IFES exécute en ce moment un projet d’Assistance Technique financé par l'USAID en Haïti qui fait la promotion d’un processus électoral crédible, participative et inclusif. A travers ce projet, IFES cherche, entre autre, à travailler sur la Réforme Électorale.

Le/La Coordinateur(trice) d’Administration et Approvisionnement, sous la supervision de la Directrice Adjointe et travaillant étroitement avec le Spécialiste de Finance et d’Administration, assistera dans l’achat de biens et de services et avec d’autres tâches pour le Bureau d’IFES en Haïti.

Responsabilités :

• Fournir un soutien administratif au Spécialiste de Finance et d’Administration.
• Développer les contrats un système de suivi pour les Consultants N
• Aider l’élaboration et la collecte de documents justificatifs pour les rapports financiers.
• Obtenir les quotations de prix pour les biens et services conformément aux politiques et procédures d’IFES.
• Coordonner le processus d’approvisionnement au niveau local, incluant l’évaluation de cotations de prix, l’analyse des offres et la sélection de fournisseurs conformément aux politiques et procédures d’IFES.
• Préparer la documentation des bons de commande et contrats de service pour leur exécution en Haïti, ou pour soumission au siège d’IFES à Washington DC.
• Coordonner avec le Spécialiste de Finance et d’Administration en matière de la tenue de la documentation d’approvisionnement.
• Maintenir un registre des Bons de Commande et des Contrats de Service pour suivre les livrables du projet, dates de clôture et des Limites de dépenses.
• Appuyer l’équipe dans l'accomplissement de certaines tâches de logistique pour soutenir les Consultants et les évènements du projet, incluant des conférences, ateliers et séminaires, déjeuners et d’autres réunions.
• Numériser, photocopier, faxer, envoyer et déposer des documents.
• Maintenir l’inventaire du bureau.
• Développer et maintenir un système de classement pour les documents du bureau.
• Développer un système de suivi pour le congé de maladie et périodes de vacances des employés.
• Agir comme connexion entre IFES et les bénéficiaires de subventions.
• Exécuter d'autres tâches telles qu'attribuées.

• Diplôme(e) en Gestion ou Comptabilité ou dans un domaine connexe, avec au moins trois (3) ans d’expérience.

• Très bonne connaissance de la Comptabilité et de Gestion de Projets.

• Connaissance des procédures d’approvisionnement d’USAID. Expériences avec de projets financées par USAID.

• Très bonne connaissance de Microsoft Word et Excel.

• De l’expérience avec des ONGs Internationales.

• Maîtrise de l’Anglais.

• Capacité d’apprendre dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide, à suivre des indications et d’être méticuleux(se) et bien organisé(e).

• Capacité à travailler efficacement en équipe, de même que de manière indépendante.

Un Curriculum Vitae ainsi qu’une Lettre de motivation

Le salaire pour ce poste est fixé en fonction de l'expérience et de l'historique de salaire. EEO/V/D/M/F