Objectif et responsabilité du Poste :
 Conformément aux règles et stratégies fixées par le Log coordinateur capital de la mission en collaboration avec le Log approvisionnement (Log Officer Supply), l´Assistant(e) Logistique Approvisionnement devra exécuter la réglementation référant à la chaîne d’Approvisionnement.
Une Chaîne de Approvisionnement efficace se traduit en : standards de qualité, une éthique des achats, un bon rapport qualité/prix, des comptes clairs, des transports de marchandises de manière rapide et sûre, tout cela étant des conditions indispensables pour le bon déroulement des projets.
 Appuyer d’autres missions logistiques, en cas de nécessité et si sa charge de travail le permet.

Responsabilités/missions
Conformément aux règles et stratégies fixées par le Log coordinateur capital de la mission en collaboration avec le Log approvisionnement (Log Officer Supply), l´Assistant(e) Logistique Approvisionnement doit :
- Assurer la bonne organisation et le bon déroulement de la chaine d´approvisionnement et s´assurer qu´il n´y ait aucune rupture dans la chaine d´approvisionnement.
- Appliquer et veiller aux respects des procédures et politiques d´achat
- Assurer et maintenir une communication fluide avec tous les acteurs de la chaine d´approvisionnement.
- Garantir des délais convenables et la sécurité dans les transports.
- Connaître et respecter les législations en vigueur dans le pays.
- Rapporter au Logisticien Approvisionnement de la mission de manière journalière, hebdomadaire et mensuelle toutes les questions liées aux demandes et réquisitions
- Gérer les dossiers d appel d offre, de la reception du besoin, à la publication et suivi des contrats de service et travaux associés
- Gérer le système d`archivage électronique de la mission
- Assurer le suivi des dossiers d achat
- Gérer le personnel à sa charge en répartissant et supervisant leurs taches quotidiennes et hebdomadaires en fonction des priorités opérationnelles.

5.1. Approvisionnement :
 Réquisitions :
 Après le visa du Log Officer qui dispatch, réceptionner les demandes internes et s´assure qu´elles sont convenablement rempli.
 Organiser le dispatch des demandes internes : déstockage, achats locaux, réquisitions base/coordination, ....) en fonctions des priorités opérationnelles définies par le Log officer ou Log Approvisionnement.
 Etablir les réquisitions bases et/ou internationales
 Mettre à jour les tableaux de suivi des demandes internes ; réquisitions locales et externes de manière quotidienne.
 Mettre à jour de manière hebdomadaire les tableaux de suivi des réquisitions base de manière hebdomadaire
 Mettre à jour de manière hebdomadaire les tableaux de suivi des réquisitions nationales sur base hebdomadaire et les envoie aux différents projets.
 Communiquer aux différents officers/managers le statut de leurs demandes internes de manière régulière.
 S´assurer que les délais de livraison standard soient respectés, aussi bien pour les déstockages, achats locaux et réquisitions Base/coordination.
 En collaboration avec le Log Manager et Log Approvisionnement (Log Supply Officer), appuyer à l´élaboration et au respect de calendrier d´approvisionnement pour chaque projet.



 Achats :
 En collaboration avec le Log Officer, participer aux études de marché régulière
 S´assurer que la base de données de fournisseurs et prix soit mise à jour au minimum 1 fois par semaine par l´acheteur.
 S’assurer que les biens achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats d’IO.
 S´assurer que tous les achats soient effectués en fonction des standards de qualité et des procédures d´achat IO.
 S’assurer du meilleur rapport qualité- prix
 Remplir les divers documents d’achat et s´assurer de la signature et l’autorisation de son Responsable hiérarchique pour effectuer les achats.
 Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement sont rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement IO (Bon de commande, reçus, etc...)
 S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement : Il devra faire le scanne du dossier complet et archivage sous BOX

 Achats : GESTION D APPEL D OFFRE et CONTRAT CADRE (programme et pour la structure bureau Port au Prince)

En collaboration avec le programme et le coordinateur logistique de capitale,
 Il devra suivre la requisition, obtenir les TOR du programme et rédiger le dossier d appel d offre.
 Suivi des publications des offres (en collaboration avec le log coordinateur et le BSM)
 Il devra contacter le comité d´analyses et suivre la documentation d analyse des offres administrative et financière
 Il sera en charge de l écriture et du suivi de la réalisation du contrat de service, bien et travaux associé
 Suite à la sélection en comité, il devra d´assurer que la base de données de fournisseurs et prix soit mise à jour au minimum 1 fois par semaine par l´acheteur.
 Il suivra les paiements et tranche de paiement attribué au fournisseur et le suivi de la réception partiel et total avec le programme pour finaliser la dernière tranche de paiement
 Il assura un dossier complet pour la finance
 Il devra faire le scanne du dossier complet et archivage sous BOX



 Contrats
 Rédige les contrats de travaux, accords de service et contrats de location (voitures, motos, carburant…), (en collaboration avec le log Officer qui lui délèguera cette taches)
 Met à jour de manière hebdomadaire le tableau de suivi des contrats
 Met à jour mensuellement les listes de contacts des prestataires de services (incluant prix, services, disponibilité, garantie…)
 Etablie toute la documentation (réquisitions, cotations, reçu de paiement…) relatives aux paiements des journaliers et des contrats
 Assure l’archivage des contrats et des réquisitions en fonction des normes établies par le log officer
 Suit les procédures établies par la coordination financières et logistiques quant aux documents nécessaires a remettre et aux normes à suivre (procédure d’achat IO, memo financier…)


 Relations Fournisseurs:
 Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d´information, sur la bonne réception des documents d´achat, le suivi des back orders, la mise à jour des prix.
 Rechercher des nouveaux fournisseurs potentiels, récolter des données pour de futurs achats (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc..)
 Suivre et mettre à jour la base de données fournisseurs.


 Transport :
 Assurer le mode de transport le plus approprié pour l´envoi des marchandises vers le terrain (Volume, prix, sécurité, délai)
 Garantir la sécurité des marchandises durant le transport
 Assurer que tous les documents de transport ont été édité et remplit correctement (Waybill, Packing Lists, etc..)
 Rédiger les contrats de transport et les faire valider par sa hiérarchie
 Assurer une bonne communication avec les projets sur les envois de marchandises
 Assurer le bon archivage des contrats et des documents relatifs aux transports


 Douanes:
 Assurer le respect des lois et procédures douanières applicable dans le pays
 Effectuer de manière annuelle, une évaluation des différents transitaires et en collaboration avec le Log Officer et participer à la sélection de ce dernier.


 Rapport :
 Remettre au Log Officer les suivis des réquisitions Base / Nationales / Internationales à jour de manière mensuelle.
 Remettre un rapport mensuel au Log Officer sur le nombre de réquisitions traitées pour chacun des projets et sur les back orders.
 En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent



5.2. Administration / comptabilité :
 Gérer une caisse d’avance logistique
 Suivre les procédures fixées par le Business manager de la mission en ce qui concerne les documents comptables nécessaires
 Fournir chaque semaine des comptes clairs et Noter les entées et sorties dans son livre de caisse



5.3. Autres tâches logistiques :
Selon sa charge de travail et de ses aptitudes, il pourra réaliser toute autre tâche du département logistique, sur demande de son supérieur hiérarchique.
En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent


5.4. Tâches non spécifiques
 Engagement avec IO : capacité et volonté pour défendre les intérêts de l’organisation.
 Connaître, partager, s’engager et défendre les principes humanitaires et opérationnels d’IO et faire connaître l’organisation aux différents partenaires et interlocuteurs
 Etre disposé à aider le reste de l’équipe pour des activités non prévues par son profil de poste, quand cela n’interfère pas avec son travail et les responsabilités de sa position.

6. Conditions indispensables :
 Expérience démontrable en Approvisionnement dans le secteur privé ou humanitaire d’au moins 1 an
 Etre titulaire d´un diplôme universitaire supérieur dans le domain de la logistique ou de la gestion
 Très bonnes connaissances et maitrises approfondies des logiciels Excel et Word et plus généralement du Pack office Microsoft
 Capable de communiquer en créole, en français (parlé et écrit), la connaissance de l´anglais (parlé et écrit) serait un atout.



7. Conditions souhaitées :
 Expérience en Approvisionnement dans le secteur de l’aide humanitaire de deux ans en service d`achat (approvisionnement)
 Expérience dans l`utilisation de système informatisé de gestion logistique (Helios, SAP, ..)
 Connaissance des matériels du domaine d’eau, d´assainissement, de la sécurité alimentaire etc.


8. Compétences :
 Capable de travailler de manière autonome,
 Faire preuve de bon sens,
 Esprit d’initiative et d’analyse
 Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles
 Capacité pour résoudre les problèmes
 Dons d’organisation et de planification
 Capacité pour déléguer
 Flexibilité (polyvalent)
 Adaptabilité
 Bon communicateur
 Dons de négociation
 Rigueur
 Capacité pour travailler sous le stress

Date de commencement : 15 Avril 2017
Durée de la mission : CDD jusqu´au 15 juillet 2017 (3 mois)
Nouveau poste / remplacement : Nouveau Poste

Les copies des diplômes, le Curriculum Vitae et la lettre de motivation