Le projet LOKAL+ (Limyè ak Òganizasyon pou Kolektivite yo Ale lwen) est un projet d’appui à la gouvernance locale financé par l’agence américaine pour le développement international (USAID) pour une période de cinq années (2013-2018). L’objectif principal du projet est de rendre les communes plus autonomes en facilitant l’augmentation des recettes fiscales et induisant, de ce fait, l’amélioration de l’offre des services publics destinés aux populations locales et le renforcement des structures et capacités de municipalités. Ce, à travers la mise en œuvre de projets municipaux dans le cadre du processus de décentralisation/déconcentration. A ce titre, LOKAL+ travaille directement avec tous les services de la Direction des Collectivités Territoriales (DCT), l’Office de Management et des Ressources Humaines (OMRH), la Direction Générale des Impôts (DGI), 9 communes cibles (Delmas, Carrefour, Kenscoff, Saint Marc, Cap Haïtien, Acul-du-Nord, Caracol, Limonade, et Ouanaminthe).

Plus précisément, LOKAL+ appuie l’amélioration des services publics (dans les communes cibles) par la réalisation de cinq objectifs interdépendants :

1. Renforcement de la capacité des autorités locales à fournir des services communaux ;
2. Augmentation durable des recettes locales ;
3. Amélioration de l’accès aux services déconcentrés et aux fonds du gouvernement central par les communes ;
4. Amélioration du cadre légal en faveur de la décentralisation et des services déconcentrés ;
5. Augmentation de la transparence, du contrôle et la responsabilité des collectivités locales et des prestataires de services déconcentrés.

L’exécution d’une part importante des activités devant concourir à l’atteinte de ces objectifs relève de sous-traitants ayant une expertise avérée dans leur domaine technique respectif. LOKAL+, dans la perspective du renforcement des capacités de ces sous-traitants a établi et priorisé, d’un commun accord avec leurs représentants, un ensemble d’interventions devant améliorer leur position à contracter leurs services directement avec les bailleurs en général et l’USAID en particulier.

Le cas précis de cette consultation concerne la révision de l’organigramme, la restructuration et l’amélioration de la communication interne d’une firme privée haïtienne évoluant, depuis 15 années environ dans les domaines de la formation et de l’assistance technique. Ses principaux clients se retrouvent dans les secteurs public et privé et sont des institutions tant nationales qu’internationales qu’elle tient à partir d’appels d’offres divers, notamment. Au fil des ans, cette entreprise s’est adaptée au marché tantôt en se spécialisant dans la gouvernance locale et le microcrédit, soit en fournissant des services spécialisés dans les domaines de la gouvernance locale et du microcrédit, soit en diversifiant ses activités par le recours à des consultants externes et à l’outsourcing. En 2016, LOKAL+ a soutenu cette firme sur l’élaboration de son plan stratégique. Il en résulte la nécessité d’entreprendre à court terme une action visant la révision profonde de la structure organisationnelle de la firme adaptée aux défis appréhendés et aux opportunités à saisir au regard de ses nouvelles orientation et des nouveaux marchés potentiels. Cette révision devra s’accompagner de l’amélioration de la communication interne permettant, notamment, de rendre l’équipe plus efficace et cohérente.

A cet effet, un organigramme doit être créé en vue de :
• Définir les lignes claires de communication (horizontale et verticale) et les responsabilités au sein d’une entreprise.
• Identifier sans ambiguïté la chaîne de commandement ;
• Établir les rôles et les implications des différents acteurs ou intervenants.

Cette intervention permettra à l’entreprise bénéficiaire non seulement d’aligner ses ressources humaines avec sa mission et ses objectifs, mais encore d’avoir une meilleure répartition du travail, éliminant ainsi les chevauchements et la duplication des tâches. Bref, une organisation bien rodée et renforcée en mesure d’assurer la planification opérationnelle et stratégique, et la mise en œuvre de l’expansion de ses activités.

Cette assistance technique fournie par LOKAL+ s’inscrit en ligne droite avec son objectif d’appuyer le développement institutionnel de ses partenaires. D’où l’impérieuse nécessité de recruter un consultant capable de mener cette mission de restructuration et d’amélioration de la communication interne d’une firme privée haïtienne sous-traitante.

Objectifs et activités de la mission de consultation
Le consultant retenu devra concevoir et développer une structure organisationnelle optimale pour les activités de la firme bénéficiaire et offrir un plan de communication interne capable d’améliorer sa performance.

Objectifs spécifiques :
• Consulter des documents stratégiques et opérationnels pertinents et déjà disponibles ;
• Rencontrer les personnes ressources de l’entreprise ;
• Aligner la mission, les objectifs de l’organisation et l’organigramme conçu ;
• Doter l’institution d’un organigramme conçu de manière optimale, accompagnée de descriptions des postes et fonctions ;
• Entreprendre un audit de communication interne et proposer un plan d’amélioration de cette communication au regard de l’organigramme et de l’amélioration continue de la qualité des services à offrir aux clients internes et externes.

Activités :
• Activités préparatoires
o Tenir des entretiens libres et semi-structurés avec les représentants de l’institution pour établir le profil, la structure opérationnelle actuelle et cerner les attentes individuelles et institutionnelles ;
o Effectuer une analyse des parties prenantes pour identifier les ressources en place ;
o Consulter les documents stratégiques et opérationnels disponibles.
• Planification pour le nouvel organigramme
o Identifier les déficiences de l’organisation actuelle, résultant de l’analyse des parties prenantes, notamment ;
o Permettre au bénéficiaire de contribuer à l’analyse des problèmes en rapport à la structure actuelle au regard des objectifs et activités, en ayant recours à des outils d’aide à la réflexion et à l’analyse ;
o Formuler les propositions relatives à une nouvelle structure organisationnelle (organigramme et profils de postes) pour résoudre les problèmes et répondre aux défis ;
o Encadrer le bénéficiaire sur la priorisation des objectifs et choix stratégiques pouvant influencer sa structure organisationnelle.
• La rédaction de l’organigramme
o Offrir un organigramme adapté et optimal ;
o Solliciter les commentaires et suggestions des bénéficiaires ;
o Finaliser l’organigramme au regard des commentaires fournis.
• L’audit de communication interne
o Tenir des entretiens libres et semi-structurés avec les représentants de l’institution pour expliquer le rôle et l’importance de la communication interne ;
o Établir, de façon participative les processus pour assurer une gestion efficace de la communication avec les personnes ressources concernées ;
o Décrire le contenu et les outils nécessaires à l’établissement d’une bonne communication interne ;
o Offrir un plan de communication ainsi que les principaux éléments du guide de l'employé devant permettre d’améliorer la communication interne.

Livrables :
Les livrables suivants seront soumis :
• Un calendrier détaillé d’intervention ;
• Une méthodologie détaillée, les outils de support ;
• L’organigramme finalisé de l’institution ;
• Un plan de communication interne et un guide de l’employé.

Profil du candidat :
• Diplôme d’études supérieures en Sciences sociales, Sciences de la Gestion, en Phycologie organisationnelle, en Développement des Ressources Humaines ;
• Justifier une expérience de trois ans au moins dans la réorganisation structurelle et le renforcement institutionnel ;
• Bonne capacité à formuler des recommandations pour l’amélioration de la performance stratégique et opérationnelle ;
• Bonne capacité d’analyse ;
• Expérience en formation ;
• Capacité à établir de bonnes relations de travail afin de faciliter l’atteinte des objectifs ;
• Excellentes capacités de communication (orale et écrite) ;
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé.

Supervision et Coordination
Le consultant sera supervisé par le Directeur Adjoint de projet. Il travaillera en coordination avec le bénéficiaire.

Niveau d’effort
Le niveau d’effort général de la consultation ne devra pas dépasser 20 jours.
Période de performance
La consultation générale débutera le 15 mai 2017 et se terminera (au plus tard) le 30 juin 2017.

CV, copies de diplômes et lettre de Motivation