Help - Hilfe Zur Selbsthilfe e.V est une organisation Non Gouvernementale Allemande présente en Haïti suite au séisme du 12 janvier 2010. Help apporte son aide aux peuples en détresse sans distinction de race ou d’origine ethnique, d’idéologie ou de convictions religieuses L’assistance de Help est rapidement et efficacement fournie en y incluant des perspectives de développement à long terme.

Sous la supervision du coordonateur administratif et financier, l'assistant(e) administratif(ve) aura pour tâches principales:
1. Administration Générale
- Prépare les courriers selon les indications de son supérieur hiérarchique;
- Est chargé de mettre en forme, imprimer et scanner les documents selon les besoins;
- Est chargé de la bonne gestion et du classement des courriers et autre documentation financière du bureau;

2. Comptabilité/Gestions Liquidités et Financière
- Veille au bon approvisionnement des caisses en fonction des besoins émis par les autres services
- Assure correctement la tenue physique et la sécurité des caisses ;
- Assure le paiement des salaires, des contrats, des factures et des avances selon les procédures de décaissements de HELP.
- Assure la tenue de la comptabilité à partir des justificatifs ;
- Veille à la validité et à la conformité des pièces justificatives avant tous paiements ;
- Faire le lien entre le Chef de Mission et l’Administration en matière de signatures des documents.
- Veille au bon enregistrement quotidien des opérations dans les journaux de caisse et de banque sur Excel.
- Réalise un décompte physique quotidien et mensuel des caisses ;
- Prépare des rapprochements bancaires en fin de chaque mois
- Veille au bon classement et archivage des pièces selon les procédures de HELP.
- Vérifie les pièces comptables : cohérence avec les prix du marché et réelle nécessité de la dépense, vérifie si les reçus/factures sont correctement remplis et s'ils sont affectés correctement sur les budgets ;
- Vérifie que toutes les pièces justificatives du mois saisies sont valables pour la clôture mensuelle (remplir, classer les documents comptables selon procédure Help) ;
- Gère les avances et les retours d’avance selon les procédures de HELP;
- Veille à la fermeture de toutes les avances de manière hebdomadaire, mensuelle et en fin de contrat ;
- Veille à la ventilation et affectation des opérations
- En fin de mois, vérifie toutes les écritures comptables (conformité des libellés et des lignes budgétaires ainsi que le projet.

3. Ressources Humaines
- Gérer et mettre à jour la base de données RH;
- Participer à tous les processus de recrutement;
- Veiller au respect des procédures de recrutement de l’organisation;
- Gérer les demandes de congé, établir et contrôler la liste de présence du personnel;
- Faire le suivi des demandes de remboursement auprès des assurances médicales;
- Assister le personnel en cas de besoin;
- Faire le lien entre l’organisation et l’inspection du travail;
- Faire les réservations d’hôtel, achat de billet d’avion pour les visites sur d’autres sites et les voyages;
- S’assurer du paiement des factures communication et internet du bureau;
- Paiement des charges salariales

4. Coordination
- Travaille en étroite collaboration avec l’équipe administrative et les autres départements de la base.
- Participe activement aux réunions du département
5. Gestion des risques
- Ce poste requiert un certain niveau de confidentialité et une gestion irréprochable de la caisse et du
logiciel Excel

- Diplôme Universitaire(Bacc+4) en sciences administratives Option: Sciences comptable et/ou gestion des affaires;
- Expériences professionnelles d’au moins 2 ans dans un poste similaire,
- Expériences dans la gestion des Ressources Humaines;
- Bonne capacité de communication orale et écrite en créole, français et anglais ;
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel) et des technologies de l'information et de la communication.
- Capacité à préparer un rapport et à maintenir un registre des taches effectuées ;
- Capacité à travailler dans un milieu rural et multiculturel ;
- Maitrise du français et du créole, capacité démontrée de communiquer en anglais (verbalement et par écrit) ;
- Capacité d’adaptation, autonomie, sens de l’organisation, esprit d’initiative, sens de leadership
- Bonne capacité d’analyses et de synthèse ;
- Sens de la diplomatie, de confidentialité, bonne écoute, ouverture d’esprit, créativité, bonne communication

- Dans l’exercice de ses fonctions, l'assistant pourrait être amené à effectuer des déplacements pour des appuis ponctuels du service administratif;

Travail a temps plein: 48 heures par semaine
Rémunération en fin de mois
Lieu d'affectation: Beaumont avec des déplacements sur Port au Prince

- Une lettre d’une demi-page (maximum) qui explique votre motivation à travailler avec HELP dans laquelle vous mentionnerez le poste pour lequel vous appliquez.
- Un CV à jour (maximum trois (3) pages) qui relève les connaissances et expériences et contenant trois références professionnelles.
- Copies des diplômes obtenus, et des formations suivies.
- Copies des attestations des services rendus

Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour passer des tests écrits et interviews