Active dans 50 pays en développement en Afrique, Asie et dans les Amériques, Plan International vise à atteindre le plus d’enfants possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, grâce à des programmes de haute qualité offrant des avantages à long terme par l’augmentation des revenus, des partenariats avec d’autres organisations et un fonctionnement efficace.

Plan International-Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale.

Objectif du Poste

Assurer la coordination et la supervision de tous les aspects administratifs des bureaux de l’Unité de Programme en mettant en œuvre les stratégies et politiques et processus qui facilitent l'optimisation des ressources, la fourniture en temps opportun des biens et des services.

Responsabilités typiques:

• Mettre en place un processus de gestion efficace et efficiente de l’Administration.
• Assurer la supervision du personnel.
• Fournir des réponses rapides en temps opportun aux différents problèmes et plaintes.
• Elaborer un réseau de communication ouverte avec les vendeurs, fournisseurs, entrepreneurs et consultants pour l'achat, la supervision des travaux techniques et les processus d'appel d'offres répondant aux exigences du Manuel d’Opération (MO) au moment opportun.
• Supporter activement l’Unité de Programme dans le déroulement du parrainage et dans la mise en œuvre des programmes.

1. Achats de biens et de services
• Réaliser et coordonner les activités d’achats pour l’Unité de Programme de manière efficace, efficiente et transparente tout en respectant les procédures de Plan International;
• Jouer un rôle important dans l’identification, l’évaluation des fournisseurs et le suivi de l’évolution des marchés;
• Apporter un appui technique et opérationnel au niveau de l’Administration de l’Unité de Programme;
• Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au suivi des opérations de réception, de stockage et de transfert soient bien établis et archivés;
• S’assurer que les fournisseurs de services de Plan soient bien informés des procédures internes de l’organisation;
• S’assurer du suivi des paiements de fournisseurs dans le meilleur délai tout en respectant les procédures établies;
• Maintenir une relation de travail très professionnelle avec les autres départements concernés par le processus d’achat dans l’Unité de Programme.

2. Gestion de la flotte de véhicule
• Faire en sorte que le parc de véhicule est bien géré;
• Mettre en place des outils pour faciliter les mouvements du staff sans difficulté.

3. Gestion de stock et du carburant/Immobilisation
• Maintenir une coordination rapprochée avec le responsable de stock pour une bonne organisation du stock, la sécurité du stock, la sortie des matériels/produits avariés ou en mauvais état et des inventaires à temps;
• Supporter la commission d’inventaire dans le processus d’inventaire et de destruction et suivre ses recommandations dans son plan d’action au cours de l’année.

4. Gestion des petites caisses, de la cafeteria et des voyages Locaux
• Gérer de façon professionnelle les petites caisses et la cafeteria du bureau;
• Assurer la gestion de déplacements du staff national (réservations d’avions et hôtels) et en faire un rapport régulier;
• Gérer les relations avec les hôtels pour le staff.
• Assurer le paiement des hôtels et lignes aériennes dans les délais.

5. Rédiger tous les contrats et les correspondances pour les différentes sections de la programmation et l’administration
• Transmettre les contrats rédigés auprès des différents secteurs et partenaire externes après vérification et approbation du superviseur et assurer de placer les copies dans les dossiers;
• Suivre des contrats de service avec les autres secteurs et les employés sous votre supervision.

6. Services généraux/Services publics
• S’assurer du suivi à temps pour l’Entretien des bâtiments et des équipements du Guest House et des bureaux de Plan International Haïti (climatiseurs, inverter, batterie, génératrice, plomberie) ;
• Vérifier les factures et faire le suivi pour la sortie des bordereaux tous les mois ;
• S’assurer que les factures des services publics soient payées à temps et de façon continue.

7. Supervision du personnel
• Gestion de leur performance ;
• Assurer le coaching, la supervision et le développement de rapports directs.

6 Support aux activités des Projets /Autres
• Supporter les activités de programmes et coordonner toutes les activités quotidiennes ;
• Superviser et faciliter les conférences/ateliers/visites ;
• Être disponible à participer dans les activités de réponse à l’urgence au sein de l’organisation ;
• Assurer que le bureau soit fonctionnel et agréable et encadrer l’équipe qui se trouve sur sa supervision de façon attentive, professionnelle.

•
Connaissances, compétences et comportements requis pour réaliser les objectifs du poste :
Diplôme universitaire en Administration/Gestion ou équivalent ;
• Bonne Connaissance des procédures administratives ;
• Trois (3) années d’expériences dans un poste similaire ;
• Deux (2) années d’expérience minimum dans la supervision de staff ;
• Très bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
• Bonne capacité de rédaction et de communication en français, anglais et créole
• Connaissance de l’anglais et de l’espagnol souhaitable ;
• Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches ;
• Capacité de travailler en équipe et gérer des subordonnés (es);
• Relation interpersonnelle efficiente ;
• Pouvoir travailler en équipe et sous pression ;
• Être proactif et avoir le sens de rigueur dans ses taches ;
• Être engagé dans le travail de développement communautaire ;
• Sens de l’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision.

Votre dossier de candidature doit avoir : lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.