Sous la supervision du Directeur Administratif, le Responsable de portefeuille des services non-cliniques aura la charge d’assurer tous les suivis administratifs relatifs aux portefeuilles assignés.

Résumé des principales fonctions

• Produire les demandes de paiement à la Direction Financière pour les projets assignés en tenant compte du budget disponible.
• Agir comme point focal dans la préparation des arrangements logistiques et administratifs des conférences, ateliers et négociations d’événements pour les projets assignés.
• Tenir à jour le fichier des contrats de services des fournisseurs et produire les demandes de paiement suivant les modalités.
• Rédiger les contrats de services (construction, consultant, etc.) selon les besoins des programmes assignés.
• Rédiger des correspondances ; fournir un soutien linguistique pour la relecture et l'édition des correspondances et de la rédaction des traductions si nécessaire.
• Participer aux réunions des différents projets assignés et produire des comptes rendus si nécessaire.
• Tenir à jour la liste des fournisseurs de concert avec la Direction Administrative.
• Produire des demandes de cotations auprès des fournisseurs en vue de la négociation et la définition des modalités du contrat (tarifs, délais de livraison etc.).
• Servir les clients et partenaires avec une attitude positive et fournir les services liés aux sujets pertinents.
• Suppléer le Directeur Administratif au besoin lors des réunions des différents projets assignés.

Connaissances et compétences
• Être titulaire d’un diplôme en Gestion des Affaires et /ou Administration / Certificat en Gestion de projet ou discipline connexe (formation universitaire de 4 ans) ou posséder une expérience confirmée équivalente
• Avoir de bonnes aptitudes pour la communication en anglais, en français et en créole (lecture, rédaction et communication orale)
• Avoir d’excellentes compétences informatiques et savoir utiliser notamment MS Office, Excel, PowerPoint et Outlook
• Avoir de solides aptitudes organisationnelles
• Avoir d’excellentes habiletés pour la communication
• Posséder de solides aptitudes pour la résolution de problèmes

Capacités
• Capable de travailler seul ou en groupe
• Bonne gestion des documents confidentiels
• Esprit d’initiative et proactivité
• Capacité de travailler sous pression et d’effectuer plusieurs taches en même temps
• Un grand souci du détail
• Capacité de fixer les priorités
• Flexibilité et capacité d’adaptation.
• Excellent service à la clientèle

CV, lettre de motivation, Diplômes/certificats,ID

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés