Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous travaillons dans 120 pays. Nous sauvons la vie d'enfants; nous combattons pour leurs droits, nous les aidons à exécuter leur potentiel.

Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’inspirer des percées dans la façon dont le monde traite les enfants et pour obtenir un changement immédiat et durable dans leur vie.

Nous avons plus de deux millions de supporters à travers le monde et avons amassé 1,6 milliards de dollars l'an dernier pour atteindre plus d'enfants que jamais auparavant, grâce à des programmes en matière de santé, nutrition, éducation, protection et droits de l'enfant, également en temps de crises humanitaires.

En mi-2013 la plupart de nos programmes internationaux seront livrés par une opération de fusion avec 14 000 employés, géré par sept centres régionaux et représenté par un petit bureau central. Nous cherchons à devenir plus efficace, plus aligné, un meilleur partenaire, un défenseur fort, un aimant pour les gens de classe mondiale et pertinente pour le 21e siècle.

RESUME DU POSTE
L’Assistante Administrative supporte toutes les activités de l’administration et du programme parrainage du bureau de Dessalines.
RESPONSABILITES ET TACHES :
• Accueillir les visiteurs et les guider dans le bureau ;
• Préparer et expédier les plis du bureau de Dessalines vers qui de droit ;
• Fournir un soutien administratif général, y compris l'envoi, la numérisation, la télécopie et la copie à la direction ;
• Recevoir, enregistrer et transmettre les plis, les appels, … tant à l’interne qu’à l’externe;
• Faire le suivi des réponses des correspondances reçues au bureau ;
• Assurer la propreté du bureau ;
• Assister l’officier d’Administration dans les paiements d’électricité, d’eau, gaz et de contrats;
• Assurer de la réservation d’hôtel et de l’accommodation pour les visiteurs en mission à Dessalines;
• Gérer la petite caisse du bureau de Dessalines.
• Assurer le suivi administratif des réunions et des formations à l’interne et à l’externe;
• Assurer l’affichage des notes d’information sur le tableau de bord;
• Maintenir à jour et en ordre le classement des fichiers des partenaires, des fournisseurs de services et des contractants ;
• Supporter les autres staffs dans l’accomplissement de leur taches ;
• Maintenir un système de classement électronique et papier ;
• Effectuer la saisie de données et numériser les documents ;
• Gérer le calendrier de la direction ;
• Aider à résoudre les problèmes administratifs ;
• Assurer le renflouement et la gestion du stock de fournitures du bureau ;
• Maintenir les fournitures de bureau pour le service ;
• Toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCES
• Diplôme en secrétariat ou formation en secrétariat, administration et d’autres domaines connexes;
• Plus de 2 ans d'expérience en support administratif ;
• Minimum 3 ans d’expérience de travail dans les ONG;
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français, Anglais et en créole.
• Bonne connaissance de l’Informatique (Word, Excel, PowerPoint);
• Etre capable de travailler de manière efficace et organisée avec un minimum de supervision;
• Connaissance de l'équipement de bureau standard ;
• Bonnes compétences en recherche et attention aux détails ;
• Aptitude à hiérarchiser les projets et à acquérir de solides compétences en résolution de problèmes;
• Capacité de jongler avec plusieurs projets avec une précision exceptionnelle ;
• Solides compétences administratives ;
• Des compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle, par téléphone et en personne, avec nos clients et nos services internes ;
• Sens fort d'urgence et aptitude à résoudre des problèmes ;

SAUVEGARDE DE L’ENFANT

Les responsabilités du poste n’exigent pas que l’employé soit en contact régulier avec les enfants et les jeunes.

CV, Lettre de motivation, copies des diplomes et attestations de travail

Seuls les candidats répondant au profil recherché seront contactés. Les femmes sont vivement encouragées à postuler.

Opportunités égales
Le titulaire du poste doit nécessairement mener à bien les tâches conformément à l'égalité des chances SCI et politiques de diversité et procédures