L’Organisation Haïtienne de Marketing Social pour la Santé, OHMaSS (Ci-devant PSI/Haïti) opère en Haïti depuis 25 ans en tant qu’une Organisation Non gouvernementale locale. Elle est affiliée à PSI Washington et a eu le support de plusieurs grands bailleurs internationaux comme l’USAID, le CDC, le Gouvernement Allemand à travers la KFW et actuellement le Fond Mondial.
Elle s’est engagée dans la Communication et le Marketing Social de produits et services de santé abordables en rapport à la Planification Familiale, la Santé Reproductive, la prévention des IST/VIH/SIDA et la gestion efficace de fonds alloués aux programmes de Malaria, Tuberculose et VIH/SIDA, et d’autres projets de santé ce, dans un esprit de partenariat au bénéfice de la population haïtienne.

Sous la Direction du Directeur Administratif et Financier (DAF) et la supervision de la Responsable des Services de Support et de Sécurité, l’Assistante Administrative-DAF est responsable d’exécuter des taches de secrétariat complexes en conformité aux principes, normes et exigences de l’institution, Elle aura pour roles et responsabilités de :

• Saisir des données pour la préparation des rapports hebdomadaires et mensuels de la flotte et services généraux ;
• Assister les agents de la flotte et services généraux dans tous les aspects de la gestion administrative des sections en collaboration avec les différentes sections appropriées au niveau des départements de OHMaSS/ PSI-Haïti ;
• Participer activement à la préparation des demandes de contrats des chauffeurs contractuels et fournisseurs de services en collaboration avec les Ressources Humaines et le département de l’Approvisionnement & Contrats ;
• Rédiger les différentes correspondances telles que : les courriers électroniques, les comptes rendus des réunions et tout autre document pour le compte de la Direction Administrative et Financière (DAF) et s’assurer de leur envoi (intranet, coursier etc..);
• Appuyer l’administration et la flotte dans la préparation des différents rapports périodiques ;
• Assurer le suivi avec le service d’approvisionnement et contrats pour la conformité des dossiers avant leur soumission ;
• Assurer le suivi avec les agents des services de la flotte, des services généraux, la section de l’approvisionnement et de la comptabilité afin d’assurer que les demandes soient soumises et exécutées dans le délai imparti pour éviter tout retard dans leur exécution ;
• S’assurer que les procédures de gestion de la DAF soient suivies en conformité avec les exigences des bailleurs et les procédures internes de l’institution ;
• Tenir un système de classement des dossiers de la Direction Administrative et Financière, de la flotte et des services généraux (numérique et physique) ;
• Travailler en étroite collaboration avec les autres sections de programme en vue d’améliorer la qualité des services ;
• Coordonner et participer à la prise d’inventaire biannuelle;
• Remplacer la Réceptionniste au besoin ;
• Effectuer toutes autres taches connexes compatibles à ses compétences.

• Etre détentrice d’un diplôme en secrétariat d’une école reconnue ;
• Etre détentrice d’un certificat en Gestion, Administration ou l’équivalent ;
• Avoir une expérience de 3-5 ans en secrétariat, en assistance Administrative, serait un atout ;
• Avoir de bonnes expériences dans la saisie des données et l’élaboration des rapports (Excel) ;
• Exceller dans la manipulation des logiciels tels que : Word, Excel, Power Point, Outlook, pour assurer les diverses fonctions bureautiques ;
• Avoir une connaissance de base sur les principes d’administration, en comptabilité et logistique, seraient des atouts ;
• Avoir de bonnes aptitudes rédactionnelles en français, créole, anglais serait un atout ;
• Pouvoir travailler en toute autonomie et pouvoir hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires ou importantes ;
• Avoir la capacité de travailler sous pression dans un environnement dynamique et changeant ;
• Faire preuve de collaboration et la coopération, de proactivité et de créativité;
• Etre Organisée, perspicace, ponctuelle, flexible, dynamique, autonome et discrète;
• Avoir de bonnes aptitudes en communication et relations interpersonnelles avec l’habilité d’interagir avec des personnes de différents niveaux ;
• Avoir l’esprit d’équipe, d’initiative. principales consistent

Etre detentrice d'un diplôme en secretariat d'une ecole reconnue.

C.V, copies de diplômes, lettre de motivation et références

Service des Ressources Humaines