Responsabilité principale
Assister le Directeur Régional du bureau de Jeremie dans le cadre du fonctionnement du bureau dans la gestion logistique conformément aux procédures en vigueur. Ce poste exige une bonne élocution, excellente capacité de travail, une bonne capacité de rédaction et d’organisation.
Responsabilités
Logistique
• Assurer la coordination des déplacements avec l’équipe de Fleet et la gestion des demandes de réservation de véhicules
• Servir d’intermédiaire entre les utilisateurs des véhicules et le garage
• Organiser les voyages/visites de terrain/allocation des véhicules en rapport avec les besoins exprimés par les départements.
• Recevoir les planifications des sections et faire circuler quotidiennement le tableau des réservations des véhicules.
• Vérifier le niveau de carburant dans les véhicules avant la sortie et préparer les bons de carburant au besoin pour la signature du superviseur.
• S’assurer de la propreté des véhicules en coordonnant leur lavage le week-end.
• Acheminer mensuellement à l’ADM/PAP les rapports d’accidents.
• Assurer la compilation des fiches de bord (log book) et rendre disponible toutes les formes relatives à la gestion de la flotte.
• Préparer au besoin les autorisations de voyage des chauffeurs et vérifier les rapports de voyage avant l’approbation du superviseur.
• Assurer la supervision des chauffeurs
Gestion des Bâtiments
A. Assurer la gestion physique du bâtiment et le bon fonctionnement de ses équipements
1. S’assurer que les locaux, le parking soient propres et prendre les mesures appropriées en temps opportun.
2. Identifier toute détérioration physique du bâtiment et s’assurer de la maintenance et/ou la réparation. (dans les toilettes, cafétéria)
3. S’assurer que le système d’éclairage du bureau est fonctionnel : changer les lampes défectueuses au besoin.
4. Entretien des matériels/équipements de bureau : Génératrice, inverters, extincteurs, distributeurs d’eau, peintures internes et externes, sanitaires, toitures, réfrigérateurs etc.
5. Contacter les fournisseurs de service et superviser tous les travaux réalisés
6. Faire le suivi périodique de l’entretien des équipements.
7. Assurer la préparation des certificats de service rendus et rechercher l’approbation.
8. S’assurer du bon fonctionnement des dispositifs de sécurité installée au niveau du bâtiment (Extincteurs et autres…) (Bâtiment et véhicules).
9. Rester en contact avec le « Security Officer » de CRS pour partage d’informations sur la sécurité du staff et des ressources.
B. Assurer les Suivis des demandes du staff international
1. Assurer le suivi des demandes du staff international en rapport aux résidences, appartements selon les dispositions des différents contrats signés avec les propriétaires
2. Assister les visites conjointes des appartements et ou résidences avec les propriétaires et les locataires sur demande de l’Administrative Assistante et préparer un devis des coûts de réparations pour les dommages constatés.
Autres
• Accomplir toutes autres tâches jugées utiles à la bonne marche des programmes et du bureau en général sur demande de ses superviseurs
Habilité à travailler dans les situations d’urgence :
Chaque employé de CRS travaillant dans des situations d’urgence doit utiliser les compétences suivantes pour bien assumer ses responsabilités afin de réaliser les résultats escomptés.
• Communiquer stratégiquement étant sous pression
• Gérer le stress et les situations complexes
• Promouvoir activement le bien-être et la sécurité
• Gérer et implémenter des programmes d’urgences de haute qualité
Qualifications Requises
QUALIFICATIONS
1. Diplôme en gestion et mécanique, ou équivalent ;
2. Deux ans d’expérience à un poste similaire ;
3. Excellente connaissance de l’informatique (Windows ; Word ; Excel ; Access ; PowerPoint) ;
4. Bonne connaissance parlée et écrite du créole, du Français et de l’Anglais ;
5. Etre capable de diagnostiquer les problèmes des appareils et d’exécuter ou de faire exécuter les travaux nécessaires conformément aux instructions du manufacturier et/ou de son superviseur.
6. Etre une personne ordonnée et méthodique capable de prendre soin du matériel et de faire maintenir le lieu de travail propre.
7. Bonne capacité à travailler sous pression et dans des horaires contraignants avec un minimum de supervision ;
8. Bonne éthique professionnelle et sens des responsabilités ;
9. Bonnes aptitudes interpersonnelles de communication ;
10. Disponibilité pour le déplacement selon les besoins du poste ;
Avertissement : Cette description de poste n'est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associées au poste.
Dossier de candidature doit avoir ...
Les candidats (e) s internes intéressé (e) s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie diplômes, formulaire de demande d’emploi) avec le titre du poste: Assistant Logistique et Service General
Autres remarques
Les procédures de sélection et de recrutement de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables contre l’exploitation et la maltraitance.
