Cadre organisationnel
Le Bureau régional pour l'Amérique latine et les Caraïbes (RLC) contribue à l'éradication de la faim, l'insécurité alimentaire, la malnutrition et l'extrême pauvreté en fournissant des conseils et une assistance technique aux pays membres.

Le poste est basé à la représentation de la FAO en Haïti qui relève du Bureau régional pour l'Amérique latine et les Caraïbes (RLC).

Objectif principal
L'Assistant(e) administratif (ve) effectue une grande variété d'opérations administratives courantes et les fonctions de soutien de bureau qui contribuent au bon fonctionnement et à l'efficacité de l’Unité de travail.

Supervision reçue / Exercée
L'Assistant(e) administratif (ve) rapporte au Responsable de l’Unité Administration et Finance. Il/elle agit de façon indépendante dans les affaires courantes. La supervision reçue est axée sur la qualité du travail effectué et prévoit l'apprentissage.

Relations de travail

L'Assistant(e) administratif (ve) interagit avec différents collègues au sein l'unité de travail et avec les collaborateurs immédiats de l’organisation (RLC, bureaux de terrain), soutient les activités administratives de routine.

Fonctions et responsabilités
Sous la responsabilité générale du Représentant de la FAO en Haiti et sous la supervision directe de la Responsable de l’Unité Administration et Finance; l’Assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) de diverses fonctions administratives et financières quotidiennes au sein de la Représentation de la FAO. Il/elle devra effectuer les tâches suivantes :

• Récupérer, saisir, sélectionner et analyser des données provenant de plusieurs sources, notamment des systèmes et bases de données internes de la FAO, comme le système de comptabilité de terrain, (FAS), le réseau d’information des bureaux de pays (COIN), la grande base de données, etc.; vérifier l’exactitude des données, procéder aux calculs nécessaires.
• Entretenir le compte d’avances; rapprocher les dépenses, les bilans, les paiements, les états financiers et autres données; aider à l’élaboration des rapports récurrents et spécifiques en formulant les données dans les formats prescrits et en les vérifiant; assurer le suivi des comptes des projets, des programmes et des comptes généraux du bureau;
• Effectuer des relevés détaillés des estimations de budget, des engagements et des bilans disponibles, consigner les recettes et les décaissements (registres, livres de caisse, bordereaux de paiement, etc.); effectuer les décaissements depuis la caisse de dépenses courantes et la balance des comptes.
• Préparer la correspondance administrative courante, ainsi que les correspondances destinées à vérifier les données, répondre aux demandes, obtenir des informations complémentaires sur les transactions et les affaires financières, comme requis.
• Effectuer les inventaires locaux et plus spécifiquement les inventaires des biens, leur entretien et leur sauvegarde.
• Assurer un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Entretenir des relations avec les banques et les institutions financières locales pour actualiser les informations règlementaires et financières (taux de change et d’intérêts, procédures et règles, entretien des comptes bancaires, etc.).
• Aider à l’administration du personnel et des équipements.
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Conditions minimales à remplir
Les candidats doivent remplir les conditions suivantes:

• Avoir un diplôme d’Etude Secondaire
• Avoir au minimum trois ans d’expériences pertinentes de travail de bureau dans le domaine administratif,
• Une connaissance courante du français (niveau C) et du Créole. Une connaissance moyenne de l’anglais ou de l’espagnole est exigée ;
• Etre capable d’utiliser efficacement les logiciels courants de bureau, comme MS Office (Word, Outlook, Excel, Power Point, Exchange) etc., ainsi que les systèmes d’information et bases de données pour insérer ou retrouver des données, formuler des demandes et des rapports.
• Etre capable d’utiliser efficacement les systèmes d’informations et bases de données pour insérer ou retrouver des données, formuler des demandes.

Les compétences de base
• Etre axé sur les résultats
• Esprit d’équipe
• Communiquer
• Etablir des relations constructives
• Partage, amélioration continue des connaissances
Compétences Techniques:
• Bonne connaissance de normes de communication et de la documentation de l'Organisation (house style)
• Bonne connaissance des systèmes administratifs informatisés internes de la FAO (financiers, voyages, systèmes de ressources humaines et des procédures et des politiques administratives de la FAO)
• Bonne connaissance de la structure organisationnelle de la FAO • Grade G4

• Grade G4

Les candidats intéressés sont invités à fournir :
- Une lettre de motivation et un curriculum vitae ;
- Une copie certifiée conforme du diplôme