Contexte:

La Croix-Rouge Américaine (CRA) vise à prévenir et à alléger la souffrance humaine à travers le monde en apportant des réponses aux catastrophes, en bâtissant des communautés plus sécuritaires et plus résilientes et en éduquant de futurs travailleurs humanitaires. La Croix-Rouge Américaine continue de développer et d’élargir ses programmes au niveau international tout en travaillant au renforcement du Réseau global de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge afin d’offrir une assistance importante à certaines des communautés plus vulnérables dans le monde.

La Réponse au Cyclône Matthieu (RCM) de la CRH et de la CRA en Haïti a été mise en place pour orienter la réponse de l’organisation à l’ouragan du mois d’octobre 2016. Les activités de la RCM se concentrent sur l’assistance humanitaire immédiate aux familles sinistrées du réseau Croix-Rouge/Croissant-Rouge, et en particulier avec la Croix-Rouge Haïtienne (CRH).

Sommaire du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, le/la Réceptionniste et Officier de Saisie des Données a la responsabilité de saisir et de vérifier les données dans la base, les champs, les dossiers et les fichiers pertinents, recevoir la documentation y relative, apporter des corrections, des mises à jour et des modifications, produire des comptes rendus, des sommaires, des listes et des formulaires, pouvoir participer aux tâches quotidiennes d’ouverture et de fermeture du bureau et remplir des fonctions administratives connexes. En outre, il/elle sera responsable d’effectuer une variété de tâches administratives et de soutien aux différents volets du programme, aux employés pour aider à faire face aux besoins quotidiens du bureau et la gestion des activités administratives générales du projet.

C’est dans ce contexte que la Croix-Rouge Haïtienne (CRH) en collaboration avec la Croix-Rouge Américaine(CRA) cherche une personne expérimentée pour le poste de Réceptionniste et Officier de Saisie de Données qui travaillera sous la supervision directe du Coordinateur de Projet en étroite collaboration avec le personnel des différents projets et programmes mais également des services de support.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES

Les responsabilités et obligations du/de la Réceptionniste et Officier de Saisie de Données comprennent mais ne se limitent pas à :

• Entrer les noms, les adresses, les chiffres, les dates et autres données et informations dans les logiciels de traitement de texte, les tableurs et les bases de données ;
• Entrer et mettre à jour les rapports d’enquêtes, les données hebdomadaires et périodiques avec toute information relative aux programmes après instruction de l’Officier de Redevabilité, Suivi et Évaluation ;
• Distribuer les prospects au besoin ;
• Assister, au besoin, à l'administration des programmes, tels que la télécopie, les rappels, le tri et le travail de base de données ;
• Agir comme un membre de l’équipe de soutien à tous les volets du programme selon les besoins en fonction de la charge de travail ;
• Effectuer des tâches de support de programme telles que les formulaires d'organisation; la photocopie des dossiers, du matériel de programme et d’autres documents éducatifs, faire des appels de rappel aux différents partenaires du programme comme demandé par le superviseur ;
• Exécuter des fonctions administratives générales telles que les itinéraires et distribuer le courrier (copie dactylographiée ou manuscrite) ;
• Participer à des activités de sensibilisation de la communauté telles que la distribution des brochures du programme, récupérer les références de clients comme demandé par le superviseur ;
• Maintenir la confidentialité et respecter les règlements de la CRA ;
• Maintenir les listes de contacts ;
• Gérer les voyages ;
• Fournir un soutien général aux visiteurs ;
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Responsabilités additionnelles

• Œuvrer à la réalisation des objectifs globaux des Opérations et de la Flotte, à travers des relations managériales et latérales efficaces et par le travail d'équipe.
• S'assurer de la compréhension des rôles, des responsabilités, des relations latérales et des obligations.
• S’acquitter d’autres tâches connexes et des responsabilités qui peuvent être sollicitées par les Responsables.
AUTRES FONCTIONS APPLICABLES A TOUT LE PERSONNEL:

• Mettre en place et assurer des relations efficaces de travail avec l’ensemble du personnel
• Assurer de bonnes relations de travail avec les collègues de la CRH et du leadership décentralisé de la CRH
• Assurer des relations de travail efficace avec les départements techniques et services de support au niveau du bureau central de la délégation
• Respecter et travailler selon le code de conduite de la Croix-Rouge

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCES

• Diplôme d’Assistance Administrative d’une école reconnue
• Diplôme de fin d'études secondaires et 1-2 ans d'expérience professionnelle
• Une combinaison équivalente de formations et d'expériences qui fournit les connaissances, les compétences, capacités permettant d’exécuter le travail demandé
• Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau ;
• Connaissance pratique du matériel de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs
• Compétence dans MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier)
• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à hiérarchiser le travail
• Attention aux détails et aux compétences en résolution de problèmes
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale
• Solides aptitudes organisationnelles avec la capacité de multi-tâche
• Expériences de travail de terrain ;
• Expérience de travail dans le système Croix-Rouge, un atout

Curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation et des copies de certificats et/ou diplôme, copie de carte d’identité (NIF ou CIN), certificat de bonne vie et mœurs

A noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.