FONCTIONS ET RESPONSABILITES
Sous la supervision directe du Représentant de la FAO (FAOR) et en étroite collaboration avec les membres de l’équipe du programme de la FAO en Haiti, la (le) secrétaire du Représentant agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont elle ou il fait l'objet est axée sur la qualité du travail effectué. Elle /Il devra plus spécifiquement, s’acquitter des tâches suivantes:

Fonctions et résultats essentiels :

• Examiner et trier les demandes de rendez-vous avec le Représentant ; tenir à jour le calendrier du Représentant ; confirmer les horaires qui conviennent aux deux parties et organiser les rendez-vous ; accueillir les visiteurs ; filtrer et rediriger les appels téléphoniques ; répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique ;
• Coordonner les services d’appui de bureau lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements ; assister aux réunions, établir des comptes rendus, contrôler le suivi des activités ; prendre des dispositions afin d’assurer les services d’édition, de traduction, etc. de documents et de publications ;
• Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondances entrants ; suivre les actions en attente ; rédiger des réponses à des correspondances très variées et à d’autres communications exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ; accomplir les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style ;
• Rechercher, rassembler et organiser les contenus d’information contextuelle et les éléments de référence à partir de diverses sources afin d’élaborer des rapports, des notes d’information et des discours ; créer divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données ;
• Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement de l’unité de travail ; évaluer l’efficacité des méthodes administratives et formuler des recommandations visant à leur amélioration ; mettre à jour les sites Web du Bureau ;
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

CONDITIONS MINIMALES A REMPLIR
Les candidats doivent remplir les conditions suivantes:

• Etre de nationalité Haïtienne ;
• Diplôme d’Etudes Secondaires complétées par une formation en Secrétariat de direction, administration ou discipline connexe;
• Minimum Quatre ans d'expérience significatives dans le d’appui administratif et de gestion;
• Très bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels (MS Word, Excel, Outlook, Internet etc) et du matériel bureautique ;
• Connaissance courante (niveau C) de français, de l’anglais, de l’Espagnol et du créole ;


Compétences :
• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques
• Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives.
• Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.

Ce poste est ouvert aux candidats des deux sexes. Les candidatures de femmes possédant les qualifications requises sont encouragées.

PSA/SB3

Les candidats intéressés sont invités à fournir :
- Une lettre de motivation et un curriculum vitae ;
- Une copie certifiée conforme du diplôme