Le/la réceptionniste est responsable de la gestion de la réception, la gestion des courriers. Avec l’aide du coordonnateur de bureau il/elle s’assurera que toutes les tâches sont effectuées en conformité avec les politiques et procédures organisationnelles. Cette position rend compte au Directeur de l'Administration du bureau de Port-au-Prince.
Fonctions
• Assurer la gestion de la réception et de la salle d’attente et tenir la liste du contrôle des accès.
• Accueillir les visiteurs, les orienter et les introduire au service approprié.
• Préparer la correspondance; gérer le courrier entrant et sortant.
• Répondre et transférer les appels téléphoniques du bureau.
• Assurer la gestion de la petite caisse du bureau.
• Gérer la mise à jour du répertoire téléphonique et sa transmission aux employés.
• Maintenir les fichiers de données du département de l’administration et de la logistique.
• Participer à des tâches administratives supplémentaires demandées par son superviseur
Qualifications Requises
• Diplôme en secrétariat ou en administration
• Avoir 2 ans d’expérience minimum dans un domaine similaire
• Professionnel, courtois et avec une personnalité agréable; d'excellentes compétences interpersonnelles et de communication
• Expérience de travail dans un bureau ; capacité à gérer plusieurs tâches avec un minimum de supervision
