Assister le Manager Logistique et Sécurité dans la gestion, l’organisation, le suivi et le reporting des opérations logistiques humanitaires (achats et approvisionnement, transport, ICT, sécurité etc.).

1.1 Description et objectif généraux du poste
• Responsable de l’organisation des achats et d’approvisionnement, de transport, de la sécurité et du parc informatique.
• Garantir la bonne gestion organisationnelle et opérationnelle du parc et s’assurer de la disponibilité des véhicules.
• Assure la gestion du transport de personnes et des biens, l’organisation des mouvements, l’allocation des véhicules, la gestion administrative du parc automobile.
• Sera appuyé et supervisé par le Manager Logistique & Sécurité mais doit être capable d’anticiper le résultat des activités et faire preuve d’initiative pour réaliser ses objectifs.

1.2 Logistique générale
Achats et approvisionnement :
• Sur la supervision du Manager Logistique & Sécurité, organiser et exécuter dans le respect des procédures de l'organisation, les opérations d’achat et des approvisionnements.
• En coordination et avec l’input des équipes programme, finances, administration, logistique etc. appuyer le processus d’identification des besoins et l’élaboration du plan d’achats et d’approvisionnement annuel.
• Organiser les achats et approvisionnement selon les seuils et procédures de l’organisation et/ou recommandation des bailleurs de fonds (Single quote, procédures négocies concurrentielles, appel d’offre limité/locale/internationale etc.)
• Procéder à l’Identification et sélection de fournisseurs, la coordination et suivis des commandes, livraisons etc.; le suivi régulier avec les fournisseurs attitrés ; l’actualisation du tableur de suivi des achats et des fournisseurs.
• Effectuer la réconciliation et mise à jour du système de tracking des achats ; la rédaction et soumission de rapports de situation des achats et des approvisionnements (hebdomadaire /mensuelle/conditionnelle).
• Procéder à la constitution, le classement et l’archivage des dossiers des achats (achats, commandes, livraisons etc.) de préférence par bailleurs et/ou par projets.

Transport et Maintenance des bases
• Assurer le respect des procédures de gestions de flotte en conformité au manuel de référence.
• Appuyer à la mise en place et au respect des procédures de transport de l’organisation
• Valider des fiches de suivi d’entretien des véhicules et engins ;
• Valider les mouvements de terrains en coordination avec les responsables programme et logistique & sécurité.
• Préparer les rapports de consommation des véhicules et engins.
• Appuyer dans la gestion des déplacements/allocation des véhicules, du suivi administratif (documentation, renouvellement assurances /Vignettes etc.)
• Toujours chercher l’approbation de votre superviseur pour vos déplacements et celles des chauffeurs.
• Valider le planning des mouvements des véhicules et solliciter l’autorisation du chef de département.
• Garantir la disponibilité et l’allocation journalière des véhicules.
• Vérifier les registres tenus par les chauffeurs du bureau pour s'assurer de leur conformité.
• Assurer de la gestion des chauffeurs (calendrier de Travail, congés, demandes de remplacement.
• Assumer quand nécessaire la conduite pour le transport des bien et des personnes autorisées à une vitesse adaptée aux conditions de route et de météo et en gardant à l’esprit la sécurité des passagers, les autres personnes sur la route, le chargement et l’état technique du véhicule. lacement – journaliers etc.)

ITC :
• Assurer le bon fonctionnement des systèmes informatiques en collaboration avec le IT Consultant.
• Appuyer à la mise en place et assurance de la bonne d’utilisation des équipements informatiques en accord avec les procédures de l’organisation.
• Appuyer et superviser le consultant informatique dans la gestion du parc informatique et des technologies de la communication.
• Soutenir à la coordination et supervision des opérations d’installation, de configuration & d’entretien du matériel informatique et les équipements afférents (imprimante, photocopieuse, scanner, appareil photo, GPS, serveur, routeur, disque dures externes etc.)
• Vérifier à la configuration et la gestion optimale des Serveurs, du point de partage (SharePoint) etc.
• Assurer de la bonne gestion du matériel de communication (téléphone, téléphone satellite, radio HF et VHF, BGAN etc.) et du Bussiness continuity Kit (Yellow box, comm’s and emergecy kit)
• Apporter l’assistance/support technique aux utilisateurs en absence du consultant IT.
• Appuyer à la Gestion et le suivi du compte et contrat de communication du bureau (Internet, compte satellite etc.)

Sécurité :
• Responsable de la sécurité du personnel voyageant dans le véhicule ainsi que du matériel transporté.
• Toujours informer votre superviseur de vos déplacements départs et arrivées.
• Informer immédiatement le référent sécu de tout accident/incident impliquant chauffeur et véhicule.
• Appuyer les chauffeurs dans l’accomplissement de leurs taches, donné de l’accompagnement aux nouveaux employés (chauffeur journalier); introduire et veiller à l’application des procédures de l’organisation.
• Veiller à la formation des chauffeurs sur la conduite et la maintenance de base.
• Assister le manager logistique à la mise en place et au respect du plan de sécurité de la mission surtout en ce qui a trait au mouvement des véhicules.
• Appuyer le manager logistique et sécurité dans la mise en place et assurance à la bonne application des normes minimales (SOP) dans la gestion de sécurité du personnel, des véhicules et des mouvements de terrain, des installations et équipement des bases, des visiteurs, des équipements des véhicules, des équipements de communications et de technologie etc.

Reportage
• Elaborer et soumettre à la coordination des rapports hebdomadaires/mensuels de situation logistiques, des achats, des biens de valeurs etc.
• Consolider et soumettre pour validation les rapports des officiers logistiques (suivi de maintenance des véhicules et engins, suivi de consommation, Stock, Informatique etc.)

1.5 Appui au personnel et accompagnement.
• Participer à l’identification des besoins en ressources humaines, l’élaboration des TOR, la présélection (screening des CV), a l’entrevue du personnel logistique au Guidage et à l’accompagnement des nouveaux employés (introduire et veiller à l’application des procédures de l’organisation
• Apporter le soutien technique au personnel logistique, programme etc. (bureau/terrain)
• Contribuer à la provision d’outils de gestion au personnel logistique
• Aider à la facilitation et suivi des demandes du personnel logistique/programmes etc. (bureau/terrain).
• Organiser des réunions (Hebdomadaire, mensuelles, conditionnelles) rédaction de rapport et suivi des actions prises et approuvées au niveau de la coordination.


1.6 Autres :
• Organiser toutes sollicitations logistiques pour la réalisation des activités opérationnelles de projets et de programme de l’équipe intégré.
• Contribuer au nécessaire aux efforts de réponse aux situations d’urgences du bureau conjoint (programmatique) et implémenter les opérations de réponses logistiques humanitaires.

Qualifications, formation, connaissances
• Diplôme universitaire, niveau licence de préférence.
• Formation générale en Gestion; administration, Génie Industriel, ou domaines connexes. .
• Formation spécifique Supply Chain Logistique du transport et des Approvisionnement etc.
• Grande connaisance de l’informatique, de la technologie de l'information commerciale et de mise en réseau et matériel informatique.
• Capacité managériale essentielle.
• Maitrise des Logiciels Bureautiques (pack Windows)
• Aptitudes démontrées dans la gestion du transport international (transport, incoterms, dédouanement etc.)
• Etre détenteur d’un permis de conduire automobile, camion et moto (Type A, B et C) ; bonne connaissance des règlements de la circulation en matière de conduite automobile
• Maitrise du français et du créole, capacités démontrée de communiquer en anglais (verbalement et par écrit).

Compétences et habiletés requises
• Maîtrise des procédures Logistiques et politiques de l’organisation
• Aptitude à planifier, prioriser, et organiser son propre travail ainsi que le travail des autres.Capacités à préparer des rapports et à maintenir un registre de taches effectuées)
• Capacités à travailler dans un milieu international et multiculturel
• Capacité d’adaptation, autonomie, sens de l’organisation, esprit d’initiative, manager, communicant, analyse, synthèse, rédaction.
• Sens de la diplomatie, sens de la confidentialité, bonne écoute, ouverture d’esprit, créativité, bonne communication.
• Etre honnête, responsable et flexible.

Expérience
• 3 années d’expérience solide dans la gestion de la logistique humanitaire (ONG, agence humanitaire etc.). 5 années d'expérience pratique dans la gestion, l’administration, la chaine logistique intégrée (Secteur privée et/ou publique). 5 annees d’experience dans la gestion de passation de marche. 3 annees d’experience dans la gestion de la securite. 2 annees d’experience dans la gestion du parc informatique et de la technologie commerciale.

Curriculum Vitae a jour, Lettre de Motivation, Copies Diplomes et/ou Certificats