Active dans 50 pays en développement en Afrique, Asie et dans les Amériques, Plan vise à atteindre le plus d’enfants possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, grâce à des programmes de haute qualité offrant des avantages à long terme par l’augmentation des revenus, des partenariats avec d’autres organisations et un fonctionnement efficace.

Plan International est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale et travaille en Haïti depuis plus de 40 ans avec des enfants, des jeunes et des communautés pauvres

Objectif du Poste

• Assister le PU dans le suivi des tâches administratives de Programme et des taches financières

Responsabilités typiques en ce qui a trait aux:

Tâches administratives du PU

• Faire le suivi des réponses aux lettres reçues au niveau du PU ;
• Préparer des correspondances en français ;
• Supporter l’Unité de Programme dans l’organisation des évènements (fête de fin d’année, anniversaire du mois, lancement de projet, journée mondiale, etc…) ;
• Supporter l’équipe Programme dans le classement des dossiers électroniques et durs;
• Traiter et assurer le suivi des dossiers des employés auprès du département RH (fiches de paie, contrats, gestion des demandes de lettre des employés, congés, induction de nouveaux staff, etc…);
• Faire le suivi des frais de voyage, du transport et des hébergements du Staff PU ;
• Coordonner les réunions et séances de travail et prendre les minutes comme appropriées du PU ;
• Assister le staff de Programme et de l’Administration dans les divers travaux de secrétariat ou toutes autres taches

Taches financières du PU

• Recevoir les requêtes de paiement et les enregistrer dans un Registre/Log ;
• Revoir (avec check-list) des requêtes de paiement pour assurer que toute la documentation est complète ;
• Oblitérer les documents comptables ;
• Faire signer les chèques ;
• Mettre à jour les documents comptables ;
• Archiver et gérer les dossiers du Département (lettre, Evaluation, etc…) ;
• S’occuper de l’envoi des documents au CO ;
• Accomplir toutes autres taches sur demande de son superviseur ou du PUM

Responsabilités par rapport à la protection des enfants
• S’assurer que les contrats et protocoles ou MoU avec des consultants, des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
• Faire un relevé des partenaires clés et organiser des séances de travail pour leurs représentants, interfaces et sous-traitants.
• Exiger un feed-back de ses supervisés concernant les partenaires et leurs comportements vis-à-vis des enfants tout en se basant sur une évaluation post-contrat, en collaboration avec le Child Protection Advisor.
• Réaliser à intervalles réguliers des séances de rappel, avec le support du Child Protection Advisor, pour son staff afin que ces derniers puissent être plus sensibles aux questions relatives à la protection des enfants.
• Assurer une participation sécurisée des enfants, des adolescents et des jeunes dans les activités les impliquant au nom de Plan y compris avec les medias ou les donateurs en procédant a une analyse de risques.
• Agir d’une façon responsable pour protéger les enfants avec qui Plan entre en contact y compris dans les interactions que ces derniers peuvent avoir avec les medias, célébrités, consultants ou partenaires de Plan.
• Contribuer à l’évaluation des progrès de Plan en matière de Protection de l’enfant au regard des normes minimales fixées dans la Politique et fournir des données à jour.
Responsabilités en situation d’urgence
• Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence
• En cas d'urgence, vous pouvez être amené à prendre des rôles ou des activités supplémentaires ;

Autres Responsabilités:
• S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan.
• Exécuter toutes autres tâches assignées par le Country Director, superviseur direct ou leur délégué.
• Considérer les approches d’égalité de genre ;

Connaissances
• Diplôme en secrétariat ou domaines connexes.
• Expérience professionnelle au moins de 2 années.
• Bonne connaissance des logiciels de base (Word, Excel, Access)
• Bonne connaissance du Français et du Créole, l’Anglais et l’espagnol un atout

Compétences
• Capacité de gestion des relations interpersonnelles
• Capacité de travailler en équipe et de coordonner des tâches multiples
• Bonne capacité à servir les gens
• Dynamisme, flexible et forte motivation
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité dans le traitement des dossiers.
• Avoir beaucoup de tact.

Comportements

• Attitude, dynamique, positive,
• Savoir déterminer et communiquer les priorités
• Savoir entretenir de bonnes relations avec la communauté
• Faire preuve d’intégrité

Autres exigences:
• Empathie pour les Droits de l’Enfant et les questions de genre
• Sensibilité sociale
• Intérêt et disposition à travailler avec les enfants
• Disposition à voyager souvent à l’intérieur du pays

Votre dossier de candidature doit être composé de : lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.