L'Assistant logistique est une personne clé pour CRS PAP. L'assistant Logistique s'assure de la réception et le transfert des matériels pour CRS PAP vers Les Cayes et Jérémie, La gestion des stocks et la préparation des rapports à soumettre à l’Inventory and Logistic Officer mensuellement. L'assistant logistique enregistre les entrées et les sorties des matériels sur le nouveau système de gestion de stock (IHUTE). Assure la gestion des matériels d’urgence entreposés à PPC.


RESPONSABILITES :

A- Reception de materiel:

1) Recevoir les matériels accompagnés de facture, fiche de livraison (Si possible), la copie du bon de commande.

2) S’assurer que la fiche de réception, la fiche de sortie de matériels et les factures contiennent toutes les informations nécessaires telles que le numéro de série, la description, la quantité facturée et reçue, le coût d'acquisition et le numéro du projet source du donneur d'ordre des matériaux achetés,

3) Enregistrer toutes les entrées et les sorties de matériels sur IHUTE d'une manière à faciliter l'examen et la vérification.

4) Faire signer tout le personnel pour la liste de matériels reçus et également la liste des bénéficiaires dument signés (si possible).

5) Recevoir les matériaux importés et s’assurer qu’ils suivent les mêmes procédures d’entrées et de sortie sur IHUTE

6) S'assurer du suivi des GRNs et soumission d’une copie au département d’achat

7) Assurer le retour des matériels qui ne sont pas en conformités avec le PO et la demande

8) S'assurer de produire un rapport sur la réception et livraison des matériels sur une base mensuelle

9) Assurer le classement des dossiers


B- Responsabilités logistiques

• S'assurer que la livraison des marchandises et la compilation des reçus qui comprennent la date et la quantité des marchandises livrées sont enregistrées sur IHUTE.

• S'assurer de la réception des marchandises et la compilation des reçus qui comprennent la date et la quantité des marchandises reçues et enregistrées sur IHUTE.

• Assurer le suivi avec le responsable de PPC pour toutes transactions liées aux départements Admin et Urgence

• Maintenir une liste des ressources et assurer l'accomplissement des objectifs de la Compagnie des Transports.

• S'assurer que les documents requis pour le transfert de tous les matériels PAP/ CAYES sont dument remplis via IHUTE

• S'assurer qu'une demande formelle est reçue pour faciliter la livraison et la réception de matériel.

• Coordonner avec Les Cayes, le transport des matériaux dans et hors de l'entrepôt avec la documentation appropriée

• S'assurer que toutes les pertes sont documentées dans les rapports sur les sinistres et résumées dans un rapport mensuel qui est transmis au chef de l'administration.

• Assurez-vous que tous les rapports générés sur IHUTE contiennent des documents et fournissez la documentation à l'appui de tous les rapports à soumettre.

• Compiler quotidiennement les documents justificatifs des rapports de normes et s'assurer que leurs soumissions sont faites à temps.

• Compiler le rapport mensuel des différents stocks du PAP pour soumission au Responsable de la Logistique.

• Travailler avec les agents des entrepôts et le responsable de logistique pour s'assurer que tout est bien documenté.

• Collaborer avec l'unité de vérification interne pour répondre à toutes les exigences et recommandations en matière de vérification et les remplir.

C- Support

1) Aider le personnel administratif sur demande


Compétences

• Etre capable de fonctionner efficacement sous pression et à réussir dans des conditions difficiles. La créativité et la flexibilité sont primordiales
• Avoir des capacités analytiques et créatives de résolution de problèmes
• Apte à démontrer, à hiérarchiser, gérer plusieurs tâches, déléguer des responsabilités et assurer le suivi
• Bonne Compétences en planification et en organisation.

Qualifications :

• Diplôme dans une école de commerce.
• Minimum 2 ans dans un poste similaire ou administration
• Connaissances informatiques - Excellente compétence en Excel, l'Access est obligatoire.
• Etre capable de bien travailler sous pression, apte à travailler de façon autonome, ainsi qu'en équipe
• Solides compétences organisationnelles, attention aux détails, capacité à respecter les délais.
• Maîtrise du français parlé, écrit et du créole ; Anglais est un atout et un plus
• L'expérience en ONG ou organisation internationale est préférable.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie diplômes,) avec la mention du poste « Logistic Assistant »

Les procédures de sélection et de recrutement de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables.