Solidarités International est une organisation humanitaire française qui, suite au séisme du 12 janvier 2010 et à l’épidémie de choléra qui a commencé à la fin de la même année, mène plusieurs programmes d’urgence et de post-urgence à Port-au-Prince, dans les nippes et dans le département du Sud-Est. Solidarités International était déjà présente en Haïti de 2005 à 2007.
Aujourd'hui, suite au passage de l’ouragan Matthew, SOLIDARITES INTERNATIONAL a mis en place un plan de réponse d’urgence. Après avoir mené des évaluations, que ce soit à Port-au-Prince ou dans le sud du pays, à Jacmel ou dans les Nippes, les actions se concentrent maintenant sur la potabilisation de l’eau et la lutte contre le choléra : chloration des points d’eau, désinfection des foyers touchés par le choléra, distribution de kits d’hygiène et de pastilles de chlore aux familles.
Fonctions
Responsabilités et descriptif des tâches :
Il/Elle supervise le processus achat des biens et matériels nécessaires à l’accomplissement des actions SI, dans le respect des procédures requises.
Il/Elle s’assure du bon approvisionnement de la mission.
Il/Elle est le point focal sur la mission et le lien entre la mission et le siège pour tout ce qui concerne l’approvisionnement
Supervision du traitement des commandes de la mission et mise en œuvre du processus achat
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI émis par les bases
• Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
• Apporter un appui aux logisticiens pour la réalisation des achats et la rédaction de contrats
• Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation de la coordination
• Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
• Centraliser les achats d’équipements durables en fonction des standards SI et les faire valider par le coordinateur logistique avant envoie au service approvisionnement du siège
• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures SI
Supervision de l’approvisionnement de la mission
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…)
• Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national et compiler les analyses effectuées au niveau des bases
• Maitriser les procédures d’achat SI et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
• En collaboration avec les programmes, consolider les prévisionnels d’achat des bases et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle de la mission
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
Suivi des expéditions nationaux
• Identifier les transitaires et transporteurs nationaux
• Assurer le suivi des frets et des expéditions nationaux
Supervision de la gestion du stock de la mission
• Contrôler la bonne gestion des entrepôts de la mission
• Assurer des conditions d’entreposage suffisantes et satisfaisantes
• Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels
• S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats SI
• S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques
• Proposer à son supérieur une réaffectation du matériel restant en fin de programme
Gestion d’équipe
• Former les équipes aux tâches inhérentes à la gestion de l’approvisionnement et aux procédures achat / stock
• Coordonner, planifier et superviser le travail des acheteurs et magasiniers
• Appuyer son équipe dans l’accomplissement de leurs tâches et objectifs
• Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
• Participer au dimensionnement du service approvisionnement
Reporting / Capitalisation :
• Consolider les rapports logistiques mensuels des bases pour la partie approvisionnement (achat / stock)
• Capitaliser les informations sur les distances, les prix, les modes et les sociétés de transport
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur
• Superviser l’archivage des documents de son service_
• Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés au siège selon la périodicité établie en collaboration avec son supérieur
• Participer aux réunions de coordination relatives à l’approvisionnement, représenter SI sur demande et/ou sur délégation
• Préparer les rapports finaux des bailleurs en fin de projet sur les parties approvisionnements
Qualifications Requises
• Expérience de 2 ans minimum dans un poste similaire dans une ONG fortement apprécié
• Compétences :
- Aptitude à travailler en équipe
- Bonne connaissance du marché local de Port-au-Prince
- Aptitudes managériales
- Maitrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) notamment Excel niveau 2
• Qualités requises :
- Rigueur, flexibilité et autonomie
- Bonne capacité d’analyse et de synthèse
- Bonne capacité de négociation et de représentation
• Langues : Français et Créole ; Anglais est un plus
