie / Initiative
 Organisation et capacité pour fixer les priorités et planifier
 Capacité pour déléguer et flexibilité
 Capacité d’adaptation
 Multi fonctionnel
 Rigueur
 Capacité pour travailler sous stress
 Très résolutif car il devra travailler avec peu de moyens

Comportement liés aux compétences
Compétences Description
Esprit de
Décision Nous faisons preuve d’aisance dans la prise de décisions transparentes et l’adaptation de modes
de décision au contexte ainsi qu’aux besoins.
Humilité Nous plaçons le « nous » avant le « je » en plus de mettre l’accent sur le pouvoir du collectif, de
subvenir aux besoins de l’équipe et d’exploiter les forces de chaque individu. Nous ne nous préoccupons pas du pouvoir hiérarchique ; en outre, nous interagissons avec d’autres personnes à tous les niveaux de l’organisation, nous leur faisons confiance et nous accordons de l’importance à leurs connaissances ainsi qu’à leurs compétences.
Construction
de relations Nous comprenons qu’il est important d’établir des relations au sein de l’organisation et en dehors.
Nous sommes à même d’interagir avec des parties prenantes traditionnelles ou non, par des moyens qui accroissent l’impact sur l’organisation.
Écoute Nous savons écouter, et percevoir les divergences entre les niveaux de pensée profonds et les postulats implicites. Les messages que nous envoyons à autrui sont clairs et tiennent compte de différentes préférences.
Redevabilité
Mutuelle Nous pouvons expliquer nos décisions et le fait que nous les avons prises en nous appuyant sur les
valeurs de notre organisation. Nous sommes prêt-e-s à répondre de nos actions et de notre comportement tout comme nous demandons systématiquement aux autres de rendre des comptes.
Agilité mentale,
complexité et ambigüité Nous examinons l’environnement, nous anticipons les changements, nous ne nous laissons pas
déstabiliser par un manque de précision et nous gérons un grand nombre d’éléments qui
interagissent en des façons diverses et imprévisibles.
Pensée
Systémique Nous percevons les problèmes comme faisant partie d’un système global et nous les appréhendons
dans le contexte de leur relation avec l’ensemble du système au lieu de réagir vis-à-vis d’un élément, d’un résultat ou d’un événement de façon isolée. Nous nous concentrons sur les liens de cause à effet cycliques plutôt que linéaires. En utilisant systématiquement la pensée systémique, nous sommes au fait des conséquences fortuites des décisions et actions organisationnelles, et nous les gérons correctement.
Reflexion et
analyse stratégiques Nous jaugeons la situation, mettant en balance les risques et l’impératif d’agir. Nous prenons des
décisions en phase avec les stratégies et valeurs organisationnelles.

4. DISPOSITIONS RELATIVES A OXFAM :
 Il ne peut être utilisé de véhicules ou tout autre matériel/équipement Oxfam pour des fins personnelles
 Il ne peut être utilisé de matériel d’identification Oxfam pour des fins personnelles
 Il n’est pas permis, pour des raisons de sécurité, d’émettre des opinions politiques durant les heures de travail
 Le personnel Oxfam doit à tout moment suivre et respecter les règles de sécurité Oxfam en vigueur dans le Pays.

Un CV une lettre de motivation et une copie de diplôme

La date limite de réception des candidatures est le 18 aout 2017.
Oxfam contactera les candidats présélectionnés après la date de clôture et se réserve le droit de modifier cette date, si cela est jugé nécessaire. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Oxfam Intermón souscrit au principe de l'équité, de la diversité et de l’inclusion.