L’Assistante Exécutive est la principale responsable du bureau du Directeur Général. Elle doit fournir un support logistique et la coordination du bureau ; elle assure l'installation des systèmes appropriés et des outils pour la bonne marche de la direction. Spécifiquement, elle est responsable d’apporter de l'aide à la Direction Générale ; elle fait la gestion du bureau et coordonne les rencontres et les événements.
Fonctions
1. Fournir son assistance professionnelle, son expérience complète et assure une organisation efficace des activités de la Direction Générale.
2. Faire la gestion méticuleuse de l’agenda (réunions, rencontres, rendez-vous) de la Direction Générale. Savoir prioriser les urgences ; donner ses suggestions quand c’est nécessaire.
3. Avoir la capacité de gérer les conflits
4. Administrer la correspondance, gérer les appels entrants et prendre les messages téléphoniques, gérer les courriers électroniques et les correspondances en les acheminant au directeur Général. Traiter tous les appels et les visiteurs avec cordialité
5. Etre le point de contact entre les cadres, les employés et les clients externes.
6. Gérer l’agenda de voyage du Directeur Général
7. Prendre des notes précises lors des réunions et rédiger les procès verbaux.
8. Faire des recherches sur les avantages qu’offrent les fournisseurs.
9. Développer et effectuer un système de classement efficace des documents de la direction
Qualifications Requises
• Diplôme de Secrétariat d’une école reconnue ou autres disciplines connexes
• Au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire.
• Bonne capacité de communication orale en français et en anglais (l’espagnol est un atout)
• Bonne connaissance de MS Office
Dossier de candidature doit avoir ...
CV, lettre de motivation, 2 lettres de références professionnelles, copies des diplômes et certificats obtenus.
