Active dans 50 pays en développement en Afrique, Asie et dans les Amériques, Plan vise à atteindre le plus d’enfants possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalisés, grâce à des programmes de haute qualité offrant des avantages à long terme par l’augmentation des revenus, des partenariats avec d’autres organisations et un fonctionnement efficace.
Plan International est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale et travaille en Haïti depuis plus de 40 ans avec des enfants, des jeunes et des communautés pauvres
Fonctions
Responsabilités typiques en ce qui a trait au:
1. Relations avec les Bailleurs/ Bureaux Nationaux (NO)
• Maintenir les communications avec les bureaux nationaux/bailleurs concernant le portefeuille de subventions.
• Organiser et coordonner les visites concernant les subventions ou les visites de terrain des bailleurs incluant les itinéraires et coordonner avec l’administration/la logistique
2. Rapport
• Recueillir les données et les informations pour supporter les engagements et les exigences des rapports narratives financiers et assister dans la préparation des rapports de qualité pour leur soumission à temps.
• S’assurer que tous les rapports de projet et les documents nécessaires soient réunis avec une attention particulière que les rapports narratifs et financiers sont préparés et soumis selon les exigences du donneur.
• Supporter le département de Communications dans la préparation des études de cas et autres documents pertinents pour les rapports de subventions
• Préparer des rapports de subventions mensuels et trimestriels pour Plan Haïti et ceux émis par le département de Subventions IH.
3. Gestion de Subventions (Grants management)
• Produire les GADs et les discuter avec le Grants & Resource Mobilization Manager, Program Support Manager et coordonner avec les bureaux nationaux si nécessaire, suivi des GADs signés et s’assurer qu’ils sont entrés dans le SAP; maintenir à jour le Grants Tracking System et supporter les staffs de programme dans la gestion de Project Module.
• Appuyer dans la mise à jour, le maintien et la diffusion des dossiers de subventions/ GAD et le système de classement (électronique et papier durs).
• Identifier et résoudre les questions liées aux subventions/GAD; s’assurer que les GADs sont bien gérés financièrement.
• Organiser, en coordination avec les staffs de programme, le processus de lancement de subvention incluant l’atelier de lancement, budget, Project outline development, etc. si nécessaire.
• Effectuer le suivi et supporter les visites des projets afin de rapporter et résoudre les questions liées à la gestion de subvention (exemple. Compliance with donor requirements). Avertir le Grants & Resource Mobilization Manager, le Program Support Manager immédiatement sur toutes questions liées au non-compliance (soit par Plan ou partenaires).
• Réagir sur les questions de conformité des subventions liées aux exigences des bailleurs de fonds (selon le portefeuille).
• Recevoir et examiner (en coordination avec le conseiller technique et comptables de subvention) les rapports narratifs et financiers, et les soumettre avant la date limite exigée par les NO ou les donateurs.
• Soutenir la fermeture effective des subventions (y compris les actifs de transfert, l'évaluation finale, les audits et les rapports, et la fermeture finale du système).
• Surveiller l IH indicatif Subventions de financement mensuellement et ajuster l'information au besoin.
• Promouvoir un environnement convivial par la formation, la sensibilisation, le renforcement des capacités, du personnel de subvention
• Fournir une formation adéquate au personnel de terrain sur les compétences de gestion des subventions spécifiques (y compris la proposition et la rédaction du rapport)
Qualifications Requises
Connaissances, compétences et comportements requis pour réaliser les objectifs du poste :
Connaissances
• Baccalauréat ou son équivalent dans l'administration ou en sciences sociales
• Au moins 3 à 5 ans d'expérience
• Expérience démontrée dans la gestion de subventions
Compétences
• Attitude Dynamique, positive, créative
• Savoir déterminer et communiquer les priorités
• Démontrer et prôner l’esprit d’équipe
• Savoir et pouvoir travailler sous pression.
• Démontrer un sens de l’initiative.
• Faire preuve d’intégrité
• Etre bien organisé et méthodique
• Compétences en écriture en évidence (rédaction de rapports, proposition et un concept rédaction d'articles )
• Être une source d'expertise dans le domaine connexe
• Excellente communication verbale et écrite en français et en anglais, l’espagnol est un atout
Comportements
• Etre flexible, abordable et plein d’initiatives ;
• Avoir l’esprit d’équipe et de partage d’expériences ;
• Avoir le sens de la responsabilité et le respect des délais ;
• Avoir la capacité d’établir de très bonnes relations interpersonnelles et de partenariat ;
• Etre honnête et transparent ;
• Favorise la politique de la protection de l'enfant et de l'égalité de Genre.
Autres exigences:
• Empathie pour les Droits de l’Enfant et les questions de genre
• Sensibilité sociale
• Intérêt et disposition à travailler avec les enfants
• Disposition à voyager souvent à l’intérieur du pays
Dossier de candidature doit avoir ...
Votre dossier de candidature doit avoir : lettre de motivation, CV, copies des diplômes et attestations de travail, dans une enveloppe fermée.
Autres remarques
Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.
