Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous protégeons la vie des enfants, nous luttons pour leurs droits et nous les aidons à exploiter leur potentiel dans 120 pays.
Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’échanger sur les meilleures façons de faire visant à venir en aide aux enfants soit par une action ayant une portée immédiate ou encore pour le reste de leur vie.
Save the Children œuvre en Haïti depuis 1978, notamment dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la protection de l’enfance, de la pauvreté des enfants et de la gouvernance des droits des enfants. Elle intervient également lors de crises humanitaires. En Haïti, les interventions touchent les départements de l’Artibonite, de la Grand-Anse, du Nord, du Nord-Ouest, du Nord-Est, de l’Ouest, du Sud et du Sud-Est.
RESUME DU POSTE :
Le poste d’ Officier des Archives est un poste- clé dans le système de gestion d’informations opérationnelles de Save the Children
International Haïti. Le titulaire du poste aura pour responsabilité principales de conserver, organiser, traiter, classer et gérer des documents qui sont conservés en permanence dans le système d’archives de l’organisation. Il devra sélectionner les documents à archiver selon les Secteurs, les classer et en dresser l'index. Il s’occupera également de la protection des documents archivés.
Il se préoccupera de mettre au point un système de classification qui facilitera les recherches, aux personnes autorisees à consulter les documents.
Fonctions
Gestion des documents
Etre responsable du classement central de tous les documents pour toutes les
différentes sections de la programmation et l’administration.
• Collecter tous les documents requis et les faire entrer dans le système des archives ou des supports informatisés ;
• Inventorier les documents et identifier les archives ;
• Établir un système de repérage afin de faciliter l'accès aux archives ;
• Planifier et exécuter la gestion informatisée des archives et la gestion des archives électroniques.
• Assurer l’implantation du guide de classification des documents et veiller au respect de son application;
• Participer à l'élaboration du calendrier de conservation et autres outils nécessaires à la bonne gestion des documents et archives ;
• Etablir et gérer un système de contrôle pour les documents archivés ;
• Maintenir un répertoire de tous les dossiers et établir un système in/out ;
• Maintenir un système de gestion des documents/dossiers inactifs ;
• Assigner un numéro d’identification pour tout nouveau dossier archivé et documenter les
spécifications et autres renseignements indispensables;
• Assurer de l’enregistrement des documents archivés ;
• Mettre à jour le répertoire ;
• Gestion de la base de données (saisie, backup, etc).
• Appliquer le calendrier des délais de conservation des documents (tri, conservation, destruction);
• Tenir les superviseurs informés des nouveautés légales en ce qui concerne la législation haïtienne relatives aux archives.
2. Communication :
• Jouer le role de point focal du Centre de Ressources SCI pour les bureaux d’Haïti ;
• Effectuer les recherches sur les thématiques relatives aux activités de l’organisation et partager l’information avec les départements/secteurs concernés ;
• Assurer la formation des nouveaux collaborateurs sur la gestion des documents administratifs
AutresTâches
Exécuter toutes autres tâches administratives demandées par son superviseur.
Qualifications Requises
QUALIFICATIONS & EXPERIENCES :
• Diplôme en Archivistique, bibliothéconomie ou informatique d’une école reconnue ou
équivalent dans le domaine;
• Bonne communication Verbale et écrite en Créole, Français et Anglais un atout ;
• Bonnes connaissances en informatique : MS Word, Excel, Outlook ;
• Capacité à travailler avec des systèmes informatisés ;
• Etre dynamique, méthodique, très ordonnée et disciplinée ;
• Sens de l’organisation et bonne méthode de travail ;
• Etre capable de travailler sous pression, de manière efficace et organisée avec un minimum de supervision ;
• Capacité de communiquer avec les différents niveaux hiérarchiques.
Conditions de travail
SAUVEGARDE DE L’ENFANT :
L'employé doit respecter la politique de la sauvegarde de l’enfant qui soutient l’objectif de sécurité pour l’enfance de SCI. En outre, il/elle aura à connaître la procédure locale pour les plaintes, le protocole de la sauvegarde de l’enfant et le Code de Conduite de SCI indiquant des règles de comportement de tous les jours autant dans la vie personnelle que professionnelle.
Niveau 3 - Les responsabilités du poste n’exigent pas que l’employé soit en contact régulière avec les enfants et les jeunes.
OPPORTUNITÉS ÉGALES :
Le titulaire du poste doit exercer ses tâches conformément aux politiques et procédures sur l’égalité des chances et la diversité de SCI.
SURETÉ & SÉCURITÉ :
Le titulaire du poste est une personne sur qui on peut compter et qui exerce ses tâches conformément aux politiques et procédures de Sûreté et Sécurité de SCI.
Dossier de candidature doit avoir ...
CV, Lettre de motivation, Copies des diplomes et Attestations de Travail
Autres remarques
Seuls les candidats répondant au profil recherché seront contactés. Les femmes sont vivement encouragées à postuler.
