CARE RECRUTE
En collaboration et appui au
Ministère des Affaires Sociales et du Travail (MAST)

L’assistante de Administrative au Secrétariat de la Table Sectorielle Protection Sociale appui au quotidien la planification, l’organisation et la communication du Secrétariat de la TSPS en mettant place des routines, systèmes et outils efficaces et innovants de soutien administratif. Elle assure la liaison fonctionnelle entre Secrétariat de la TSPS et l’équipe des opérations de CARE Haiti en vue d’assurer la qualité et de fonctionnement des services du secrétariat en conformité avec les planifications et procédures définies. Elle est directement supervisée, au jour-au-jour, par le Conseiller Technique de la TSPS et maintien se rapporte contractuellement à l’Officier Operations de CARE.

Sous la supervision du Conseiller Technique TSPS, les responsabilités de l'Assistance Administrative dans l’appui au fonctionnement du jour-au-jour du Secrétariat de la TSPS sont les suivantes:

A. Secrétariat

1. Tenir le calendrier (manuel et en ligne) et assurer la logique des réunions, évènements, et déplacements du secrétariat et de la TSPS.
2. Assurer la prise de notes des réunions essentielles ainsi que la maintenance et mise à jour des tableaux de bord (listes déroulantes) pour le suivi de l’avancement des plans d’actions du secrétariat et de la TSPS.
3. Rédiger des correspondances, prendre des rendez-vous, et assurer le classement et archivage des dossiers, documents, courriers du secrétariat et de la TSPS.
4. Assurer l’archivage et accessibilité des documents du secrétariat et de la TSPS.
5. Produire ou contribuer à la création de documents professionnels, compositions attractives liées à l’activité de la TSPS pour publication dans les médias.
6. Mettre un place un système de partage interne et externe d’information et de documentation assurant l’engagement continu des membres de la TSPS.
7. Organiser et assurer l’assistance technique au quotidien du conseiller technique: rendez-vous, appels téléphoniques, gestion des évènements et réunions en ligne, organisation de réunions virtuelle avec les structures décentralisées de la TSPS, au niveau départemental.




B. Operations/Administration

8. Tenir/gérer un stock de matériel de bureau de base essentiel au fonctionnement secrétariat de la TSPS.
9. Préparer et acheminer à temps a CARE Haiti les planifications des dépenses et requêtes d’appui administratif/financier selon les procédures définies.
10. Contrôler la validité des pièces justificatives des dépenses du secrétariat et TSPS selon les procédures définies.

IV. Autorité/Autonomie

L’Assistante Administrative est encadrée et supervisée (supérieur hiérarchique) par le/la Conseiller/e Technique au Secrétariat Table Sectorielle Protection Sociale au sein de l’Unité Etudes et Programmes du Ministère des Affaires Sociales et du Travail/MAST.

Elle reçoit l’assistance technique et managériale de la part de l’officier en charge des services de l’équipe de gestion de programme sis à CARE.

V. Contacts/Relations clés

Au MAST, l’Assistante Administrative aura une relation fonctionnelle avec le secrétariat de l’UEP ainsi que l’équipe administrative en charge de l’institutionnalisation de Kore Lavi. Au niveau de CARE/Kore Lavi, l’Assistante Administrative a un lien direct d’appui technique/gestion avec l’officier en charge des services de l’Equipe de Gestion de Kore Lavi.

1 Diplôme ou certificat en Secrétariat administratif ou administration ou équivalent.
2 Expérience d’au moins 2 ans assortie d’une maitrise des techniques administratives.
3 Maitrise des technologies Information et Communication (TIC) pour la communication et gestion de l’information: Word, Excel, internet; publipostage, Skype, Dropbox, Publisher, Mailing, Carnet d’adresse de messagerie, Media sociaux
4 Techniques d’animations et fonctionnalités multimédia (PowerPoint, Publisher, Photoshop…)
5 Bonne expression orale et écrite; la maitrise du français étant obligatoire.
6 Sens de priorités, organisation, gestion de temps, d’initiative, et observation, et de discrétion

Ce poste est basé au MAST/UEP à Port au Prince, avec des séjours aux bureau de CARE et des déplacements aux bureaux départementaux du MAST.

Merci de déposer votre CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat d’emploi au bureau CARE à l’adresse:92, rue Grégoire, Pétion-Ville,