Initiative Développement (www.id-ong.org) est une ONG française spécialisée dans l’élaboration et la mise en œuvre de programmes de développement dans le domaine du développement local, de l’agriculture, de la santé et de l’eau & assainissement dans le département du Nord Ouest où elle est présente depuis 1994.

ID recherche un assistant administrateur/logisticien pour ses activités dans le Bas Nord-Ouest.
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de programmes du BNO et sous la responsabilité technique du Responsable Administratif et Financier d’ID, il/elle effectuera principalement un travail :
- De gestion et de suivi régulier de la comptabilité tenue sur Jean Rabel et Bombardopolis (garant de la bonne tenue de la comptabilité et des respects des procédures comptables)
- De gestion administrative des ressources humaines (respect des procédures administratives et légales, tenue des dossiers d’archivage…)
-De gestion logistique (Etat de parc, respect des procédures d’achat, planning des déplacements, supervision des chauffeurs, formalisation des contrats de prestations…)

Termes de référence :

1- Gestion comptable du programme
- Superviser les comptables dans la gestion de la comptabilité (Caisse et banque)
- Alerter le Responsables de programmes sur les besoins en trésorerie (caisse et banque) et participer à l’élaboration des demandes de fonds et des approvisionnements des caisses
- Assurer la gestion des charges récurrentes (loyer, électricité, DGI, ONA…)
- S’assurer auprès du responsable des programmes de la bonne affectation comptable des dépenses sur les budgets
- Sous la directive du RAF, mettre à jour le paramétrage des bases diame (ajout de comptes, de rubriques ou des comptes de tiers)
- Préparer la clôture comptable en fin de mois (Effectuer le rapprochement bancaire, le suivi des comptes de tiers, imprimer les éditions de diame, inventaire des caisses…) et la faire valider par les responsables programme


2- Administration et suivi des dossiers du personnel
- Veiller au respect des exigences administratives des procédures en concertation avec le Responsable Administratif et Financier
- Sous la responsabilité du/des RP, assurer le suivi des ressources humaines (contrat de travail, congés, fiche de paie, impôts et taxes, paiement des cotisations, enregistrement aux caisses d’assurance…)
- Compléter et suivre les outils de suivi avec le responsable programme et le RAF (base des salaires, base de données RH…)
- Transmettre à l’administration d’ID à Port-au-Prince l’ensemble des documents et informations nécessaires à la gestion des dossiers AIC (enrôlement, résiliation, mise-à-jour et suivi de dossier de remboursement des membres des équipes).
- Appuyer les employés dans leurs demandes de remboursement des frais médicaux
- Aider à la préparation de tous types de contrats (de travail, de prestation….) notamment sur les aspects administratifs et financiers
- De manière générale faire remonter l’ensemble des informations concernant la gestion et l’organisation du bureau au coordinateur programme

3- Gestion logistique
- Charger de mettre à jour l’état de parc des programmes et assister les responsables terrains pour la réalisation de l’inventaire de son programme
- Identifier et faire le suivi auprès des fournisseurs (location de salle, restauration, transport divers…) en fonction des besoins manifestés par les équipes des programmes
- Préparer et faire le suivi des contrats de prestation de service
- S’assurer de la bonne sauvegarde des données des programmes
- S’assurer du bon respect des procédures d’achats auprès des responsables de programme (collecte des pro formas, préparation et formalisation de l’analyse des offres, archivage du dossier d’achat…)
- Sous la responsabilité des RP et en lien avec les acheteurs, identifier les besoins et veiller au bon approvisionnement de l’équipe en matériel (carte de téléphone, carburant moto, fournitures de bureau…)
- Gérer les affectations et le suivi de l’usage des véhicules en veillant à l’optimisation des déplacements.
- Encadrer les chauffeurs et s’assurer du bon usage des véhicules et de leur entretien.
- Faire remonter toutes informations dont il aurait connaissance concernant la sécurité des biens et des personnes de l’équipe ID au Responsable Programmes.

À la demande de son supérieur hiérarchique et en fonction des besoins de la mission, il/elle peut être amené à réaliser d'autres tâches, toujours dans un cadre comptable et administratif.

Profil :
 Niveau universitaire en gestion administrative et logistique
 Expérience professionnelle dans le même domaine (comptabilité/administration/logistique)
 Connaissances informatiques : Excel et Word, connaissance d’un logiciel de comptabilité serait un plus.
 Rigueur
 Capacité à gérer son temps et les priorités
 Capacité à prendre des initiatives
 Capacité à travailler en équipe, adaptabilité
 Motivation pour les activités de développement
 Intégrité professionnelle
 Français courant et créole (écrit et oral)
 Capacité à conduire une moto

Le poste exige une mobilité importante entre les villes de Bombardopolis et Jean Rabel. Il exige une bonne maîtrise de la conduite d'une moto.

Le dossier inclura une lettre de motivation, un CV (la copie des diplômes sera demandée lors de l’entretien le cas échéant),
Seuls les candidats dont les dossiers sont présélectionnés seront contactés pour entretien dans les jours suivants.