Sous la supervision du Country Financial Controller, l’Assistant est personnellement Responsable d’assurer le bon déroulement des opérations comptables journalières et des autres taches financières conformément à la politique et aux procédures de Concern. Il/Elle assurera la coordination de toutes les activités du département des finances de Concern Haiti en collaboration avec les Coordonnateurs de base de La Gonâve et de Saut D’Eau.

Financial System
• Veiller à ce que le système et registres de gestion financière soient maintenus adéquatement dans le but d'identifier et de protéger les actifs et les intérêts de l'organisation.
• Veiller à ce que des contrôles adéquats relatifs à la gestion de trésorerie et des banques soient constamment suivis et mis à jour afin de minimiser le risque de fraude ou de détournement.
• Contrôler étroitement toutes les activités financières et tenir le Comptable en chef et l'Équipe de gestion de Concern Haiti informés de toutes les situations susceptibles d'avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou sur la performance de la gestion financière du programme Haiti.
Contrôle financier
• Examiner les systèmes existants de manière continue afin de maintenir un niveau adéquat de contrôles internes, conformément aux politiques et procédures de Concern.
• Superviser les procédures comptables mensuelles, incluant les enregistrements au journal, les allocations des couts de support, les imputations de dépenses aux donateurs ; veiller à ce que ces transactions soient faites dans les délais et dans le respect des procédures et de la politique de Concern.
• Veiller à ce que les opérations financières Concern Haiti soient conformes aux exigences légales et réglementaires, par ex. L'audit et le rapportage financier aux autorités nationales compétentes.
• Conduire le processus de la préparation des budgets annuels et révisions de la mission de Concern Haiti et des budgets des donateurs incluant :
• Préparation des modèles/formats budgétaires,
• Consolidation des budgets à partir de pack/rapport mise en place
• Finalisation des budgets consolidés pour la soumission au siège de Dublin
• Adresser and compiler les retours /feedbacks reçus du siège sur le budget Compléte en collaboration avec les autres membres de la direction
• Liaison avec le Grant Compliance Accountant du siège a fin de tenir ajour les règlements des donneurs et l’Assistant CFC veillera à ce que tous les contrôles nécessaires soient mis en place selon la conformité des donneurs.
• Gérer le processus des audits internes et externes effectués selon les exigences de Concern Worldwide; Aider au Directeur pays à préparer les réponses aux recommandations ; S'assurer que toutes les mesures/actions correctives convenues soient mise en application selon le délai établis dans le plan d’actions
• Procéder à des contrôles réguliers et aléatoires afin de tester la conformité aux procédures de Concern et celles des donateurs dans tous les bureaux de Cincern Haiti
• S'assurer de la base de données et dossiers des donateurs est tenu. Aussi, de concert avec la Directrice des programmes, effectuer la mise à jour mensuelle du calendrier de rapportage pour les donateurs.

Rapport financier
• Veiller à la préparation régulière des rapports de gestion de comptes (dit Management of Accounts), et à donner suite aux commentaires des responsables de budget selon l’échéancier établi.
• Préparer le Paquet Rapport Financier(FRP) pour le siège avec les commentaires de l’équipe de gestion pays (CMT) sur les variances à l’attention du Country Financial Controller pour examen, conformément aux échéances fixées. Traiter les commentaires du siège social conjointement avec le comptable en chef et les autres membres du CMT.
• Préparer les rapports financiers pour les donateurs, suivant le calendrier de rapportage interne établi, en conformité avec les procédures de Concern WW et celles des bailleurs de fonds.
• Assurer que tous les comptes du Bilan sont réconciliés en collaboration avec l’Officier Financier de Port au Prince et ceux des bases sur une base mensuelle selon la politique et procédures en vigueurs de l’organisation
• S’assurer que tous les documents de soutien relatifs au processus de fin de mois soient préparés et classées sur une base mensuelle et soumis au Contrôleur Financier et la Directrice Pays pour révision et à approbation finale.
• Fournir une analyse financière lorsque cela est nécessaire en vue de maximiser allocations sur les financements disponibles et de conseiller à la Direction
• S’assurer que la procédure de sauvegarde et de rétention soit en place, du suivi de tous les fichiers du Software comptable
• Veiller à ce que les dons en nature (et d'autres éléments du stock) soient maintenus et que tous les documents de support soient disponibles pour la clôture des comptes de fin d’année.

Gestion du personnel et renforcement de capacité

• Assurer la supervision directe de l’Officier Financier et de l’Assistant en Finance du bureau de Port au Prince et fournir un appui technique aux Officiers Financiers de La Gonâve et Saut D’Eau.
• Veiller à la révision de performance(PDR) pour les postes sous sa supervision.
• Avec le support du Contrôleur Financier, former et développer la capacité de l'équipe locale des Finances en vue d’assurer le maintien d'un bon système standard de gestion financière dans la mission de Concern Haiti
• Procéder à la formation du personnel de projet/systèmes et des partenaires sur les procédures et les politiques financières en accord avec l’auditrice interne locale.

Autres tâches spécifiques
• Faciliter les audits internes, externes et bailleurs de fonds,
• Participer activement aux réunions de l’Equipe de gestion pays (CMT) et aux processus décisionnels.
• Travailler étroitement avec la directrice des systèmes sur les prérequis du département Finance et la révision des procédures d’approvisionnement et logistiques.
• S’assurer de préparation des flux de trésorerie mensuels et maintien de niveaux monétaires adéquats dans les bureaux extérieurs
• Assurer que le payroll du personnel local, une fois soumis au département des finances soit correctement vérifié par la comptabilité avant soumission à la direction pour approbation
• S’assurer que les retenues (DGI, ONA, Déductions des taxes sur consultants etc..) soient dument versées selon les échéances et les procédures légales du gouvernement haïtien.
• S’assurer que les couts du personnel local soient convenablement imputés/alloués au projet/bailleur concernés en vue d’éviter toute mauvaise codification.
• S’assurer que les comptes personnels du staff international soient régulièrement maintenus à jour et de soumettre des états de compte individuel mensuel à chaque membre du personnel international
• S’assurer que les requêtes de salaire (In country salary) lies aux membres du personnel local soient préparées et envoyées aux siège selon le délai prescrit
• S’assurer que le système de classement des dossiers relatifs aux payroll y compris les justificatifs des paiements des taxes soit maintenu ajour.
• Fournir un appui au personnel de terrain (programmes et systèmes) et procéder à des visites de vérification dans tous les bureaux de Concern Haiti en vue de s'assurer que les contrôles financiers et autres contrôles clés fonctionnent efficacement et rédiger un rapport de mission résumant les conclusions et éventuellement les points faibles identifiés selon le terme de référence des visites.
• Intervenir aux séances d’induction sur les procédures financières de Concern à l’attention des nouveaux employés
• S’assurer de que le registre des immobilisations de Concern Haiti soit mis ajour régulièrement selon la politique et procédures y relatives.
Confidentialité
• Assurer la non-divulgation de toute information que ce soit en ce qui a trait aux pratiques ou aux affaires de Concern Worldwide, dont on est mis au courant pendant l’exécution de travail, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l'exécution normale du devoir

Formation et Aptitudes :

 Diplôme de Licence en Sciences Comptables ou en Sciences de la gestion /économie. CPA est un atout.

Expériences et connaissances professionnelles

 Connaissances approfondies en Comptabilité acquises pendant au moins 3 ans d'expérience de travail dans une fonction similaire avec une ONG;
 Connaissance des politiques et procédures financières des bailleurs;
 Connaissance des politiques et règlements gouvernementaux sur la gestion financière et la fiscalité;
 Compétences et connaissances des systèmes de comptabilité;
 Expérience de la formation, d'initiation et de soutien pour le personnel des finances et le personnel des autres départements;
 Parfaite maîtrise du français et niveau avancé en anglais requis
 Connaissances opérationnelles du Microsoft Office (Word et Excel) et compétences dans l’usage d’e-mail;
 Capable de travailler indépendamment et de prendre et proposer des initiatives ;
 Apte à l’apprentissage de nouvelles méthodes ;
 Capacité de mettre en œuvre les politiques et procédures de Concern en vue d’assurer un support efficace et efficient à accomplissement de l’objectif de l’organisation ;
 Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps;
 Bonne aptitude de gestion du personnel, Compréhension des autres,
 Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité ;
 Flexibilité sur les horaires et jours de travail, et disponibilité à effectuer des déplacements fréquents vers les bureaux provinciaux.

Autres Compétences
 Planification et organisation ;
 Gestion financière ;
 Résolution des problèmes et prise de décisions;
 Compétences Informatiques et mathématiques;
 Logiciel de comptabilité ;
 Communication effective ;
 Expérience dans le système comptable MGP (Microsoft Great Plains)

• Respecter les normes de conduite énoncées dans la Politique de protection des participants au programme et dans le Code de déontologie.
• Soutenir et promouvoir les normes énoncées dans la Politique de protection des participants au programme (P4) et le Code de conduite sur les préoccupations de l'équipe, du partenaire et des intervenants et s'engager à fournir un environnement de travail sécuritaire.
• Participer activement aux initiatives de responsabilisation Concern (stratégie de communication, participation et CRM par exemple) en s'assurant qu'elles sont intégrées dans le projet
• S'acquitter d'autres tâches connexes qui peuvent raisonnablement être assignées par le Contrôleur Financier et la Directrice de Mission
• Tous les employés ont pour devoir de respecter toutes les règles et procédures de Concern Worldwide

Curriculum Vitae
Lettre de motivation
Copie Diplômes/Certificats
Copie Piece d'identité
Certificat(s)/Attestation(s) de travail