1. Nom du Poste: Logistics Supply Officer


Poste Log Supply Officer
Lieu : PAP
Dates : 01/12/16 a mars 2017, avec possibilité de renouvellement (mais avec un contrat OES).
Hay : D2


2. Position dans l’Organigramme :
Il dépend hiérarchiquement du Logistics Coordinateur.























3. Relations les plus courantes :
Principalement avec les membres de l´équipe d´Oxfam en Haïti (tous affiliés) ; les fournisseurs, transporteurs, douanes, etc.

Pays et lieu de travail : Port-au-Prince (PAP)
Date de commencement : 04 novembre 2017
Durée de la mission : CDD jusqu´au 30 mars 2017 (renouvellement possible)
Remplacement : Poste vacant



4. Objectif et responsabilité du Poste :
 Conformément aux règles et stratégies fixées par le Logistique Coordinateur de la mission en collaboration avec le Supply officer en poste, il devra exécuter la réglementation référant à la chaîne d’Approvisionnement.
Une Chaîne de Approvisionnement efficace se traduit en : standards de qualité, une éthique des achats, un bon rapport qualité/prix, des comptes clairs, des transports de marchandises de manière rapide et sûre, tout cela étant des conditions indispensables pour le bon déroulement des projets.
 Appuyer d’autres missions logistiques, en cas de nécessité et si sa charge de travail le permet.

5. Responsabilités/missions
Conformément aux règles et stratégies fixées par le Logistique Coordinateur de la mission en collaboration, il doit :
- Assurer la bonne organisation et le bon déroulement de la chaine d´approvisionnement en capitale et s´assurer qu´il n´y ait aucune rupture dans la chaine d´approvisionnement vers les demandeurs (province et capitale).
- Appliquer et veiller aux respects des procédures et politiques d´achat
- Assurer et maintenir une communication fluide avec tous les acteurs de la chaine d´approvisionnement.
- Garantir des délais convenables
- Connaître et respecter les législations en vigueur dans le pays, en termes de droits commercial.
- Rapporter aux Logisticiens des bases de la mission de manière journalière, hebdomadaire et mensuelle toutes les questions liées aux demandes et réquisitions
- Etre capable d`assurer une analyse et une veille de marché en autonomie
- Etre capable d`appuyer pour la construction de Plan d`Approvisionnement et savoir travailler à partir ce celui-ci.


5.1. Approvisionnement :
 Réquisitions :
 Réceptionner les réquisitions (demande d`achat) des bases et s´assurer qu´elles sont convenablement rempli, valide et autorisée.
 Etablir les réquisitions de la coordination
 Mettre à jour de manière hebdomadaire les tableaux de suivi des réquisitions nationales sur base hebdomadaire et les envoie aux différents projets.
 Communiquer aux différents officers/managers le statut de leurs demandes internes de manière régulière.
 S´assurer que les délais de livraison standard soient respectés, aussi bien pour les déstockages, achats locaux et réquisitions Base/coordination.
 En collaboration avec l`équipe logistique et programme, appuyer à l´élaboration et au respect des Plan d´approvisionnement pour chaque projet au besoin et en particulier pour ceux de la coordination (Base PAP).



 Achats :
 En collaboration avec le log supply officer, participer aux études de marché régulière
 S´assurer que la base de données de fournisseurs et prix soit mise à jour au minimum 1 fois par semaine par l´acheteur.
 S’assurer que les biens achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats d’OXFAM.
 S´assurer que tous les achats soient effectués en fonction des standards de qualité et des procédures d´achat OXFAM.
 S’assurer du meilleur rapport qualité- prix
 Remplir les divers documents d’achat et s´assurer de la signature et l’autorisation de son Responsable hiérarchique pour effectuer les achats.
 Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement sont rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement OXFAM (Bon de commande, reçus, etc...)
 S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement
 Appuis dans le cadre du lancement d`un appel d`offre, dans le montage du dossier, et dans la rédaction des analyse administrative et financières, ainsi que le support à l`analyse technique et évaluation des fournisseurs, avant sélection pour contractualisation.


 Contrats
 Rédige les contrats de travaux, accords de service et contrats de location (voitures, motos, carburant…), liés aux réquisitions soumises
 Appui dans le cadre de la rédaction de contrat-cadre
 Met à jour de manière hebdomadaire le tableau de suivi des contrats
 Met à jour mensuellement les listes de contacts des prestataires de services (incluant prix, services, disponibilité, garantie…)
 Etablie toute la documentation (réquisitions, cotations, reçu de paiement…) relatives aux paiements des journaliers et des contrats
 Assure l’archivage des contrats et des réquisitions en fonction des normes établies par le log officer
 Suit les procédures établies par la coordination financières et logistiques quant aux documents nécessaires a remettre et aux normes à suivre (procédure d’achat OXFAM, memo financier…)


 Relations Fournisseurs:
 Maintenir et garantir un bon rapport et suivi des fournisseurs pour toutes demandes d´information, sur la bonne réception des documents d´achat, le suivi des back orders, la mise à jour des prix.
 Rechercher des nouveaux fournisseurs potentiels, récolter des données pour de futurs achats (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc..)
 Suivre et mettre à jour la base de données fournisseurs.


 Transport :
 Assurer le mode de transport le plus approprié pour l´envoi des marchandises sur vers le terrain (Volume, prix, sécurité, délai) , en collaboration avec la Warehouse Officer.
 Garantir la sécurité des marchandises durant le transport
 Assurer que tous les documents de transport ont été édité et remplit correctement (Waybill, Packing Lists, etc..), , en collaboration avec la Warehouse Officer.
 Rédiger les contrats de transport et les faire valider par sa hiérarchie
 Assurer une bonne communication avec les projets sur les envois de marchandises
 Assurer le bon archivage des contrats et des documents relatifs aux transports


 Douanes:
 Assurer le respect des lois et procédures douanières applicable dans le pays
 Assurer les dédouanements des achats internationaux, en collaboration avec la Warehouse Officer.
 Effectuer de manière annuelle, une évaluation des différents transitaires et en collaboration avec le Log Officer et participer à la sélection de ce dernier.


 Gestion de stock (dans le cas du remplacement de la Warehouse Officer ou en cas de remplacement de logisticien sur une base) :
 S´assurer que les normes de gestion de stock sont respectées (FIFO, Fiche de stock, étiquette articles, organisation du stock et flux des marchandises, sécurité du stock, inventaires, etc..), avec les 2 système de suivi en place (Helios et Excel One Oxfam)
 Mettre à jour de manière quotidienne le « Suivi de Stock Journalier » (Helios et Excel One Oxfam)
 Participer à l´inventaire physique des stocks et remet à son responsable hiérarchique au moins une fois par mois, l’inventaire actualisé sous la forme de « Réconciliation de stock ».


 Rapport :
 Remettre au Log Coordinateur les suivis des réquisitions Nationales à jour de manière mensuelle.
 Remettre un rapport mensuel au Log Coordinateur sur le nombre de réquisitions traitées pour chacun des projets et sur les back orders.
 En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent






5.2. Administration / comptabilité :
 Gérer une caisse d’avance logistique
 Suivre les procédures fixées par le département Finance de la mission en ce qui concerne les documents comptables nécessaires
 Fournir chaque semaine des comptes clairs et Noter les entées et sorties dans son livre de caisse



5.3. Autres tâches logistiques :
Selon le planning de remplacement, le changement de type d`activité (ex urgence) sa charge de travail et de ses aptitudes, il pourra réaliser toute autre tâche du département logistique, sur demande de son supérieur hiérarchique, ainsi que le remplacement de Logisticien sur des bases (moyennant appuis au logement).
En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent


5.4. Tâches non spécifiques
 Engagement avec OXFAM : capacité et volonté pour défendre les intérêts de l’organisation.
 Connaître, partager, s’engager et défendre les principes humanitaires et opérationnels d’ OXFAM et faire connaître l’organisation aux différents partenaires et interlocuteurs
 Etre disposé à aider le reste de l’équipe pour des activités non prévues par son profil de poste, quand cela n’interfère pas avec son travail et les responsabilités de sa position.

6. Conditions indispensables :
 Expérience démontrable en Approvisionnement dans le secteur privé ou humanitaire d’au moins 1 an
 Etre titulaire d´un diplôme universitaire supérieur (apprécié dans un domaine transversale à la logistique)
 Très bonnes connaissances et maitrises approfondies des logiciels Excel et Word et plus généralement du Pack office Microsoft 2007.
 Capable de communiquer en français (parlé et écrit), la connaissance de l’anglais (parlé et écrit) serait un atout.



7. Conditions souhaitées :
 Expérience en Approvisionnement dans le secteur de l’aide humanitaire supérieur à 2 ans
 Expérience en analyse de marché, création de dossier d`appel d`offre et contrat-cadre
 Autre(s) langue(s) que la langue officielle du pays de l’intervention : Français et anglais
 Connaissance de HELIOS
 Connaissance de SAP
 Connaissance des matériels du domaine d’eau, d´assainissement, de la sécurité alimentaire etc.


8. Compétences :
 Capable de travailler de manière autonome,
 Travail en équipe et Bonnes capacités interrelationnelles
 Dons de négociation
 Aisance en informatique
 Faire preuve de bon sens,
 Esprit d’initiative et d’analyse
 Capacité pour résoudre les problèmes
 Dons d’organisation et de planification
 Flexibilité (polyvalent)
 Adaptabilité
 Bon communicateur
 Rigueur
 Capacité pour travailler sous le stress

Lettre de couverture, Curriculum Vitae, certificats ou Diplomes