Dans le cadre de la restructuration de son département Systèmes, Concern Worldwide a fusionné les postes de Manager Administration et de Manager RH en un seul et unique poste qui correspondra mieux aux besoins de l’organisation dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes.
Le manager Administration et Ressources Humaines (m/f) est en charge de l’administration générale et des Ressources Humaines de Concern en Haiti. Il/elle effectuera son travail conformément aux politiques et procédures opérationnelles, RH et de sécurité de Concern Worldwide.
Le poste est basé à Port au Prince avec déplacements ponctuels sur les zones d’intervention.

Le manager Administration et Ressources Humaines (m/f) gère l’aspect administratif de l’organisation ainsi que ses ressources humaines selon les normes établies par Concern et la loi haïtienne.

1. Administration

• Assurer que Concern Haiti remplisse ses obligations légales (renouvellement de quitus, CIF etc.) et assister la directrice des systèmes dans le processus d’enregistrement de Concern, de rapportage annuel à l’Etat et dans tout ce qui a rapport avec les taxes etc. ;
• Assister la directrice des systèmes dans la planification et l’arrangement d’espace de travail et la fourniture de matériels et équipements nécessaires pour le staff ;
• Assurer le suivi de tous les contrats de location des maisons et autres infrastructures de Concern Haïti et faire en sorte que Concern Haïti remplisse ses obligations administratives par rapport à ses fournisseurs ;
• Superviser et coordonner la gestion de l’ensemble des fournitures pour le bureau ;
• Gérer les contrats de service en lien avec le fonctionnement des infrastructures et à l’administration (Caepa, EDH, eau, communications, etc….)
• Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau avec l’officier administratif et faire un contrôle physique de cet inventaire à la fin de chaque trimestre ;
• Faire le suivi de l’entretien des maisons et superviser les réparations quand cela s’avère nécessaire ;
• Assurer le suivi des réservations de l’espace de réunion et superviser l’organisation matérielle des réunions et séminaires.
• En collaboration avec la directrice des systèmes, assurer l’accueil et le logement des visiteurs, que ce soit dans les appartements de passage ou à l’hôtel
• Superviser l’achat des téléphones et des cartes de recharge ;
• Superviser directement le personnel administratif et apporter une assistance technique aux administrateurs de terrain ;
• Faire la révision de performance pour le staff supervisé ;
• Vérifier les times sheet du personnel de support
• Préparer les nouveaux times sheet ;
• Assurer la formation des nouveaux venus sur les procédures administratives de l’organisation
• En collaboration avec la directrice des systèmes, gérer et réviser le budget de l’administration.
• Assurer la gestion de la documentation légale en lien avec les employés internationaux (permis de séjour, droit de licence etc….)

2. Ressources Humaines

• Assurer la mise en œuvre et le respect des politiques et procédures RH de Concern en Haiti
• Assurer une révision périodique des politiques et procédures RH et une mise-à-jour de celles-ci.
• Etablir et maintenir une base de données / un système d’archivage confidentiels sur papier et en version électronique pour tous les employés nationaux et internationaux.
• Superviser le recrutement de tout le personnel national afin de garantir que tous les postes vacants sont pourvus avec les bonnes personnes en temps opportun. Ceci inclut l’identification des postes, l’assistance à la préparation des profils de poste, des demandes de recrutement, des publications de recrutement, de la liste des candidats présélectionnés, des entretiens, des vérifications de références, des contrats d’emploi et de l’induction des nouveaux employés.
• Fournir des conseils éclairés et confidentiels aux employés en ce qui concerne leur compréhension des prestations offertes au personnel, etc.
• Etablir des procédures confidentielles de présentation de plaintes et de doléances sur lesquelles le personnel peut s’appuyer. Gérer des présentations de doléances collectives et individuelles et lier avec la haute direction pour les demander leurs conseils, si nécessaire et conformément aux politiques de présentation de doléances.
• Préparer et réviser le budget des ressources humaines, y inclut la prévision de trésorerie pour les salaires.
• Assister aux études périodiques de révision salariale afin de garantir que les salaires et les avantages sont en conformités aves les autres ONG similaires en Haïti ;
• Apporter du soutien aux gestionnaires quant à la préparation des profils de poste
o Réviser les profils de poste pour tous les nouveaux postes en consultation avec les supérieurs hiérarchiques appropriés
o Réviser périodiquement toutes les catégories des profils de postes du personnel national et les modifier, le cas échéant, relatif aux fonctions effectives des postes.
• Gérer la paie des employés nationaux en collaboration avec l’équipe des Finance afin de garantir que tous les employés nationaux reçoivent leurs salaires corrects à temps.
• Maintenir des registres exacts sur l’absence des employés, etc. et s’assurer que tous les employés connaissent leurs droits et les procédures concernant l’absence du travail, y inclut la demande de congé.
• Etablir et surveiller la mise en œuvre d’une gestion de performance et d’un système de mise à l’essai, y inclut une révision de performance, et s’assurer qu’ils fonctionnent d’une façon juste et systématique dans toute l’organisation.
• Développer et faire recommandations en ce qui concerne les formations aux supérieurs hiérarchiques
• S’assurer que les entretiens de départ à la fin d’un contrat sont faits et que tous ces entretiens sont analysés.
• Superviser les plans de développement des employés afin qu’ils répondent aux besoins de développement de l’individu et de l’organisation.
• Tenir à jour un organigramme de l’organisation.
• Solliciter les conseils et assistance nécessaire avec les avocats de Concern dans le règlement des problèmes légaux et assurer que Concern Haïti, dans ses actions, est toujours conforme au Code du Travail haïtien ;
• Assister et supporter les supérieurs hiérarchiques en toute question légale.

3. Rapportage

• S’assurer que les données mensuelles en lien avec l’administration soient produites à la fin de chaque mois et soumises à la directrice des systèmes en temps opportun.
• Soumettre à la fin de chaque mois le rapport RH des données du staff national

4. Autres Tâches
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et pourra être modifiée à la demande de son superviseur en fonction des impératifs de service.
Le poste d’un employé (m/f) pourra être changé, modifié à tout moment et l’employé(e) a pour devoir de faire preuve d’enthousiasme, de dynamisme et de performance au mieux de sa capacité dans l’exécution des nouvelles tâches qui lui sont confiées.

5. Confidentialité
Assurer la non-divulgation de toute information que ce soit en ce qui a trait aux pratiques ou aux affaires de Concern Worldwide, dont on est mis au courant pendant l’exécution de travail, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans l'exécution normale du devoir

Tous les employés ont pour devoir de respecter toutes les règles et procédures de Concern Worldwide

• Bac + 3 en Administration ou gestion des ressources humaines
• Expérience professionnelle d’au moins quatre ans dans la gestion administrative et / ou la gestion des ressources humaines
• Expérience d’au moins deux ans au sein d’une ONG

2. Connaissances
• Bonne connaissance des outils liés aux procédures administratives et à la gestion des RH
• Expérience dans la gestion du personnel
• Bonne maîtrise de Microsoft Office Professional
• Bonne connaissance du français (à l’oral et à l’écrit)
• Bonne connaissance de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)

3. Compétences
• Excellentes qualités en communication et goût pour le travail en équipe
• Capacité à travailler sous pression
• Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
• Grande capacité d’organisation du travail

- Lettre de motivation ( 1 page seulement)
- Curriculum Vitae
- Copie des diplômes
- Copie de la Carte d’Identification Nationale (CIN)

Concern a un code de conduite du personnel et une politique de protection des participants aux programmes qui ont été élaborés pour assurer le maximum de protection possible des participants aux programmes contre l’exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel de Concern, des consultants, des visiteurs du programme et des organisations partenaires ainsi que du niveau d’attitudes que l’on attend d’eux. Dans ce contexte, le personnel est responsable vis-à-vis de l’organisation de s’évertuer à maintenir un niveau des plus élevés dans sa conduite au quotidien sur son lieu de travail et ce, en accord avec les valeurs et la mission qui sont le fondement de Concern Tout candidat qui se verra offert un emploi à Concern Worldwide devra signer cette politique de protection des participants aux programmes et le code de conduite du personnel de Concern en annexe à son contrat de travail. En signant la politique de protection des participants aux programmes et le code de conduite du personnel de Concern, les candidats reconnaissent avoir compris le contenu de la politique de protection des participants aux programmes et du code de conduite du personnel de Concern et acceptent de se conduire selon les clauses de ces deux documents.
Concern reçoit des fonds importants de la part de bailleurs externes chaque année. De plus en plus souvent, les bailleurs émettent de nouvelles requêtes indiquant que les fonds futurs seront versés à condition que Concern assure qu’aucun nom de nouveaux employés ou volontaires n’apparaissent sur les listes de terroristes émises par l’Union européenne (Liste de personnes, groupes et entités sujettes au règlement (EC No. 2580/2001), le gouvernement américain (Bureau du contrôle des biens étrangers et des ressortissants désignés spécialement et des personnes bloquées) et les Nations Unies (liste consolidée).

Aucune offre d’emploi (rémunéré ou bénévole) de Concern Worldwide ne sera définitive tant qu’un contrôle aura été effectué sur le candidat. Pour plus d’informations veuillez consulter notre site internet ou contacter le service des Ressources Humaines au siège de l’organisation.

Concern Worldwide est un employeur visant l’égalité des chances et reçoit des candidatures de tous les secteurs communautaires.
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour les premiers entretiens qui auront lieu le 3 février 2017.