Salaire annuel et prestations : Frange salariale entre 26,398 et 34,317 bruts annuels.
Assurance médicale pour l'employé et ses dépendants, assurance de vie, contribution à un plan d’évacuation médicale, fonds de développement et formation, fonds de soutien social, congés annuels, congé de compassion, congés maternel et paternel, congé de maladie.
Niveau interne du poste: D1
Type de contrat: à durée déterminée
Responsable hiérarchique: Programme Manager
Personnel subordonné: Assistant(e) Finance
Lieu d’affectation: Nord et Nord-est
Budget annuel: Aucune responsabilité budgétaire

Vers un Oxfam renforcé en faveur de l’autonomisation des populations victimes de l’inégalité
OBJECTIFS DE L’EQUIPE
Apporter un support opérationnel nécessaire en matière de gestion du développement et des ressources humaines, en apportant des solutions pour la résolution des conflits et en s’assurant que le personnel soit doté des ressources nécessaires, géré et encadré afin de délivrer une stratégie organisationnelle.
Fournir un service professionnel en finance en offrant une approche proactive basée sur la résolution des problèmes et veiller à ce que les exigences en matière d'affaires financières soient gérées de manière efficace pour fournir des résultats organisationnels, et pour soutenir la réalisation des résultats du programme.

OBJECTIFS DU POSTE
Garantir la réalisation des fonctions opérationnelles de RH nécessaires de manière efficace et efficiente afin de garantir la satisfaction des nécessités basiques de l’équipe.
Apporter son soutien au Comptable dans les opérations Financières et coordonner la gestion, le suivi et la rédaction de rapports sur le budget du programme en Haïti.

Ressources Humaines
- S’assurer que le personnel soit payé adéquatement en temps et en heure en préparant le calcul des revenus, incluant les personnes arrêtées.
- S’assurer que l’information pertinente sur le personnel soit disponible dans le système RH.
- Apporter son leadership pendant le processus de recrutement, de la publication des postes à l’élaboration des contrats (planifier et coordonner le calendrier de recrutement avec les managers (job profile, staff réquisition (incluant les codes budgétaires), dates d’entrevue, panélistes, questionnaire d’entrevue); Conseiller sur les termes d’embauche (type de contrat, salaire et avantage, etc.); Publier des avis de recrutement; Préparer les lettres d’acceptation ou de rejet des candidatures; Négocier et préparer les contrats; Expliquer le code de conduite et s’assurer de sa signature par l’employé; Assurer le suivi des examens médicaux préalables au recrutement; Assurer la signature des contrats).
- Apporter son soutien aux Ressources Humaines Business Partner dans l’intégration de la bonne gestion des performances au sein de l’équipe de leadership, ainsi que dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un processus de suivi et d’évaluation réguliers des performances organisationnelles et personnelles permettant l’identification et la gestion des lacunes.
- Rester informé des changements de circonstances organisationnelles et externes qui pourraient impacter l’équipe RH et l’organisation, et jouer un rôle proactif dans l’élaboration des solutions pour adresser ces changements et/ou dans l’intégration d’information pertinente dans les idées et approches d’OXFAM.
- Etablir un calendrier hebdomadaire pour la réception des réclamations au département de finances.
- Assurer le suivi des congés avec les responsables.
- Classement physique des dossiers des employées selon le standard Oxfam.
- Apporter son soutien dans la préparation du processus d’intégration ainsi que dans la planification d’événements sociaux et de festivités sur demande du bureau.
- S’assurer que toute la documentation des employés soit signée et classée.
- Assurer le suivi des documents pour la Direction Générale des Impôts (avertir de la date du renouvellement du quitus et prendre en charge la distribution des certificats de prélèvement d’Impôts aux employés en fin de période fiscale).
- Assurer le suivi des dossiers de l’Office Nationale d’Assurance Vieillesse (appuyer les employés dans la préparation de livrets et le suivi des formalités pour l’obtention de prêts).
- Contribuer de façon proactive à l’amélioration des procédures et processus RH afin d’arriver à des méthodes de travail simplifiées et efficaces.

Suivi institutionnel et légal
- Elaborer un calendrier de gestion de contrats (date début, date fin).
- Préparer les lettres de préavis dans le cadre de fermeture de projet.
- S’assurer que tout employé ait une description de poste claire, à jour, complète et rédigée selon les principes de l’OXFAM. Conseiller le superviseur au besoin.
- Coordonner avec la Responsable de Sécurité et Sureté sur les urgences sanitaires (épidémies) et autres thèmes spécifiques.
- Coordonner de concert avec votre superviseur, les enquêtes en cas de plaintes d’employés, notamment pour discrimination ou harcèlement, abus d’autorité, exploitation sexuelle.
- Participer à la collecte des données pour la révision annuelle salariale.
- Collecter les données et préparer les salaires mensuels et soumettre aux finances.
Finance
- Tenir un registre détaillé de toutes les transactions financières.
- Accomplir des tâches quotidiennes telles que l’enregistrement de toutes les transactions en argent
liquide, chèques ou virements bancaires, maintenir des livres de comptes, assurer le suivi des avances, rédiger un rapport sur les dépenses, conciliation des dépenses en argent et des relevés bancaires.
- Rédaction d’un rapport financier mensuel pour les responsables Finance et Système et pour le siège
- S’assurer que les activités financières et comptables soient menées en accord avec les politiques comptables.
- Assurer la révision et l’approbation des transactions financières des opérations de terrain dans la
région (reçus, transfert, avance en liquide, etc.).
- S’assurer que toutes les transactions financières sur le terrain respectent les procédures financières.
- Assurer la vérification des rapports comptables mensuels envoyés par les équipes du terrain.
- Assurer un cash-flow suffisant pour les opérations ainsi que la sécurité des ressources financières.
- Assurer la conciliation hebdomadaire de l’argent, faire rapport de tout excédent ou somme manquante, enquêter et informer le directeur-pays.
- Assurer la gestion de toutes les avances aux employés et partenaires, concilier les reçus et l’argent restant à la fin du mois.
- Identifier les opportunités financières et administratives d’amélioration et travailler à la mise en œuvre de ces améliorations.
- Etablir de bonnes relations de travail avec le personnel d’OXFAM, les fournisseurs et les parties prenantes externes ; garder le contact avec les institutions bancaires.
- Apporter son soutien à la partie administrative du processus de subvention pour le HRD, notamment
en archivant les demandes, en rédigeant des protocoles d’entente et en assurant le suivi.
- Préparer le rapport de suivi budgétaire pour les fonds affectés et non affectés du programme du
Nord et Nord-est et distribuer aux différentes responsables.
- Maintenir un système d’archivage efficace, s’assurer que tous les documents communs (finance et RH) soient correctement archivés afin d’y accéder facilement.
- Apporter son soutien au responsable d’Action Humanitaire dans la révision du budget et dans la
soumission des budgets aux bailleurs de fonds.
- S’assurer que les ressources financières et matérielles soient gérer en conformité avec les procédures financières d’OI.
- Apporter son soutien au personnel concernant les politiques et pratiques financières et autres thèmes connexes.

Support aux partenaires
- Réviser le module de formation sur les procédures financières d’Oxfam pour utilisation par les OCB / partenaires;
- Suivi et soutient des partenaires pour s’assurer de la bonne utilisation des fonds, selon les procédures en vigueur ;
- Soutenir l’assistant(e) Finance dans toutes ses taches financières auprès des partenaires ;
- Identifier les problèmes et les obstacles avec les partenaires et informer les responsables pour éviter tout blocage dans l’exécution des activités.

Autres
- Remplir toutes les autres fonctions déléguées par son supérieur hiérarchique ;
- Participer et contribuer à d’autres projets transversaux dans le pays et la région ou dans des institutions considérées pertinentes par le Directeur Pays ;
- S’engager avec l’objectif général et les politique d’OXFAM ainsi qu’avec la promotion des droits des
femmes et des intérêts des populations marginalisées.

Compétences techniques, expérience et connaissances essentielles
Essentielles
- Diplôme de licence en Finance ou disciplines apparentées ;
- Expérience d’au moins 5 ans en matière de gestion des ressources humaines et de gestion financière;
- Bonne connaissance de la législation sociale en Haïti;
- Expérience dans la création d’un environnement favorisant l’échange et l’apprentissage;
- Capacité à gérer des ressources et des délais avec un minimum de supervision.
- Maitrise du français et du créole écrit et parlé (la maitrise de l’anglais et de l’espagnol est un plus);
- Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des mémos et des rapports en fonction des modèles établis) en français;
- Maitrise de MS Office, et en particulier d’Excel;
- Engagement avec la protection des droits humains et notamment les droits des femmes et des personnes ou groupes marginalisés, et avec l’intégration de cet engagement comme fil directeur dans tous les aspects du travail de notre organisation.


Désirables
- Diplôme postuniversitaire pertinent en gestion des ressources humaines et en Finance, en gestion organisationnelle, en psychologie ou autres disciplines similaires (si appropriées au contexte local) ;
- Connaissance des tendances politiques, économiques et sociales en Haïti et bonne compréhension des problématiques principales humanitaires et de développement dans la région;
- Connaissance de l’anglais et/ou de l’espagnol ;
- Connaissance des exigences des bailleurs de fonds ;

Curriculum Vitae, Lettre de Motivation et Diplome.

ldesvignes@oxfam.org.uk