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Taches spécifiques pour les comptables au bureau départemental :

• S’assurer l’existence d’une lettre d’affectation dument signée par le Directeur Départemental avant l’implication du prestataire;
• S’assurer de l’existence d’un contrat de travail dument signe entre l’autorité MSPP et le prestataire de services ;
• Constituer un dossier pour chaque ASCP qui contient, la lettre d’affectation, la copie de son identité, son profil de poste signe, son cv etc.
• Vérifier l’exactitude des renseignements financiers et identifier les faiblesses du système financier afin de faire des recommandations pour être plus performant et en conformité avec les procédures d’SSQH
• Assurer la collecte régulière des pièces comptables et s’assurer que les avances soient justifiées dans un délai de 30 jours maximum.
• Vérifier tous les documents comptables en conformité avec les activités budgétisés.
• Assurer le paiement régulier des activités de terrain.
• Tenir à jour un bon classement des dossiers justificatifs du projet.
• Participer à la production des rapports financiers et en s’assurant la soumission des pièces comptable au niveau central a temps.
• En collaboration avec le bureau central, s’assurer de la disponibilité des fonds pour poursuite des activités planifiées.
• Assurer que les procédures pour l’affectation des dépenses et répartition des couts communs relatifs aux dépenses du département sont correctement et systématiquement appliquées.
• Assurer la conformité des transactions financières avec les exigences d’SSQH.
• Faire la collecte des feuilles de présence (Timesheet) au plus tard le 5 du mois en cours.
• S’assurer de la signature de ces feuilles de présence par le superviseur direct du prestataire et aussi bien que par l’agent.
• S’assurer la soumission de la demande de Fonds au plus tard le 18 du mois
• Préparer la paie (payroll) basée sur le nombre de feuilles de présence signée au plus tard le 6 du mois.
• Soumettre la paie a Roselande accompagnée d’un rapport décrivant les actions entreprises ;
• Collecter un spécimen de signature de tous les superviseurs par DDS et garder par devers soi dans un dossier pour contrôle et vérification.
• S’assurer que tous les documents (contrats, timesheets, rapports et autres) sont mis sur drop box le 7 de chaque mois et d’envoyer un courriel a Roselande pour la collecte.

• Préparer et effectuer les divers paiements journaliers.

• Assurer la collecte régulière des pièces comptables, et leur traitement conformément au manuel de procédures en vigueur et aux différentes politiques approuvées par le siège.
• Effectuer la mise à jour régulière du cash ledger.

• Traiter les ordres de virement de fonds.

• Faire le journal Général, le payment voucher et s’assurer d’un bon système de classement et d’archivage des documents comptables

• S’acquitter de toutes autres tâches relatives à son niveau de responsabilités sur demande des responsables du département finance.

• Trois (5) années d’expérience professionnelle dans un poste similaire
• Licence ou équivalent du baccalauréat en Sciences Comptables ou autre domaines de gestion.
• Capacité de travailler en équipe
• Capacité d’entretenir de bonnes relations avec des personnes internes et externes.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en anglais sont souhaitables.
• Connaissance du logiciel Quickbooks.
• Connaissance de l'informatique est nécessaire dans la suite MS Office.
• Faire preuve d’intégrité, de dynamisme, de sens pratique, être organisé et méthodique.
• Capacité de respecter des délais, de prioriser les urgences, de conduire plusieurs dossiers en parallèle.
• Expérience de travail avec des projets financés par l'USAID est vivement souhaitée.

Ambition:
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement leur vision personnelle du projet MCSP, engage et motive les autres.

Collaboration:
• Construit et entretient des relations efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et partenaires et sympathisants extérieurs.

Créativité:
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
• Prêt à prendre des risques disciplinés.

Intégrité:
Honnête, encourage l'ouverture et la transparence; démontre hauts niveaux d'intégrité.

Lettre de couverture, CV