Description et objectif généraux du poste
Le Manager Logistique et Sécurité assure la gestion, l’organisation, le suivi et le reporting des opérations logistiques humanitaires (achats et approvisionnement, stock et actifs, Parc automobile et technique, ICT, maintenance, sécurité etc.) pour le bureau conjoint DKH, FLM et NCA en Haiti.
Membre du senior management team, conseiller SMT sur les pratiques de gestions du changement ayant une incidence sur la fonction logistique, opérationnelle.

Contribuer au nécessaire aux efforts de réponse aux situations d’urgences du bureau conjoint (programmatique) et implémenter les opérations de réponses logistiques humanitaires.

Logistique générale
Gestion des approvisionnements
• Garantir la mise en place et le respect des procédures de gestions des achats et des approvisionnements.
• Avec la collaboration de l’équipe de gestion (programme, finances, administration etc.), guider le processus d’identification des besoins et l’élaboration du plan d’achats et d’approvisionnement annuel.
• Assurer la coordination, la planification et l’organisation du processus d’acquisitions de biens et de services (Supply Chain) en conformité avec les seuils et procédures de l’organisation et/ou recommandation des bailleurs de fonds. (Appel d’offres, limité, national et international, contrat Cadre etc.)
• Veiller à la bonne identification, sélection et suivi des fournisseurs attitrés, coordination et suivis des commandes, livraisons et l’actualisation du tableur de suivi des achats et des fournisseurs.
• Veiller à la réconciliation et mise à jour du système de tracking des achats, vérification et validation des rapports des achats et des approvisionnements (hebdomadaire /mensuelle/conditionnelle).
• Veiller à la bonne constitution et organisation du classement et archivage des dossiers des achats (achats, commandes, livraisons etc.) de préférence par bailleurs et/ou par projets.
Gestion du Stock
• Assurer la mise en place et le respect des procédures de gestion de stock (Mouvement de stock, traçabilité) fiches de piles)
• Garantir l’appui nécessaire à la fonction de gestion de stock et des actifs.
• Assurer à la vérification régulièrement de l’état de stock (inventaire physique tous les 3 mois)
• Veiller à la réconciliation et mise à jour du système de tracking du stock, vérification et validation des rapports d’inventaire.
• Assurance de la bonne gestion des équipements de l’entrepôt (Transpalette, étagères, palettes etc.)

Gestion des Actifs
• Garantir la mise en place et le respect des procédures de gestions de biens de valeur de l’organisation.
• Veiller à la bonne utilisation et le suivi des biens de valeur durant tout leur cycle de vie (acquisition, enregistrement, affectation, désaffectation, cession etc.).
• Garantir un bon suivi et réconciliation de la base de données des bien de valeur (tableur de suivi des actifs) ; vérification et validation des rapports de suivi des actifs (hebdomadaire /mensuelle/conditionnelle) soumis par le logisticien.

Gestion du parc automobile et maintenance des bases
• Garantir la mise en place et le respect des procédures de gestion flotte et de la maintenance des bases.
• Garantir l’appui nécessaire à la fonction de gestion de flotte, de la maintenance et des moyens généraux
• Garantir une bonne coordination et planification des opérations de maintenance (préventive, curative, conditionnelle) de la flotte de véhicules.
• Garantir l’organisation effective des opérations de maintenance des installations (électrique, électromécanique, sanitaire, système climatisée etc.) et les équipements y afférant, des bâtiments et annexes (bureau, entrepôt etc.)
• Vérification et validation finale des rapports de suivis du parc automobile et technique.

Gestion des ITC
• Garantir la mise en place et le respect des procédures d’utilisation des équipements informatiques en accord avec les exigences de l’organisation.
• Coordination et supervision des opérations d’installation, de configuration & d’entretien du matériel informatique et les équipements afférents (imprimante, photocopieuse, scanner, appareil photo, GPS, serveur, routeur, disque dures externes etc.) ; Configuration et la gestion optimale des Serveurs, du point de partage (SharePoint) etc.
• Veiller à la bonne utilisation et gestion du matériel de communication (téléphone, téléphone satellite, radio HF et VHF, BGAN etc.) et du Bussiness continuity Kit (Yellow box, comm’s and emergecy kit)
• Assistance/support technique aux utilisateurs en absence du consultant IT.
• Gestion et suivi du compte et contrat de communication du bureau (Internet, compte satellite etc.)

1.3 Santé, sécurité et sureté
• Avec l’appui du chef de mission et en liaison avec le référent sécurité du siège, assurer la gestion et d’implémentation du plan Santé Sécurité et Sureté (SSS) suivant les prescrit du manuel SSS.
• Agir en qualité de Point Focal Sécurité du bureau conjoint et comme Coordonnateur de IMT - Incident Management Team (ou équipe de gestion des Incidents) en cas d'Incident ou pendant les niveaux d'escalade plus élevés (Urgence, Crise)
• Effectuer des évaluations continues et la cartographie des risques SSS, assurer le suivi des événements et suggérer des révisions du plan de SSS.
• Assurer la gestion des informations et incidents SSS, évaluation, analyse, et leur dissémination à personnes concernées. (staff, senior management team, HQ, partenaires etc.)
• Garantir la mise en place et assurance à la bonne application des normes minimales (SOP) dans la gestion de sécurité du personnel, des visiteurs, des installations et équipement, des véhicules et des mouvements de terrain, des équipements de communications et de technologie etc.
• Conduire autant que nécessaire des sessions de briefings / débriefings sécuritaires au personnel, a l’équipe du IMT, aux visiteurs du siège, aux consultant, etc.; Gérer la sécurité des déplacements, établissement des mesures d'atténuation des risques de voyage
• Garantir le maintien des dispositifs / systèmes de sécurité (Contrôles et exercices de sécurité incendie, maintenance des appareils de communication)
• Assurer l’implémentation du plan de formation SSS en accord avec le manuel de référence, conduire autant que possible des sessions de rappel sur le plan SSS.
• Gérer la formation du personnel sur l'utilisation du kit de communication d'urgence (Téléphones satellite, B-GAN, Radio communication, panneau solaire portable et systèmes de secours électriques etc.).

1.4 Reporting
• Consolidation, validation finale des rapports de mensuels de situation logistiques, des achats, des biens de valeurs, du parc automobile et technique, du stock, des ITC etc.)
• Rédaction et soumission du rapport de situation mensuel de sécurité.
• Rédaction et soumission des rapports d’incident SSS.

1.5 Gestion du personnel (recrutement, accompagnement etc.)
• Appuyer et superviser l’équipe logistique dans la planification, l’exécution et le suivi des opérations logistiques (achats et approvisionnement, transport, stock et actifs, ICT, maintenance, sécurité etc.)
• Superviser le consultant informatique dans la gestion du parc informatique et des technologies de la communication.
• Surveiller l'application et la conformité des procédures logistiques et sécurités suivant les manuels respectifs.
• Guider le processus d’identification des besoins en RH (logistiques); assurer de l’élaboration des TOR, la présélection (screening des CV), l’entretien, l’accompagnement des nouveaux employés; introduire et veiller à l’application des procédures de l’organisation
• Appui technique au staff de management programme et opérationnels etc. (bureau/terrain)
• Organisations de réunions (Hebdomadaire, mensuelles, conditionnelles), reportage et suivi des actions prises et approuvées au niveau de la coordination.

Qualifications, formation, connaissances
• Titulaire d’une formation universitaire/licence/ en lien avec les métiers de la logistique (Genie Industriel, Gestion, administraton, Supply Chain, Securité), type Bac +4 ou master 1, avec spécialisation Supply Chain, Logistique du transport et des Approvisionnement etc.
• Aptitudes démontrées dans la gestion du transport international (transport, incoterms, dédouanement etc.)
• Maitrise des logiciels de bureautique MS Office Word, Excel, Outlook
• Maîtrise du français et de l’anglais autant écrit que parlé
• Etre détenteur d’un permis de conduire automobile, camion et moto (Type A, B et C) ; bonne connaissance des règlements de la circulation en matière de conduite automobile
• Connaissance essentielle des ICT
• Capacités à préparer des rapports et à maintenir un registre de taches effectuées)
• Aptitude demontré pour le devlopement et l’implentation des procédures logistiques

Compétences et habiletés requises
• Capacité managériale essentielle, excellentes habiletés interpersonnelles et capacité de motiver les équipes
• Capacité d’adaptation, autonomie, sens de l’organisation, esprit d’initiative, manager, communicant, analyse, synthèse, rédaction.
• Capacité de travailler sous pression, de gérer les situations difficiles avec beaucoup. Sens de la diplomatie, sens de la confidentialité, bonne écoute, ouverture d’esprit, créativité, bonne communication
• Capacités à travailler dans un milieu international et multiculturel
• Etre honnête, responsable et flexible.

Curriculum vitae, Lettre de motivation, Copie Diplomes et/ou certificats

• Représenter le bureau conjoint lors des réunions de stratégies, groupes de travail sectoriels.
• Mener le processus de d’évaluations des besoins logistiques des partenaires et tenir à jour le plan de renforcement des capacités.
• Participer au processus du développement de la stratégie du bureau conjoint et appuyer dans le processus d’intégration.